Comment Payt et Mollie ont automatisé le traitement des virements bancaires non rattachés
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« Ça fait gagner énormément de temps à nos clients, mais ça leur libère aussi de l’esprit. C’est sans doute le principal avantage : maintenir le processus dans un flux harmonieux pour éviter que les choses ne tournent mal dès le départ. »
Jelger Gustafsson, fondateur de Payt
Les virements bancaires non appariés coûtent aux cliniques de santé des heures de travail administratif manuel. En intégrant les IBAN virtuels de Mollie, la plateforme SaaS Payt a entièrement automatisé le processus de rapprochement : elle filtre les transactions non pertinentes afin que les cliniques puissent cesser de courir après les factures et se recentrer sur les soins aux patients. Ce cas d'usage concerne les cliniques dentaires, mais l'infrastructure est conçue pour s'étendre à bien d'autres secteurs.
« Ça fait gagner énormément de temps à nos clients, mais ça leur libère aussi de l’esprit. C’est sans doute le principal avantage : maintenir le processus dans un flux harmonieux pour éviter que les choses ne tournent mal dès le départ. » – Jelger Gustafsson, fondateur de Payt
À propos de Payt
Fondée en 2013 et basée à Groningue, Payt est une plateforme SaaS conçue pour rationaliser le cycle de la commande à l’encaissement. Pour les prestataires de soins de santé tels que les cliniques dentaires, le logiciel de Payt se charge des tâches fastidieuses liées à la facturation, aux rappels et au recouvrement des paiements, agissant ainsi comme un intermédiaire utile entre la clinique et ses patients.
Pour Jelger Gustafsson, cofondateur de Payt, la mission est simple : faciliter les opérations quotidiennes et satisfaire les clients.
C’est une stratégie pragmatique qui porte ses fruits, comme en témoignent les scores NPS élevés de Payt et son taux de désabonnement constamment faible.
« Nous avons créé l’entreprise pour que 100 % de nos clients apprécient le service que nous leur offrons. Cette vision repose sur le fait de faire en sorte que tout fonctionne pour chaque utilisateur, chaque jour. »
Jelger Gustafsson, fondateur de Payt
Ne ratez plus aucun virement bancaire
Les IBAN virtuels de Mollie et son API Unmatched Credit Transfer sont conçus pour éliminer les remboursements automatiques.
Le défi
Dans le secteur de la santé, la facturation est complexe. Un seul traitement dentaire donne souvent lieu à deux paiements distincts : l’un provenant de la compagnie d’assurance et l’autre du patient.
Pendant des années, les technologies de paiement n’ont pas su gérer cette nuance. Dans le cadre de leur ancien système, les patients effectuaient des virements bancaires directement sur le compte professionnel de la clinique. Lorsque Payt se connectait à ces comptes pour importer les transactions, l’entreprise ne recevait pas uniquement les paiements des factures. Elle importait également des données opérationnelles quotidiennes, telles que les paiements aux fournisseurs et les salaires du personnel.
Ça signifiait qu’en moyenne, environ 20 % des transactions apparaissant dans le pool de rapprochement n’avaient aucun rapport avec les factures enregistrées dans Payt, ce qui obligeait les équipes à les examiner manuellement et à les ignorer.
« C'était extrêmement pénible », explique M. Jelger. « Nous disposions déjà d'un logiciel de rapprochement automatisé, mais le fait que toutes ces transactions sans rapport viennent encombrer le pool impliquait un travail de rapprochement manuel supplémentaire, ce qui rendait le processus plus laborieux et plus compliqué. »
Au-delà de la gestion manuelle, cela entraînait des coûts inutiles, car les banques traditionnelles facturaient des frais de clinique pour chaque transaction entrante, ce qui grignotait directement leurs marges.
Payt souhaitait trouver un moyen plus intelligent de gérer les flux financiers. L’entreprise s’est mise en quête d’une plateforme financière capable de séparer clairement les factures sortantes des transactions entrantes, lui offrant ainsi la flexibilité et le contrôle que les banques avec lesquelles elle travaillait ne pouvaient pas lui fournir.
