História de Parceiro: Booking Experts, Sistema de Reservas

Sistema de reservas tudo-em-um para parques de férias, Booking Experts, não apenas torna as coisas mais eficientes: facilita a vida das pessoas que trabalham nestes resorts de férias. Maureen Ilboga, CEO de Booking Experts, ilustra este ponto: “Se um recepcionista perde oito horas por semana gerindo os serviços de limpeza, agora pode usar esse tempo para tarefas mais gratificantes. Por exemplo, garantir que uma mensagem de boas-vindas é enviada aos hóspedes.” Desde que abriram em 2011, nenhum cliente cancelou seu contrato com eles para mudar para outro sistema.

Booking Experts’ CEO Maureen Ilboga at the front desk of a holiday park

Automatizando processos, todos eles

O Fundador de Booking Experts, Ali Ilboga, tinha uma empresa de design web que criava sites para todos os tipos de empresas, incluindo parques de férias. Suas experiências aqui foram a motivação para Booking Experts. Maureen explica que a empresa, “construía sites belos, mas se você quisesse reservar clientes, era complicado. Eles recebiam um número de telefone ou um endereço de e-mail para enviar uma solicitação de reserva, ou tinham que lidar com um sistema que parecia e operava como se fosse de 1995.” Isso estava longe de ser ideal, “era frustrante, e por causa disso decidimos construir nosso próprio sistema,” ela acrescenta, “Literalmente, fomos sentar ao lado de gerentes de parques, recepcionistas e equipes de limpeza para ver quais passos precisavam tomar todos os dias para fazer seus trabalhos.”

The dashboard of Booking Experts seen from the front desk of a holiday park

Apesar de Booking Experts ter sido oficialmente lançada em 2011, a empresa dedicou muitos anos na construção da solução perfeita e abrangente. Até hoje, eles estão aperfeiçoando o sistema. “Usamos um quadro Trello onde colocamos as solicitações dos clientes,” ela diz, “Outros clientes podem votar naquelas que mais desejam, e a que recebe mais votos é realizada.” Esta abordagem, “faz os clientes sentirem que são levados a sério, mesmo que tenham acabado de começar conosco. Além disso, dá-lhes uma visão direta sobre em que estamos trabalhando.”

Sistema de reservas tudo-em-um para parques de férias, Booking Experts, não apenas torna as coisas mais eficientes: facilita a vida das pessoas que trabalham nestes resorts de férias. Maureen Ilboga, CEO de Booking Experts, ilustra este ponto: “Se um recepcionista perde oito horas por semana gerindo os serviços de limpeza, agora pode usar esse tempo para tarefas mais gratificantes. Por exemplo, garantir que uma mensagem de boas-vindas é enviada aos hóspedes.” Desde que abriram em 2011, nenhum cliente cancelou seu contrato com eles para mudar para outro sistema.

Automatizando processos, todos eles

O Fundador de Booking Experts, Ali Ilboga, tinha uma empresa de design web que criava sites para todos os tipos de empresas, incluindo parques de férias. Suas experiências aqui foram a motivação para Booking Experts. Maureen explica que a empresa, “construía sites belos, mas se você quisesse reservar clientes, era complicado. Eles recebiam um número de telefone ou um endereço de e-mail para enviar uma solicitação de reserva, ou tinham que lidar com um sistema que parecia e operava como se fosse de 1995.” Isso estava longe de ser ideal, “era frustrante, e por causa disso decidimos construir nosso próprio sistema,” ela acrescenta, “Literalmente, fomos sentar ao lado de gerentes de parques, recepcionistas e equipes de limpeza para ver quais passos precisavam tomar todos os dias para fazer seus trabalhos.”

Apesar de Booking Experts ter sido oficialmente lançada em 2011, a empresa dedicou muitos anos na construção da solução perfeita e abrangente. Até hoje, eles estão aperfeiçoando o sistema. “Usamos um quadro Trello onde colocamos as solicitações dos clientes,” ela diz, “Outros clientes podem votar naquelas que mais desejam, e a que recebe mais votos é realizada.” Esta abordagem, “faz os clientes sentirem que são levados a sério, mesmo que tenham acabado de começar conosco. Além disso, dá-lhes uma visão direta sobre em que estamos trabalhando.”

Sistema de reservas tudo-em-um para parques de férias, Booking Experts, não apenas torna as coisas mais eficientes: facilita a vida das pessoas que trabalham nestes resorts de férias. Maureen Ilboga, CEO de Booking Experts, ilustra este ponto: “Se um recepcionista perde oito horas por semana gerindo os serviços de limpeza, agora pode usar esse tempo para tarefas mais gratificantes. Por exemplo, garantir que uma mensagem de boas-vindas é enviada aos hóspedes.” Desde que abriram em 2011, nenhum cliente cancelou seu contrato com eles para mudar para outro sistema.

