Det er vigtigt at tage højde for al indkomst du modtager på forhånd. Her er trinene:

1. Kvalificer

Først, hvilken type forudbetaling er det? Det afhænger af, om du har leveret produkterne eller tjenesterne.

• Optjent indkomst: Betalingen for produkter, du har leveret til kunden, men som endnu ikke er faktureret.

• Uoptjent indkomst: Betalingen for produkter eller projekter, du vil fuldføre og fakturere på et fremtidigt tidspunkt. Her har køberen endnu ikke modtaget varerne/tjenesterne.

Næste trin er at etablere din udskudte indkomstkonto. Husk, at køberens forudbetaling ikke er direkte indtægt – det er en forpligtelse for dig.

For det tredje, tilknyt betalingen til den rigtige kundekonto. Sørg for at du har oprettet en konto for hver ny køber. Du bør derefter registrere de optjente og uoptjente betalinger på den konto.

2. Indregn forskudsbeløbet

I henhold til accrual-bogføringsmetoden skal du rapportere uoptjent indkomst som en forpligtelse. Så opfør enhver forudbetaling modtaget inden for et år som en kortfristet forpligtelse:

• Debiter din kontantkonto 

• Kreditér forpligtelseskontoen (kundedeposita) med samme beløb som forskuddet

Bare en påmindelse: debet øger aktiver, udgifter og udbyttekonti. På den anden side reducerer kredit disse konti og øger egenkapital- og forpligtelseskonti.

Efter afslutning af et salg eller projekt, send din kunde en faktura, der inkluderer, hvad de skylder dig i øjeblikket (samlet betaling minus forudbetaling).

Indtægtsgodkendelse sker, når du har fuldt ud leveret projektet og faktureret kunden, ikke når du har modtaget pengene. 

Husk at:

• Kreditér indtægtskontoen

• Debiter tilgodehavender

• Debitere forpligtelseskontoen (kundedeposita)

3. Rapportering

Afhængigt af typen af forudbetaling, rapporter den på din resultatopgørelse eller balance som følger:

• Uoptjent indkomst: Rapportér den på balancen.

• Optjent indkomst: Indsæt den på din resultatopgørelse, når du har sendt en faktura.

Når du har faktureret kunden, rapportér fakturaen til de relevante optegnelser. Dette flytter den uoptjente indkomst fra balancen, fordi du nu kan linke den direkte med et fakturanummer, du har allokeret til kundens konto. Tilsvarende flyttes optjent indkomst på resultatopgørelsen mod fakturaen.