Come Payt e Mollie hanno automatizzato la riconciliazione dei bonifici bancari
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“Questo garantisce ai nostri clienti non solo un enorme risparmio di tempo, ma riduce drasticamente il loro carico mentale. È proprio questo il vantaggio principale: mantenere il processo fluido e senza intoppi."
Jelger Gustafsson, Fondatore di Payt
Per le cliniche sanitarie, ogni bonifico non abbinato a una fattura si traduce in ore di lavoro manuale sottratte alla cura dei pazienti. Integrando gli IBAN virtuali di Mollie, la piattaforma SaaS Payt ha automatizzato l'intero processo di riconciliazione: il sistema riconosce e filtra le transazioni in entrata, così il personale medico smette di rincorrere i pagamenti in sospeso e torna a fare ciò che conta davvero. E sebbene questo caso specifico riguardi le cliniche odontoiatriche, la stessa infrastruttura è progettata per supportare un'applicazione molto più ampia in tantissimi altri settori
"Questo garantisce ai nostri clienti non solo un enorme risparmio di tempo, ma riduce drasticamente il loro carico mentale. È proprio questo il vantaggio principale: mantenere il processo fluido e senza intoppi." – Jelger Gustafsson, Fondatore di Payt
Chi è Payt
Fondata nel 2013 a Groninga, Payt è una piattaforma SaaS nata per semplificare l'intero ciclo order-to-cash. Nel settore sanitario, in particolar modo per gli studi dentistici, il software si occupa di tutto il lavoro ripetitivo: fatturazione, solleciti e riscossione dei pagamenti, facendo da ponte tra la struttura e il paziente.
Per il co-fondatore Jelger Gustafsson la missione è semplice e precisa: rendere ogni processo il più fluido possibile, per garantire la massima soddisfazione dei clienti.
Un approccio pragmatico che dà i suoi frutti, come dimostra il Net Promoter Score (NPS) elevato di Payt e un tasso di abbandono (churn rate) ridotto ai minimi termini.
"Abbiamo fondato l'azienda con un obiettivo chiaro: fare in modo che ogni cliente ami il servizio che offriamo. Una visione che si traduce nella volontà di far funzionare ogni dettaglio, per ogni utente, ogni giorno."
Jelger Gustafsson, Fondatore di Payt
Smetti di perdere i bonifici bancari
Gli IBAN virtuali di Mollie e l'API di trasferimento di credito non corrispondente sono creati per eliminare il rimborso automatico.
La sfida: semplificare i pagamenti nel settore sanitario
Nel settore medico, la gestione della fatturazione è strutturalmente complessa. Un singolo trattamento dentistico, ad esempio, genera spesso due flussi di pagamento separati: uno coperto dall'assicurazione o da un fondo integrativo, l'altro a carico diretto del paziente.
Per anni, le tecnologie di pagamento tradizionali non hanno saputo gestire questa realtà. I pazienti effettuavano un bonifico direttamente sul conto principale della clinica e, quando Payt si collegava a quel conto per importare le transazioni, si ritrovava a scaricare l'intera operatività aziendale: stipendi, fornitori e spese correnti. Circa il 20% delle transazioni importate non era collegato alle fatture emesse su Payt, costringendo il personale amministrativo ad analizzarle una per una per scartare quelle irrilevanti.
“Era una fonte costante di inefficienza”, racconta Jelger. “Avevamo già un software per il matching automatico, ma la presenza di tutte quelle transazioni estranee inquinava il database. Questo si traduceva in un inutile lavoro manuale di riconciliazione, rendendo il processo dispendioso in termini di tempo e incline agli errori manuali.”
Oltre al sovraccarico amministrativo, le strutture dovevano sostenere costi ingiustificati: le banche tradizionali applicavano commissioni su ogni singola transazione in entrata, andando a erodere direttamente i margini delle cliniche
Payt aveva bisogno di un modo più intelligente per governare i flussi finanziari. L'obiettivo era trovare una piattaforma in grado di separare nettamente gli incassi delle fatture dal resto dei movimenti bancari, offrendo quella flessibilità e quel controllo che i circuiti tradizionali non erano in grado di garantire.