Automatizando processos, todos eles

O Fundador de Booking Experts, Ali Ilboga, tinha uma empresa de design web que criava sites para todos os tipos de empresas, incluindo parques de férias. Suas experiências aqui foram a motivação para Booking Experts. Maureen explica que a empresa, “construía sites belos, mas se você quisesse reservar clientes, era complicado. Eles recebiam um número de telefone ou um endereço de e-mail para enviar uma solicitação de reserva, ou tinham que lidar com um sistema que parecia e operava como se fosse de 1995.” Isso estava longe de ser ideal, “era frustrante, e por causa disso decidimos construir nosso próprio sistema,” ela acrescenta, “Literalmente, fomos sentar ao lado de gerentes de parques, recepcionistas e equipes de limpeza para ver quais passos precisavam tomar todos os dias para fazer seus trabalhos.”

Apesar de Booking Experts ter sido oficialmente lançada em 2011, a empresa dedicou muitos anos na construção da solução perfeita e abrangente. Até hoje, eles estão aperfeiçoando o sistema. “Usamos um quadro Trello onde colocamos as solicitações dos clientes,” ela diz, “Outros clientes podem votar naquelas que mais desejam, e a que recebe mais votos é realizada.” Esta abordagem, “faz os clientes sentirem que são levados a sério, mesmo que tenham acabado de começar conosco. Além disso, dá-lhes uma visão direta sobre em que estamos trabalhando.”

Não são especialistas em tecnologia

Quer se trate de um grande problema tecnológico, como implementar um módulo que ajusta os preços durante períodos movimentados, ou de algo menor, como escolher um momento melhor para enviar uma mensagem de texto aos hóspedes, tudo relacionado com tecnologia deve ser o mais fácil possível para os clientes.

“De um modo geral,” começa Maureen, “os nossos clientes não são especialistas em tecnologia. São empreendedores apaixonados que estão ocupados com os seus parques de férias dia após dia. Além disso, muitos deles perderam o barco no que toca à digitalização. Eles sabem que têm que fazer algo, mas não têm a menor ideia de por onde começar.” Maureen continua: “Isso significa que a nossa tecnologia não deve criar dúvidas, muito pelo contrário: ela deve eliminá-las. E no final, todos saem a ganhar.”

Um exemplo do que ela está a falar? “Imagine que um hóspede faz uma reserva e isso desencadeia uma série de outras respostas,” explica ela, “Por exemplo, um email que é enviado uma semana antes da chegada, perguntando se gostariam de ter as camas feitas na chegada por um pequeno custo adicional. Em seguida, o planificador recebe automaticamente esta mensagem na sua visão geral como uma tarefa e o mesmo acontece com a equipa de limpeza,” diz Maureen. “Quando a tarefa está concluída, ela aparece marcada como concluída na visão geral da rececionista, que assim pode garantir ao hóspede, quando chega, que as camas estão feitas, tal como solicitaram,” conclui.

Não são especialistas em tecnologia

Quer se trate de um grande problema tecnológico, como implementar um módulo que ajusta os preços durante períodos movimentados, ou de algo menor, como escolher um momento melhor para enviar uma mensagem de texto aos hóspedes, tudo relacionado com tecnologia deve ser o mais fácil possível para os clientes.

“De um modo geral,” começa Maureen, “os nossos clientes não são especialistas em tecnologia. São empreendedores apaixonados que estão ocupados com os seus parques de férias dia após dia. Além disso, muitos deles perderam o barco no que toca à digitalização. Eles sabem que têm que fazer algo, mas não têm a menor ideia de por onde começar.” Maureen continua: “Isso significa que a nossa tecnologia não deve criar dúvidas, muito pelo contrário: ela deve eliminá-las. E no final, todos saem a ganhar.”

Um exemplo do que ela está a falar? “Imagine que um hóspede faz uma reserva e isso desencadeia uma série de outras respostas,” explica ela, “Por exemplo, um email que é enviado uma semana antes da chegada, perguntando se gostariam de ter as camas feitas na chegada por um pequeno custo adicional. Em seguida, o planificador recebe automaticamente esta mensagem na sua visão geral como uma tarefa e o mesmo acontece com a equipa de limpeza,” diz Maureen. “Quando a tarefa está concluída, ela aparece marcada como concluída na visão geral da rececionista, que assim pode garantir ao hóspede, quando chega, que as camas estão feitas, tal como solicitaram,” conclui.

Não são especialistas em tecnologia

Quer se trate de um grande problema tecnológico, como implementar um módulo que ajusta os preços durante períodos movimentados, ou de algo menor, como escolher um momento melhor para enviar uma mensagem de texto aos hóspedes, tudo relacionado com tecnologia deve ser o mais fácil possível para os clientes.