La solution
Payt a travaillé en étroite collaboration avec Mollie pour concevoir un nouveau flux de paiement par virement bancaire reposant sur des IBAN virtuels personnalisés et une API de rapprochement flexible.
Désormais, chaque cabinet dentaire peut utiliser un IBAN virtuel unique à son nom. Lorsqu’un patient saisit ces informations dans son application bancaire, une coche verte apparaît grâce à la vérification du bénéficiaire (Verification of Payee). Ça confirme que le compte appartient bien au cabinet, ce qui instaure instantanément un climat de confiance pour les paiements de montant élevé.
En coulisses, le flux de travail est fondamentalement différent. L’API de Mollie permet à Payt d’accepter tout montant entrant, y compris les paiements forfaitaires complexes provenant des assureurs. Au lieu de rejeter ces paiements, les fonds sont versés avec succès sur l’IBAN virtuel de la clinique. Dès que l’argent arrive, un webhook importe les détails de la transaction depuis le compte Mollie directement dans le système de Payt.
« Nous partageons la vision selon laquelle le processus de paiement doit être entièrement automatisé », explique Jelger. « Grâce à la nouvelle API, nous pouvons être sûrs à 100 % que chaque transaction est associée à une facture que nous avons créée. Nous n’avons pas à importer de données dont nous n’avons pas besoin, et nous pouvons gérer les remboursements d’un simple clic. »
Comme les IBAN virtuels sont directement reliés au solde Mollie, les fonds sont réglés immédiatement. Le montant total est ensuite versé périodiquement sur le compte bancaire professionnel de la clinique selon un cycle de règlement défini. Grâce à cette consolidation, la clinique gère un seul versement entrant au lieu de centaines de virements individuels, ce qui réduit considérablement les frais facturés par sa banque traditionnelle.
Comment Mollie a simplifié le flux de paiement
Dans le secteur de la santé, la plupart des cliniques préfèrent gérer les comptes clients et le rapprochement des paiements entrants en interne, car ça concerne directement la relation avec les patients. La gestion des fournisseurs, des salaires, etc. est généralement confiée au comptable. Cette nouvelle configuration permet une séparation parfaite, rendant le processus extrêmement efficace. Voici comment cela fonctionne :
Déterminer la couverture : Payt reçoit les données brutes relatives aux traitements provenant du logiciel de la clinique et les transmet à l’assureur afin de confirmer quels coûts sont couverts.
Facturez le patient : Payt crée une facture pour le solde restant. Celle-ci comprend à la fois un lien iDEAL | Wero et l'IBAN virtuel unique de la clinique.
Regroupez les fonds : le paiement individuel du patient et celui de la compagnie d’assurance sont tous deux acheminés vers ce même IBAN virtuel.
Automatisez la mise en correspondance : dès que les fonds arrivent, un webhook transmet les détails de la transaction de Mollie à Payt. Le logiciel de Payt rapproche alors instantanément les deux paiements par rapport à la facture en cours.
Pour les cliniques, l’avantage est immédiat. Au lieu de recouper manuellement les relevés bancaires pour faire correspondre le versement forfaitaire de l’assureur avec le virement individuel du patient, elles bénéficient d’une vue d’ensemble complète et en temps réel de l’état de paiement du traitement. La facture est clôturée automatiquement, ce qui permet aux cliniques de se rapprocher d’un processus entièrement automatisé. Et comme les fonds sont collectés sur l’IBAN virtuel, le comptable peut se concentrer sur tous les autres paiements et n’est pas confronté à des paiements entrants nécessitant un rapprochement.
« Grâce à la nouvelle API, nous pouvons être sûrs à 100 % que chaque transaction est associée à une facture que nous avons créée. Nous n’avons pas à importer de données dont nous n’avons pas besoin, et nous pouvons gérer les remboursements d’un simple clic. »
Jelger Gustafsson, fondateur de Payt
Les résultats
Le passage à une infrastructure plus flexible a fondamentalement changé la façon dont Payt et ses clients gèrent les paiements. Les cabinets dentaires ne sont qu'un point de départ. Payt a conçu ce modèle pour le répliquer auprès de tous ses clients qui font face à des défis de réconciliation bancaire. Grâce à l’introduction des IBAN virtuels, Payt peut désormais importer uniquement les transactions directement liées aux factures qu’elle traite. Ce simple filtre élimine environ 90 % des tâches manuelles de rapprochement.