La soluzione: IBAN virtuali e flussi di pagamento automatizzati
Payt ha lavorato con Mollie per ripensare da zero la gestione dei bonifici, costruendo un nuovo flusso basato su IBAN virtuali personalizzati e un'API di riconciliazione flessibile.
Con questa architettura, ogni studio dentistico dispone di un IBAN virtuale univoco intestato direttamente alla propria struttura. Quando il paziente inserisce i dati nella propria app bancaria, il sistema di Verifica del Beneficiario (Verification of Payee - VoP) mostra una spunta verde. Più di una conferma ufficiale che il conto corrisponde al nome della clinica: un dettaglio che elimina ogni dubbio e rafforza la fiducia, soprattutto per i pagamenti di importo elevato.
Anche la gestione interna è cambiata radicalmente. L'API di Mollie consente a Payt di accettare qualsiasi importo in entrata, inclusi i rimborsi cumulativi delle compagnie assicurative, che i circuiti tradizionali respingevano o gestivano con difficoltà. I fondi vengono accreditati sull'IBAN virtuale della clinica e, non appena arrivano, un webhook trasmette automaticamente i dettagli della transazione da Mollie a Payt.
"Condividiamo la stessa visione di Mollie: il processo di pagamento deve essere completamente automatizzato", prosegue Jelger. "Con la nuova API abbiamo la certezza che ogni transazione sia collegata a una fattura emessa da noi. Così eliminiamo i dati irrilevanti e gestiamo i rimborsi con un clic."
Poiché gli IBAN virtuali sono collegati direttamente al saldo Mollie, i fondi vengono registrati in tempo reale e accreditati periodicamente sul conto principale della clinica secondo un ciclo di liquidazione prestabilito. Il risultato è un unico versamento aggregato in entrata al posto di centinaia di transazioni individuali, con un abbattimento netto delle commissioni bancarie.
Come Mollie ha semplificato il flusso di pagamento
Nel settore sanitario, le cliniche gestiscono internamente la contabilità clienti e la riconciliazione degli incassi, attività che toccano direttamente il rapporto di fiducia con il paziente. La gestione di fornitori, stipendi e uscite viene invece affidata al commercialista. Questa architettura permette di separare i due flussi in modo netto ed efficiente.
Ecco come si svolge il processo:
Verifica della copertura: Payt riceve i dati sulle prestazioni eseguite dal software della clinica e li trasmette all'assicurazione o al fondo per determinare la quota coperta.
Fatturazione al paziente: Payt genera la fattura per la parte restante a carico del paziente, includendo un link di pagamento rapido (iDEAL | Wero) e l'IBAN virtuale univoco della clinica.
Consolidamento dei fondi: Sia il pagamento del paziente sia il rimborso dell'assicurazione convergono sullo stesso IBAN virtuale.
Riconciliazione automatica: Non appena i fondi vengono ricevuti, il webhook invia i dettagli della transazione da Mollie a Payt, che associa e chiude istantaneamente la fattura aperta.
Il vantaggio per le cliniche è concreto e immediato. Invece di incrociare manualmente gli estratti conto per abbinare un rimborso assicurativo cumulativo al pagamento del singolo paziente, lo studio ha una visione completa e in tempo reale su ogni pratica. La fattura si chiude da sola, l'intervento umano si riduce al minimo e il commercialista può concentrarsi sulle altre voci di bilancio, senza dover gestire la riconciliazione quotidiana degli incassi.
"Con la nuova API abbiamo la certezza che ogni transazione sia collegata a una fattura emessa da noi. Così eliminiamo i dati irrilevanti e gestiamo i rimborsi con un clic."
