Automatisez vos revenus récurrents : le guide complet de la domiciliation SEPA

Un mandat vous autorise à effectuer des prélèvements automatiques sur un compte bancaire européen, mais vous devez respecter les règles régissant cette autorisation. La principale exigence est la notification préalable. Vous ne pouvez pas simplement prélever de l’argent sans préavis. Vous devez informer votre client du montant exact et de la date du prélèvement au moins 14 jours avant d’effectuer le prélèvement.

L’EPC publie des règlements officiels exhaustifs pour les schémas SEPA Core et SEPA B2B, qui définissent les normes techniques, les exigences de formatage et les obligations légales des créanciers et des débiteurs.

Existe-t-il des limites de virement avec la domiciliation SEPA ?

Il n’existe pas de limite maximale systématique pour les montants que vous pouvez transférer via un prélèvement SEPA, mais certaines banques peuvent imposer leurs propres limites. La seule restriction est celle prévue par l’accord que vous avez conclu avec votre client. Vous pouvez prélever n’importe quel montant, à condition qu’il ne dépasse pas le montant que votre client a accepté lors de la signature du mandat.

Quels pays utilisent la domiciliation SEPA ?

Le réseau SEPA vous permet d’accepter facilement des paiements dans 36 pays, y compris plusieurs nations et territoires situés en dehors de l’Union européenne (UE) ou de l’Espace économique européen (EEE).

Comment résilier une domiciliation SEPA

En général, pour annuler un mandat, il suffit de suivre la procédure inverse de celle utilisée pour sa mise en place. Si votre service comptable gère les prélèvements manuellement, il vous suffit de lui demander de supprimer le mandat du prochain fichier de prélèvement. Si vous utilisez un prestataire de paiement, il vous suffit de repérer l'abonnement actif dans votre tableau de bord et de cliquer sur « Annuler ». La plupart des systèmes de facturation modernes gèrent cette opération automatiquement lorsqu'un contrat arrive à échéance.

Le client peut-il annuler un prélèvement automatique ?

Oui. L'entreprise ou le client peuvent annuler un mandat de prélèvement automatique à tout moment. Un client peut procéder à l'annulation en contactant directement votre service client ou en transmettant l'ordre d'annulation directement à sa banque.

Banques britanniques

Lorsqu’un client britannique annule un prélèvement automatique par l’intermédiaire de sa banque, celle-ci en informe votre prestataire bancaire via un message ADDACS, qui fait partie du système de messagerie interbancaire britannique. Si vous utilisez un prestataire de paiement, le système interprète automatiquement ces messages ADDACS et met à jour le statut du mandat en « annulé » dans votre tableau de bord.

Banques de la zone SEPA (Europe)

Le processus de base pour annuler un mandat en Europe continentale est très similaire à celui du Royaume-Uni, mais la charge administrative est différente. Au Royaume-Uni, la banque du client stocke de manière centralisée toutes les informations relatives au mandat. Dans la zone SEPA, c’est vous, l’entreprise, qui êtes légalement responsable du stockage et de la gestion des dossiers de mandat. Vous devez conserver la preuve de l’annulation. Un prestataire de services de paiement fiable se chargera de ce stockage de données et de cette tenue des dossiers en votre nom.

Que faire si le contrat n’est pas arrivé à terme ?

Un prélèvement automatique est un moyen de paiement, et non un contrat de services contraignant. Les clients sont tout à fait en droit de résilier leur mandat de prélèvement automatique alors que le contrat est encore en vigueur, à condition de proposer un autre moyen de paiement, tel qu’une carte de crédit d’entreprise ou un virement bancaire manuel.

Il arrive parfois qu’un client tente d’utiliser la résiliation d’un mandat de prélèvement pour mettre fin prématurément à un contrat de service ou pour éviter de payer une facture contestée. La résiliation d’un prélèvement automatique n’annule pas un contrat légal. Si cela se produit, vous devez cesser immédiatement tout prélèvement sur le compte, mais vous conservez le droit de recouvrer la créance impayée par les voies habituelles de gestion des créances ou par voie judiciaire.

Dans quel délai un prélèvement automatique est-il annulé ?

Si un client demande à sa banque d’annuler le mandat pendant les heures d’ouverture bancaires habituelles, l’annulation est immédiate. Si le client contacte votre entreprise pour demander une annulation, vous disposez d’un délai maximal de trois jours ouvrés pour donner suite à sa demande. Ne pas respecter ce délai expose votre entreprise à des sanctions et à des litiges juridiques.

Les autorités de régulation européennes prennent très au sérieux la protection des consommateurs en matière de paiements. Si un dernier prélèvement automatisé venait à être effectué juste après la demande d’annulation d’un client – par exemple parce que le prélèvement était déjà en cours de traitement –, vous devez procéder immédiatement à un remboursement, même si le client vous doit encore de l’argent pour le service. Il vous faudra alors recouvrer le solde impayé par un autre moyen.

Puis-je relancer le prélèvement automatique si le client change d’avis ?

Vous ne pouvez pas simplement réactiver un mandat expiré. Bien que certaines banques permettent aux clients d’annuler une résiliation de leur côté, du point de vue de la conformité du commerçant, vous devez repartir de zéro. Si vous avez annulé le mandat dans votre système, vous devez demander au client de signer un tout nouveau mandat avant de pouvoir reprendre les prélèvements automatiques.

Puis-je modifier le montant du paiement sans annuler le prélèvement automatique ?

Oui, vous pouvez modifier le montant du prélèvement. De nombreuses entreprises utilisent le prélèvement automatique pour encaisser des factures à montant variable, comme une facture mensuelle d’hébergement cloud qui fluctue en fonction de l’utilisation. Vous n’avez pas besoin d’un nouveau mandat pour un montant variable, mais vous devez respecter les règles de pré-notification. Ne pas informer un client d'un prélèvement plus élevé que prévu est le moyen le plus rapide de provoquer des litiges, des rétrofacturations et des résiliations. Envoyez toujours une facture détaillée accompagnée d’un e-mail de pré-notification automatisé au moins deux semaines avant la date de prélèvement.