Wie werden Rechnungsabgrenzungsposten gebucht?

Familie & Finanzen: So gehen Familien in Deutschland mit Geld umFamilie & Finanzen: So gehen Familien in Deutschland mit Geld um
Kristina Schmitz
Marketing Manager DACH
Marketing Expertin im internationalen E-Commerce & Payments

Rechnungsabgrenzungsposten wirken sich direkt auf die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung eines jeden Unternehmens aus, das gilt auch für Onlinehändler und E-Commerce-Unternehmen. Die Erfassung von Einnahmen, die nach einer Kreditvergabe im Namen eines Kunden erzielt wurden, kann nicht einfach durch die Dokumentation von Bargeschäften erfolgen. Rechnungsabgrenzungsposten sind im Grunde ein probates Mittel und äußerst nützlich, da sie aussagekräftige Informationen über die Geschäftsaktivitäten des Unternehmens am Ende eines jeden Rechnungszeitraums liefern.

Durch die Erfassung von Rechnungsabgrenzungsposten kann ein Unternehmen seine Geschäftstätigkeiten messen und den künftigen Umfang seines Cashflows im Blick behalten. Außerdem kann das Unternehmen seine immateriellen Vermögenswerte wie z. B. Urheberrechte oder den Geschäftswert (Goodwill) erfassen, da diese keinen faktischen Geldwert aufweisen. Mit den entsprechenden Kenntnissen darüber, wie man Rechnungsabgrenzungsposten bucht, sind Ihre Finanzunterlagen verlässlich gut gemanagt, um das Wachstum Ihres Unternehmens zu fördern.

Was sind Rechnungsabgrenzungsposten?

Im Buchhaltungswesen ist die Periodenabgrenzung eine Methode, die es einem Unternehmen ermöglicht, Einnahmen zu verbuchen, bevor es die entsprechenden Zahlungen für seine angebotenen Waren oder Dienstleistungen erhält. Ein Beispiel: Ein Versorgungsunternehmen erbringt seine Dienstleistungen und stellt seinen Kunden einmal im Monat eine Rechnung. Das Unternehmen verbucht die Ausgaben und Einnahmen selbst dann, wenn der Kunde die jeweilige Zahlung noch nicht geleistet hat.

Die Methode der Periodenabgrenzung wird von den International Financial Reporting Standards (IFRS) und den Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) empfohlen. Diese beiden Rahmenwerke für die Rechnungslegung geben Unternehmen Anhaltspunkte für die Verbuchung von Aufwendungen und Erträgen, die in Ermangelung von Barzahlungen oder -einnahmen getätigt werden.

Was ist Kassenbuchführung?

Bei der Kassenbuchführung (auch: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) handelt es sich um eine Buchführungsmethode, bei der Ausgaben und Einnahmen zu dem Zeitpunkt verbucht werden, an dem sie tatsächlich gezahlt bzw. erhalten werden. Diese Methode zur Erfassung der Unternehmensfinanzen ermöglicht es kleinen Unternehmen, den Überblick über ihren Cashflow zu behalten.

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist keine Buchhaltung erforderlich. Wenn z. B. Verkäufe auf Kredit (Forderungen) oder Käufe auf Kredit (Verbindlichkeiten) getätigt werden, wird die Transaktion verbucht, sobald der geschuldete Betrag ausglichen worden ist.

Die Buchführung im Rahmen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sieht aus wie eine persönliche Bankkontotransaktion. Das Einzelbuchungssystem zeigt die Beträge an, die belastet oder gutgeschrieben wurden, und das in einem einzigen Hauptbuch.

Periodengerechte Buchführung vs. Kassenbuchführung

Unabhängig davon, ob es eine periodengerechte Buchführung oder eine Kassenbuchführung praktiziert wird, ist es für ein Unternehmen unerlässlich, einen schriftlichen Bericht zu erstellen, der die gesammelten Informationen über seine Finanzlage, seine Leistungsstärke und seinen Cashflow enthält.

Die Entscheidung zwischen periodengerechter Buchführung und Kassenbuchführung hängt ausschließlich von der Art Ihres Unternehmens und dem Zeitraum ab. Die periodengerechte Buchführung eignet sich am besten für Unternehmen mit hohen Jahreseinnahmen, während die Kassenbuchführung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) am besten für persönliche Finanzbuchhaltung und Kleinunternehmen geeignet ist. Als Kleinunternehmen wird in diesem Fall eine Personengesellschaft oder ein Einzelunternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern bezeichnet.

