Een SEPA-incassomachtiging annuleren
Stel: je klant heeft besloten zijn abonnement op te zeggen. Of misschien is het project klaar waar jullie samen aan hebben gewerkt. Na ontvangst van de laatste betaling is de volgende stap de automatische incasso annuleren.
Deze procedure moet zo gebeurd zijn. Om een incasso te annuleren, hoef je meestal alleen het omgekeerde te doen van wat je deed toen je ‘m invoerde. Heeft je financiële afdeling of boekhouder dit geregeld? Dan laat je hen gewoon weten dat er een automatische incasso moet worden geannuleerd.
Als de transactie door een betaalbedrijf als Mollie is gedaan, kan je de automatische incasso handmatig annuleren. Soms is dit nodig, bijvoorbeeld als er halverwege een project of dienst veranderingen in de betaling nodig zijn. Maar meestal wordt een automatische incasso vanzelf geannuleerd als het contract of de serviceovereenkomst afloopt.
Kan de klant een automatische incasso annuleren?
Natuurlijk. Een automatische incasso kan op ieder moment zowel door het bedrijf als door de klant worden geannuleerd.
Een klant kan twee dingen doen: hij kan jou rechtstreeks laten weten dat hij de incassomachtiging wil intrekken, of hij kan hem zelf via zijn bank annuleren.
Banken in de SEPA-zone (Europa)
De procedure om automatische incasso’s in de SEPA-zone te annuleren is grotendeels hetzelfde als in het Verenigd Koninkrijk. Het belangrijkste verschil is de administratieve verantwoordelijkheid. In het VK bewaart de bank van je klant alle informatie over de automatische incasso. In de SEPA-zone ben jij ervoor verantwoordelijk om deze informatie op te slaan. Meestal regelt je betaalbedrijf dit voor je, onder andere door een lijst van geannuleerde automatische incasso’s bij te houden.
And if our contract hasn’t expired yet?
Klanten zijn niet verplicht om via een automatische incasso te betalen. Als ze een bestaande automatische incasso annuleren en een nieuwe betaalmethode kiezen, bijvoorbeeld een creditcard, dan blijft hun account gewoon geldig.
Soms proberen klanten een automatische incasso te annuleren als ze onder een contract uit willen of ontevreden zijn met de service. Dit is niet toegestaan. Een automatische incasso annuleren is niet hetzelfde als een contract opzeggen.
Als een klant dit probeert, mag je niet doorgaan met geld van zijn rekening afschrijven. Je kunt wel op andere wettelijke toegestane manieren proberen om het geld terug te halen dat ze je verschuldigd zijn.
Hoe snel wordt een automatische incasso geannuleerd?
Als de klant de automatische incasso via zijn bank annuleert, wordt dit onmiddellijk uitgevoerd zolang het binnen de openingstijden van de bank gebeurt.
Als de klant jou heeft gevraagd de automatische incasso te annuleren, heb je hiervoor drie werkdagen de tijd. Als je er langer over doet, kun je al snel te maken krijgen met gerechtelijke stappen van je klant.
Dit is een essentieel onderdeel van het hele incassosysteem, om te voorkomen dat bedrijven onnodige betalingen innen. De regelgevende instanties in het Verenigd Koninkrijk en Europa hebben weinig begrip voor pogingen om opdrachten van de klant te omzeilen.
Als de klant te kort vóór de reguliere betaling annuleert, kan het gebeuren dat de definitieve betaling ongewild doorgaat. In dat geval moet je de betaling onmiddellijk terugstorten, ook al is de klant je wel geld verschuldigd.
Kan ik de automatische incasso weer opstarten als de klant van gedachten verandert?
Nee, niet echt. In sommige gevallen kan de klant zijn bank opdracht geven de annulering terug te draaien. Als jij de automatische incasso hebt geannuleerd, moet je een nieuwe machtiging krijgen van de klant om weer geld van zijn rekening af te schrijven.
Fortunately, this is relatively easy with an online payment company. You just start a new product, contract or service agreement, let the customer enter their details and then make the first payment. And you’re done.
Kan ik de betaling wijzigen zonder de automatische incasso te annuleren?
Ja. Sommige bedrijven gebruiken automatische incasso’s voor termijnbedragen of voorspelbare maandelijkse betalingen. Andere partijen, zoals telefoonmaatschappijen, incasseren een wisselend bedrag ter hoogte van de factuur van die maand.
Bij variabele betalingen is een nieuwe machtiging niet vereist, maar het is beter om je klant niet voor verrassingen te laten staan. Onverwachte kosten leiden vaak tot geschillen, terugboekingen en annuleringen. Stuur om dit te voorkomen twee weken voordat je de betaling incasseert een gespecificeerde factuur mee met een aankondiging van de automatische incasso.
Laat je bedrijf groeien met Mollie
Mollie helpt je eenvoudig automatische incasso’s in het VK en in Europa te starten en te annuleren. We zorgen voor compliance bij check-out, opslag van documenten en rapportage, zodat jij je kunt concentreren op waar je het beste in bent.