Hvis du driver en stor ecommerce, der er afhængig af lagerbeholdning, skal du fra tid til anden lave leverandørafstemning. Det, du tjekker, er, om din leverandør har sendt det, du har betalt for, og om du har betalt for det, de har sendt.
Jo flere returvarer, ændringer, restordrer, hasteordrer og genopfyldninger du har, jo mere sandsynligt er det, at tingene ikke passer 100%. Afhængig af vilkårene i din leverandøraftale skal du beslutte, hvor meget af en forskel der blot er en del af forretningen, og hvor meget der er et problem.
Kundeafstemning
I B2B ecommerce forretninger, hvor det er mere sandsynligt, at der gives kredit til kunder, er det muligt, at kundeafstemninger skal udføres fra tid til anden. Ligesom ved leverandørafstemning tjekker du, at kunden har modtaget det, de har betalt for, og betalt for det, de har modtaget.
For de fleste B2C ecommerce betaler kunderne i købsøjeblikket, så kundeafstemning er ikke nødvendig. Kunden kan betale med et kreditkort eller vælge BNPL, hvilket også er en form for kredit, men da det ikke er dit firma, der yder lånet, er det ikke noget, der skal på dine bøger.
Intercompany-afstemning
Denne type afstemning vil næsten altid blive udført af en revisor. Et moderselskab med en eller flere datterselskaber har brug for en konsolideret opgørelse af regnskaber for skat og prognoser. En intercompany-afstemning håndterer mest situationer som en virksomhed, der låner penge til en anden, eller erklærer udbytte.
Udgiftsafstemning og lager
De to andre hovedtyper af afstemning, der gælder for ecommerce forretninger, er udgifter og lager. Udgiftsafstemning er som regel rejse- og gæstfrihedsudgifter fra salgsteams og andre virksomhedsbegivenheder. Processen er den samme – stemmer de indsendte kvitteringer overens med de udbetalte beløb?
Lager drejer sig om at finde ud af, hvor meget faktisk produkt der er på lageret vs. hvor meget regnskabet siger, der skulle være. En stor uoverensstemmelse betyder, at der er nogle ret store problemer i din bogføring eller lagerstyringsprocesser.
Det er vigtigt at holde styr på disse typer afstemning for likviditet, værdiansættelse og alle mulige andre forretningsprocesser som prognoser og politikudvikling. Jo mere du ved, jo stærkere vil din virksomhed være, uanset hvad fremtiden bringer.