Selon M. Jelger, les cliniques utilisant cette nouvelle configuration voient plus de 99 % de leurs paiements rapprochés automatiquement. Payt a considérablement réduit le rapprochement manuel, supprimant presque entièrement l’intervention humaine.
« Nos scores de rapprochement sont désormais incroyablement élevés », déclare Jelger. « Nous nous approchons d’un rapprochement entièrement automatisé à 100 %. Çq fait gagner un temps considérable à nos clients, qui ont ainsi l’assurance que tout se passera sans accroc. » - Jelger Gustafsson, fondateur de Payt
Les avantages financiers sont tout aussi significatifs. En transférant le recouvrement des factures vers Mollie, les cabinets ne sont plus confrontés aux frais bancaires traditionnels par transaction entrante, qui peuvent varier de 0,15 € à 0,25 € selon la banque et le type de transaction. Pour Payt, la création d’un meilleur produit pour ses sous-commerçants alimente directement sa propre croissance.
« Notre plus grand avantage réside en réalité dans notre acquisition », explique Jelger. « Cela simplifie considérablement notre offre. Ça élimine les obstacles qui auraient pu empêcher un client de passer à notre solution. »
Payt planifie déjà ses prochaines étapes avec Mollie. L'équipe souhaite étendre cette fluidité de rapprochement comptable aux paiements en présentiel en intégrant des TPE. Elle souhaite également étendre cette solution à l'Allemagne, à la France et au Royaume-Uni.
« Ce sont ce genre d’intégrations qui permettent une meilleure automatisation et réduisent les contretemps dans le processus », explique Jelger. « C’est ce qui distingue vraiment cette solution de ce que nous pourrions faire avec les banques traditionnelles. »
« Nos scores de rapprochement sont désormais incroyablement élevés. Nous nous approchons d’un rapprochement entièrement automatisé à 100 %. Çq fait gagner un temps considérable à nos clients, qui ont ainsi l’assurance que tout se passera sans accroc. »
Jelger Gustafsson, fondateur de Payt
Ce que ça signifie pour les plateformes SaaS
L'histoire de Payt commence dans la santé. Le défi, lui, est universel.
L’histoire de Payt n’est pas unique. Partout en Europe, les plateformes SaaS et les places de marché sont confrontées au même problème structurel : l’infrastructure héritée des virements bancaires rend difficile l’isolation des paiements de factures du flux de trésorerie général de l’entreprise. Cela crée un bruit de données qui ralentit la comptabilité pour tout le monde, des prestataires de soins de santé aux plateformes B2B en passant par les marques B2C à fort volume.
Les virements bancaires étant principalement utilisés pour les transactions de grande valeur, pour lesquelles les limites ou les frais liés aux cartes rendent les autres méthodes peu pratiques, chaque paiement rejeté représente une somme importante de revenus différés.
Les IBAN virtuels de Mollie et son infrastructure de rapprochement flexible résolvent ce problème au niveau de la plateforme. Pour les entreprises SaaS comme Payt, ça signifie transformer un centre de coûts manuel en une fonctionnalité produit évolutive et automatisée, qui rend leur plateforme plus utile pour chaque sous-commerçant qu’elles servent.
Ne perdez plus de virements bancaires
Si votre plateforme gère les virements bancaires pour des sous-commerçants, vous connaissez déjà le coût du cycle de remboursement automatique. Les IBAN virtuels et l’API de virement bancaire inégalée de Mollie sont conçus pour l’éliminer.
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Extrait pour Framer
Comment une plateforme SaaS néerlandaise a utilisé les IBAN virtuels et les fonctionnalités de rapprochement de Mollie pour éliminer les rejets de paiement, atteindre un taux de rapprochement automatisé de 99,8 % et aider les cliniques à être payées plus rapidement.
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