Det er viktig å regnskapsføre all inntekt du mottar på forhånd. Her er stegene:
1. Avklar
Først: hva slags forskuddsbetaling er det? Det avhenger av om du allerede har levert produktene eller tjenestene.
Opptjent inntekt: Betalingen for produkter du har levert til kunden, men som ennå ikke er fakturert.
Uopptjent inntekt: Betalingen for produkter eller prosjekter du skal fullføre og fakturere på et senere tidspunkt. Her har kjøperen ennå ikke mottatt varene/tjenestene.
Deretter oppretter du kontoen for utsatt inntekt. Husk at innskuddet fra kjøperen din ikke er inntekt med en gang – det er en forpliktelse for deg.
Til slutt kobler du betalingen til riktig kundekonto. Sørg for at du har opprettet en konto for hver ny kjøper. Deretter bør du bokføre de opptjente og uopptjente betalingene på den kontoen.
2. Regnskapsfør forskuddsbeløpet
I henhold til periodiseringsprinsippet bør du føre uopptjent inntekt som en forpliktelse. Så oppfør eventuell forskuddsbetaling mottatt innen ett år som kortsiktig gjeld:
Debiter kontoen for kontanter
Krediter forpliktelseskontoen (kundeinnskudd) med samme beløp som forskuddet
Bare en påminnelse: debet øker eiendeler, kostnader og utbyttekontoer. På den annen side reduserer kredit disse kontoene og øker egenkapital- og gjeldskontoer.
Når du har fullført et salg eller prosjekt, send kunden en faktura som viser det de skylder deg nå (total betaling minus forskuddsbetaling).
Inntektsføring skjer når du har levert prosjektet fullt ut og fakturert kunden, ikke når du har mottatt pengene.
Husk å:
Kreditere inntektskontoen
Debitere kundefordringer
Debitere forpliktelseskontoen (kundeinnskudd)
3. Rapportering
Avhengig av typen forskuddsbetaling, før den i resultatregnskapet eller balansen slik:
Uopptjent inntekt: Før den i balansen.
Opptjent inntekt: Før den i resultatregnskapet når du har sendt en faktura.
Når du har fakturert kunden, før fakturaen i de relevante registrene. Dette flytter den uopptjente inntekten ut av balansen, fordi du nå kan knytte den direkte til et fakturanummer du har tildelt kundens konto. På samme måte flytter du opptjent inntekt i resultatregnskapet mot fakturaen.