Verschiedene Arten von Rechnungsabgrenzungskonten

Es gibt unterschiedliche Arten von Rechnungsabgrenzungskonten. So zum Beispiel:

  • Das Konto ‚Forderungen‘: Dieses umfasst sämtliche Zahlungen, die ein Kunde einem Unternehmen nach dem Kauf von Waren oder Dienstleistungen schuldet. Nachdem der Betrag für eine Forderung eingegangen ist, wird sie als Vermögenswert in der Bilanz des Unternehmens ausgewiesen, da sie einen Mehrwert für das Unternehmen darstellt.

  • Das Konto ‚Verbindlichkeiten‘: Hierbei handelt es sich um Geld, das Sie oder ein Unternehmen Lieferanten oder Kreditgebern nach dem Erwerb von Waren oder Dienstleistungen auf Rechnung schulden.

  • Geschäfts- oder Firmenwert (Goodwill): Der buchhalterische Geschäfts- oder Firmenwert gilt als immaterieller Vermögenswert, welcher zugrunde gelegt wird, wenn ein Unternehmen ein anderes bestehendes Unternehmen erwirbt. Konkret ist der Geschäfts- oder Firmenwert der höhere Anteil der Differenz zwischen dem Kaufpreis und dem Nettowert aller übernommenen Verbindlichkeiten und erworbenen Vermögenswerte bei einer Unternehmensakquisition.

  • Abgegrenzte Zinserträge: Dieser Posten umfasst die aufgelaufenen Zinsen, die für eine finanzielle Verpflichtung, z. B. ein Darlehen, angefallen, jedoch noch nicht ausgezahlt worden sind.

  • Abgegrenzte Steuerverbindlichkeiten: Dieser Posten umfasst den Betrag an Steuern, den ein Unternehmen schuldet, der aber noch nicht ausgezahlt wurde. Abgegrenzte Steuerverbindlichkeiten werden auch als „antizipative Passiva“ bezeichnet. Antizipative Passiva werden in der Bilanz unter den kurzfristigen Verbindlichkeiten aufgeführt.

Grundsätze der periodengerechten Buchführung

Die periodengerechte Rechnungsführung umfasst die folgenden wesentlichen Grundsätze:

Grundsatz der Umsatzrealisierung (Revenue Recognition Principle)

Als Erträge gelten die Einnahmen, die ein Unternehmen durch den Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung an einen Kunden erzielt. Der Grundsatz der Umsatzrealisierung besagt, dass ein Unternehmen, auch wenn es die Zahlung von einem Kunden zu einem späteren Zeitpunkt erhält, die Transaktion in dem Zeitraum erfasst, in dem der Verkauf stattgefunden hat.

Diese Methode führt zu einer Differenz zwischen dem ausgewiesenen Umsatz und den von den Kunden in einer bestimmten Rechnungsperiode eingenommenen Geldmitteln. Nehmen Sie beispielsweise an, Sie haben einem Kunden ein Produkt im Wert von 500 € am Ende des Monats verkauft, und der Kunde verspricht, im nächsten Monat zu zahlen. Im Hinblick auf den Grundsatz der Umsatzrealisierung werden Sie die Transaktion während des Verkaufszeitraums des Produkts (am Monatsende) in Ihrer Bilanz verbuchen.

Kongruenzgrundsatz (Matching Principle)

In einem Unternehmen gelten als Ausgaben die Kosten, die zur Erzielung von Einnahmen anfallen. Das Matching Principle besagt, dass ein Unternehmen die gezahlten Aufwendungen in demselben Rechnungszeitraum verbuchen sollte wie die erzielten Einnahmen.

 Nehmen wir einmal an, Sie haben am Ende des Monats Produkte im Wert von 100 € gekauft, diese aber erst zu Beginn des Folgemonats verkauft. Nach dem Matching Principle sollten Sie diese 100 € als Ausgaben für den Monatsanfang verbuchen, da Sie die Produkte zu diesem Zeitpunkt, also in diesem Monat, auch verkauft haben. Das Matching Principle stellt die angefallenen Kosten den erzielten Einnahmen gegenüber, sodass ein Unternehmer jederzeit weiß, wie liquide sein Unternehmen ist.

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