“De um modo geral,” começa Maureen, “os nossos clientes não são especialistas em tecnologia. São empreendedores apaixonados que estão ocupados com os seus parques de férias dia após dia. Além disso, muitos deles perderam o barco no que toca à digitalização. Eles sabem que têm que fazer algo, mas não têm a menor ideia de por onde começar.” Maureen continua: “Isso significa que a nossa tecnologia não deve criar dúvidas, muito pelo contrário: ela deve eliminá-las. E no final, todos saem a ganhar.”

Um exemplo do que ela está a falar? “Imagine que um hóspede faz uma reserva e isso desencadeia uma série de outras respostas,” explica ela, “Por exemplo, um email que é enviado uma semana antes da chegada, perguntando se gostariam de ter as camas feitas na chegada por um pequeno custo adicional. Em seguida, o planificador recebe automaticamente esta mensagem na sua visão geral como uma tarefa e o mesmo acontece com a equipa de limpeza,” diz Maureen. “Quando a tarefa está concluída, ela aparece marcada como concluída na visão geral da rececionista, que assim pode garantir ao hóspede, quando chega, que as camas estão feitas, tal como solicitaram,” conclui.

Uma parte importante da experiência

O objetivo final do Booking Experts é este: otimizar a felicidade das férias dos hóspedes. Isso é possibilitado através do seu próprio sistema de gestão de conteúdo, que se comunica diretamente com o backend. “Por exemplo, se alguém quiser aplicar um desconto temporário e o inserir no backend, isso apareceria automaticamente no site sem que você precise tomar medidas adicionais,” ela diz. Quanto mais coisas forem automatizadas, mais processos repetitivos e entediantes são retirados das mãos dos funcionários. Isso, por sua vez, libera tempo para realmente fazer os hóspedes felizes. Tudo gira em torno da experiência do hóspede, e isso começa no site.

Booking Experts’ CEO Maureen Ilboga walking in a holiday park

É também por isso que o Booking Experts introduziu o Booking Boosters, que lida com o marketing. “Pagamentos,” segundo Maureen, “também são uma parte importante da experiência do hóspede. Ser capaz de pagar de forma segura cria confiança e é uma parte fundamental do processo de reserva. A seleção de métodos de pagamento também desempenha um papel aqui.” Enquanto muitos empreendedores oferecem apenas uma gama limitada de pagamentos, o Booking Experts aconselha seus clientes a oferecerem de tudo. “Existem métodos de pagamento que são relativamente caros, como cartões de crédito,” diz Maureen, “mas se isso significa que os clientes reservam diretamente com você e não vão para uma plataforma de reservas conhecida, então isso economiza muito dinheiro.”

Uma parte importante da experiência

O objetivo final do Booking Experts é este: otimizar a felicidade das férias dos hóspedes. Isso é possibilitado através do seu próprio sistema de gestão de conteúdo, que se comunica diretamente com o backend. “Por exemplo, se alguém quiser aplicar um desconto temporário e o inserir no backend, isso apareceria automaticamente no site sem que você precise tomar medidas adicionais,” ela diz. Quanto mais coisas forem automatizadas, mais processos repetitivos e entediantes são retirados das mãos dos funcionários. Isso, por sua vez, libera tempo para realmente fazer os hóspedes felizes. Tudo gira em torno da experiência do hóspede, e isso começa no site.

É também por isso que o Booking Experts introduziu o Booking Boosters, que lida com o marketing. “Pagamentos,” segundo Maureen, “também são uma parte importante da experiência do hóspede. Ser capaz de pagar de forma segura cria confiança e é uma parte fundamental do processo de reserva. A seleção de métodos de pagamento também desempenha um papel aqui.” Enquanto muitos empreendedores oferecem apenas uma gama limitada de pagamentos, o Booking Experts aconselha seus clientes a oferecerem de tudo. “Existem métodos de pagamento que são relativamente caros, como cartões de crédito,” diz Maureen, “mas se isso significa que os clientes reservam diretamente com você e não vão para uma plataforma de reservas conhecida, então isso economiza muito dinheiro.”

Uma parte importante da experiência

O objetivo final do Booking Experts é este: otimizar a felicidade das férias dos hóspedes. Isso é possibilitado através do seu próprio sistema de gestão de conteúdo, que se comunica diretamente com o backend. “Por exemplo, se alguém quiser aplicar um desconto temporário e o inserir no backend, isso apareceria automaticamente no site sem que você precise tomar medidas adicionais,” ela diz. Quanto mais coisas forem automatizadas, mais processos repetitivos e entediantes são retirados das mãos dos funcionários. Isso, por sua vez, libera tempo para realmente fazer os hóspedes felizes. Tudo gira em torno da experiência do hóspede, e isso começa no site.

