Unsere 5 Buchhaltungstipps für den Business-Start

7. Juli 2021

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Buchhaltung. Das ewige lästige Thema für die meisten Unternehmen, vor allem, wenn es um den Business-Start und um das erste Business-Jahr als Onlinehändler:in geht, in dem vieles neu und ungewohnt ist. Doch keine Sorge, mittlerweile gibt es eine Menge Tools, die die Buchhaltung und Steuerfragen vereinfachen.

Zusammen mit unserem Partner Billomat möchten wir Ihnen im Folgenden die besten Buchhaltungstipps für den Business-Start geben.

Der erste Schritt zum eigenen Onlineshop: Die Gewerbeanmeldung

Der erste Schritt in Richtung eigenen Onlineshop ist die Gewerbeanmeldung. Dafür ist es wichtig, dass Sie sich bei Ihrem Gewerbeamt an Ihrem Wohnort melden und gegen eine meist geringe Gebühr alle Formulare für den finalen Schritt in Richtung eigenes Unternehmen abgeben.

Die Unterlagen werden vom Gewerbeamt direkt an die Industrie- und Handelskammer (IHK) weitergeleitet. In Deutschland herrscht immer noch eine Pflichtmitgliedschaft in der IHK, die für Sie als Gewerbetreibende:r bis zu einem jährlichen Gewinn von 25.000 Euro kostenfrei bleibt.

Übrigens: Es ist wichtig, dass Sie Ihr Gewerbe anmelden, sobald der Onlineshop die Absicht hat, Gewinne zu erzielen. Wer dies nicht sofort macht, wird im Nachgang schnell Post vom Finanzamt bekommen.

1. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung vs. doppelte Buchführung

Als Unternehmer:in hat man die Pflicht zur Buchführung und vor allem zur Aufzeichnung sämtlicher geschäftlicher Vorgänge. Hierbei unterscheidet man zwischen der einfachen Buchführung mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) am Ende des Jahres und der doppelten Buchführung, die um Längen aufwendiger ist.

Wer darf die einfache Buchführung nutzen?

Als Unternehmer:in mit einem Gewinn unterhalb der gesetzlichen Grenze und als Kleinunternehmer:in kann am Ende des Jahres eine EÜR eingereicht werden. Damit sind sie von der doppelten Buchführung befreit. Daneben gilt ebenso die einfache Buchführung für Kleinunternehmer. Wer sein Gewerbe als Kleinunternehmer:in betreibt, hat sich aufgrund seines niedrigen Umsatzes von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen und ist damit auch von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit.

Wer muss die doppelte Buchführung machen?

Wer einen Gewinn von mehr als 60.000 Euro pro Jahr oder einen Umsatz von mehr als 600.000 Euro pro Jahr erzielt, ist zur doppelten Buchführung verpflichtet. Diese Art der Buchführung schließt zum Jahresende mit einer Bilanz ab. Bereits seit 2014 ist die E-Bilanz Pflicht.

2. Gute Buchführung: Was ist das?

Eine gute Buchführung ist lückenlos – und genau das macht es für Unternehmer:innen extrem schwer. Wer allein Buch führen möchte, der sollte darauf achten, dass jegliche Dokumente, Quittungen, Rechnungen, Abbuchungen und Einkünfte dokumentiert werden. Dazu gehört auch, dass Dokumente so gesichert werden, dass Sie langfristig einsehbar sind. Das bedeutet, dass einfache Quittungen auf dünnem Papier so archiviert und abgeheftet werden müssen, dass Sie auch noch in ein paar Jahren lesbar und erkennbar sind.

Interessant: Nur durch Belege in Form von Quittungen, Rechnungen und Kassenbons können Ausgaben korrekt verbucht werden. Den Beleg zu haben, ist aber nicht alles, Sie müssen Ihn auch finden, wenn Sie ihn benötigen.