Jelger Gustafsson, Fondatore di Payt
I risultati: meno sprechi, più crescita
Nelle cliniche che usano la nuova configurazione, oltre il 99% dei pagamenti viene riconciliato in modo completamente automatico, con una riduzione di circa il 90% del lavoro manuale legato alla riconciliazione. Anche se la fase di partenza è focalizzata sul settore odontoiatrico, Payt punta a replicare questo standard di successo per qualsiasi azienda debba fare i conti con la gestione manuale e complessa dei bonifici.
"I nostri tassi di riconciliazione sono straordinariamente alti: ci stiamo avvicinando al 100% di automazione. Per i nostri clienti si traduce in un risparmio concreto di tempo e nella certezza che tutto fili liscio ogni giorno.", dichiara Jelger.
L'impatto economico è altrettanto tangibile. Spostando la riscossione delle fatture su Mollie, gli studi non devono più sostenere le commissioni fisse che le banche tradizionali applicano su ogni transazione in entrata, che variano tra gli 0,15 € e i 0,25 € per operazione, a seconda dell'istituto. Per Payt, offrire un prodotto migliore ai propri clienti è diventato il motore principale della crescita.
"L'impatto più evidente lo vediamo nell'acquisizione di nuovi clienti. Il sistema rende la nostra proposta commerciale molto più lineare, eliminando quegli ostacoli operativi che prima potevano frenare uno studio dal passare alla nostra soluzione." prosegue Jelger.
I prossimi passi sono già tracciati: Payt e Mollie lavorano insieme per estendere lo stesso livello di automazione ai pagamenti di persona, con l'integrazione dei terminali POS (Point-of-Sale), e per portare il modello in Germania, Francia e Regno Unito.
"Sono queste integrazioni a permettere un livello di automazione superiore e a ridurre al minimo le frizioni operative. È questo che ci distingue nettamente da ciò che avremmo potuto fare con le banche tradizionali." conclude Jelger.
"Our reconciliation scores are now incredibly high. We’ll be closing in on 100% fully automated reconciliation. It saves our customers a massive amount of actual time, and they have peace of mind that nothing will go wrong. "
Jelger Gustafsson, Fondatore di Payt
Cosa significa per le piattaforme SaaS
Payt’s story starts in healthcare, but the challenge is not unique to healthcare. La storia di Payt non è un caso isolato. In tutta Europa, le piattaforme SaaS e i marketplace si scontrano con lo stesso problema strutturale: le infrastrutture bancarie tradizionali rendono difficile separare gli incassi delle fatture dal resto dei movimenti aziendali. Il risultato è un flusso di dati ridondante che appesantisce la contabilità di qualsiasi tipo di cliente sulla piattaforma, dalle strutture sanitarie alle aziende B2B, fino ai brand B2C con grandi volumi di vendita.
I bonifici sono il metodo preferito per le transazioni di importo elevato, là dove i limiti delle carte o le commissioni rendono impraticabili le alternative. Per questo ogni pagamento che non va a buon fine pesa doppio: ricavi bloccati e processi di recupero che si trascinano nel tempo.
Gli IBAN virtuali e l'infrastruttura di riconciliazione di Mollie risolvono il problema a livello di piattaforma. Per le aziende SaaS come Payt, significa convertire ore di lavoro manuale in una funzionalità automatizzata e scalabile che aumenta il valore del servizio per ogni singolo cliente.
Lascia le complessità dei bonifici bancari a Mollie
Se la tua piattaforma gestisce bonifici per conto dei sub-merchant, sai già quanto costa la riconciliazione manuale. Gli IBAN virtuali di Mollie e l'API Unmatched Credit Transfer sono progettati per azzerare quella frizione e liberare il tuo team dal lavoro ripetitivo.
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Gli IBAN virtuali di Mollie e l'API di trasferimento di credito non corrispondente sono creati per eliminare il rimborso automatico.