É também por isso que o Booking Experts introduziu o Booking Boosters, que lida com o marketing. “Pagamentos,” segundo Maureen, “também são uma parte importante da experiência do hóspede. Ser capaz de pagar de forma segura cria confiança e é uma parte fundamental do processo de reserva. A seleção de métodos de pagamento também desempenha um papel aqui.” Enquanto muitos empreendedores oferecem apenas uma gama limitada de pagamentos, o Booking Experts aconselha seus clientes a oferecerem de tudo. “Existem métodos de pagamento que são relativamente caros, como cartões de crédito,” diz Maureen, “mas se isso significa que os clientes reservam diretamente com você e não vão para uma plataforma de reservas conhecida, então isso economiza muito dinheiro.”

“Eu quero Apple Pay também!”

“Essa é uma das razões pelas quais escolhemos a Mollie,” diz Maureen, “integrar pagamentos é extremamente fácil. Isso vale para todo o processo também. A Mollie torna tudo fácil de usar.” Maureen continua, “Recomendamos a Mollie aos nossos clientes, que só precisam se cadastrar e depois nos enviar a Live API-key. É realmente importante que isso seja fácil porque se não for, os clientes começarão a fazer perguntas e isso causará atrasos e não temos tempo para isso,” ela explica. “Também é um ponto de venda importante poder dizer: trabalhamos com a Mollie, onde você pode ter um link de pagamento ativo em cinco minutos,” ela afirma.

E isso não é tudo. “Além disso, agora temos orgulho de dizer que oferecemos Apple Pay porque a Mollie torna isso uma opção. Essas coisas fazem nossos clientes pensarem, ‘uau, Apple Pay, eu quero isso também!’ Isso torna a escolha de fazer negócios conosco mais fácil. A Mollie torna isso mais fácil para nós,” indica Maureen. “Afinal,” ela diz, “queremos garantir que os empreendedores não tenham preocupações com pagamentos e que isso influencie positivamente a parte mais importante da equação: hóspedes satisfeitos.”

“Eu quero Apple Pay também!”

“Essa é uma das razões pelas quais escolhemos a Mollie,” diz Maureen, “integrar pagamentos é extremamente fácil. Isso vale para todo o processo também. A Mollie torna tudo fácil de usar.” Maureen continua, “Recomendamos a Mollie aos nossos clientes, que só precisam se cadastrar e depois nos enviar a Live API-key. É realmente importante que isso seja fácil porque se não for, os clientes começarão a fazer perguntas e isso causará atrasos e não temos tempo para isso,” ela explica. “Também é um ponto de venda importante poder dizer: trabalhamos com a Mollie, onde você pode ter um link de pagamento ativo em cinco minutos,” ela afirma.

E isso não é tudo. “Além disso, agora temos orgulho de dizer que oferecemos Apple Pay porque a Mollie torna isso uma opção. Essas coisas fazem nossos clientes pensarem, ‘uau, Apple Pay, eu quero isso também!’ Isso torna a escolha de fazer negócios conosco mais fácil. A Mollie torna isso mais fácil para nós,” indica Maureen. “Afinal,” ela diz, “queremos garantir que os empreendedores não tenham preocupações com pagamentos e que isso influencie positivamente a parte mais importante da equação: hóspedes satisfeitos.”

“Eu quero Apple Pay também!”

“Essa é uma das razões pelas quais escolhemos a Mollie,” diz Maureen, “integrar pagamentos é extremamente fácil. Isso vale para todo o processo também. A Mollie torna tudo fácil de usar.” Maureen continua, “Recomendamos a Mollie aos nossos clientes, que só precisam se cadastrar e depois nos enviar a Live API-key. É realmente importante que isso seja fácil porque se não for, os clientes começarão a fazer perguntas e isso causará atrasos e não temos tempo para isso,” ela explica. “Também é um ponto de venda importante poder dizer: trabalhamos com a Mollie, onde você pode ter um link de pagamento ativo em cinco minutos,” ela afirma.

E isso não é tudo. “Além disso, agora temos orgulho de dizer que oferecemos Apple Pay porque a Mollie torna isso uma opção. Essas coisas fazem nossos clientes pensarem, ‘uau, Apple Pay, eu quero isso também!’ Isso torna a escolha de fazer negócios conosco mais fácil. A Mollie torna isso mais fácil para nós,” indica Maureen. “Afinal,” ela diz, “queremos garantir que os empreendedores não tenham preocupações com pagamentos e que isso influencie positivamente a parte mais importante da equação: hóspedes satisfeitos.”

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"A nossa tecnologia não deveria gerar perguntas, muito pelo contrário: deveria eliminá-las."

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"É um ponto de venda importante para nós poder dizer: trabalhamos com a Mollie."

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