Wer nicht bereits vor der Gründung die doppelte Buchführung gelernt hat, für den wird sich ihre Umsetzung im Tagesgeschäft als aufwendig und kompliziert erweisen. Er sollte einen Buchhalter einstellen oder einen Steuerberater beauftragen. Anders ist der kaufmännischen Buchführung kaum mit vertretbarem zeitlichem Aufwand beizukommen.

3. Lohnt sich eine Software für die Buchführung?

Eine professionelle Buchhaltungssoftware mit umfassenden Funktionen erleichtert die ordnungsmäßige doppelte Buchführung erheblich. Wer von Anfang an für seine doppelte Buchführung Software einsetzt, der strukturiert seine interne Buchhaltung automatisch. Jeder Geschäftsvorfall muss mit einem Buchführungsprogramm nur einmal erfasst werden. Die Übertragung der Daten in die Buchungssätze erfolgt danach automatisch. Auch die erforderliche Bilanzierung und den Jahresabschluss führt eine professionelle Buchführungssoftware zeitsparend aus, während sie die Fehleranfälligkeit vermindert.

4. Rechnungen sind das A und O

Na, wie häufig haben Sie schon eine Rechnung geschrieben, die vom Auftraggeber als fehlerhaft zurückgeschickt wurde? Auch wenn Rechnungen meist nur ein einfaches Dokument sind, ist ihr Inhalt enorm wichtig.

Bevor Sie eine Rechnung schreiben, sollten Sie sich zunächst ein System aufbauen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Rechnungen mit einer fortlaufenden Nummer versehen. Dafür können Sie sich einfach eine Excel-Tabelle aufsetzen und dort nach und nach die Rechnungsnummern notieren. Ein festgelegtes System gibt es für Rechnungsnummern nicht. Wichtig ist, dass Sie Ihr System verstehen und, dass es sich bei den Nummern um fortlaufende Nummern handelt, die gleichzeitig mit dem aktuellen Jahr versehen sind.

Nun geht es an die Rechnungsstellung. Die wichtigsten Elemente auf einer funktionierenden Rechnung sind:

  • Adresse des Auftraggebers bzw. der Auftraggeberin
  • Adresse des Auftragnehmers bzw. der Auftragnehmerin
  • Datum der Rechnungsstellung
  • Lieferzeitraum
  • Rechnungsnummer
  • Steuernummer von Auftraggeber:in und Auftragnehmer:in
  • Bezeichnung des Lieferumfangs
  • Preise, einzeln aufgelistet
  • Steuersatz
  • Bankdaten des Auftraggebers bzw. der Auftraggeberin

Am Ende einer jeden Rechnung sollten Sie noch Besonderheiten notieren. Sind Sie zum Beispiel Kleinunternehmer:in, dann sollte hierzu der offizielle Satz notiert werden. Sollte es sich bei der Rechnung um eine Auslandsrechnung im EU-Ausland handeln, ist es wichtig, dass Sie von dem Reverse-Charge-Verfahren Gebrauch machen und dieses vor allem auch in einem Satz zu notieren.

5. Fristen sind nicht da, um gebrochen zu werden

Das Gesamt-Steuergebilde in Deutschland basiert auf strengen Fristen und Richtlinien. Für Sie als Unternehmer:in bedeutet das, dass Sie diese auch dringend einhalten sollten. Wer eine Frist beim Finanzamt vergisst, wird schnell zur Kasse gebeten.

Unser Tipp: Notieren Sie sich bereits am Anfang des Jahres alle wichtigen Abgabetermin in Ihrem Kalender. Dazu gehört die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung, die quartalsweise oder monatlich erfolgt, sowie die Einkommenssteuervorauszahlung, die meist quartalsweise zu entrichten ist. Hilfreich ist auch, sich monatliche “Steuertermine” zu setzen, an denen die eigene Buchhaltung aktualisiert und optimiert wird und bereits feste Summen an das Finanzamt geleistet werden. So behalten Sie einen guten Überblick und verpassen keine Fristen.

Mollie-Partner: Billomat

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