Leitfaden zur Buchhaltung im E-Commerce

Familie & Finanzen: So gehen Familien in Deutschland mit Geld umFamilie & Finanzen: So gehen Familien in Deutschland mit Geld um
Nick Knuppe
Head of Product Marketing
Kundenfokussiert und marktorientiert: Ein Marketer mit Hang zum Perfektionismus.

Buchhaltung und Überwachung des Cashflows sind für das Bestehen eines erfolgreichen Unternehmens unerlässlich. Stellen Sie sich die Buchhaltung als einen luftdichten Index vor, der jede Geschäftstransaktion widerspiegeln soll. Es ist ein wichtiges Kontosystem, das Sie darüber informiert, ob Ihr Unternehmen profitabel ist oder nicht.

Egal, ob Sie ein erfahrener Händler sind oder gerade erst als E-Commerce-Unternehmer anfangen – es ist wichtig, dass Sie die Best Practices kennen, um den Überblick über Ihre Bücher zu behalten. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Bereiche aufgeführt, die es für die Buchhaltungsqualität in der aktuellen Ära des E-Commerce zu verstehen gilt.

Was bedeutet Buchhaltung im E-Commerce?

Nach der einfachsten Definition kann die E-Commerce-Buchhaltung als der Prozess der virtuellen Vermögensverwaltung beschrieben werden. Dies ist die Verwaltung aller Dinge, die sich auf Finanzdaten beziehen, die gemeldet und organisiert werden müssen. Beim Betrieb eines E-Commerce-Unternehmens werden riesige Datenmengen generiert, die regelmäßig gesammelt und analysiert werden müssen.

Diese Priorisierung ist der Prozess der Buchhaltung. Das Ergebnis der Buchhaltung ist Ihre Bilanz, also ein Jahresabschluss, der den finanziellen Status quo Ihres Unternehmens anzeigt. Diese Quelle der Wahrheit fasst Ihre Verbindlichkeiten (Schulden) und Vermögenswerte zusammen.

Wer als Unternehmer darauf achtet, die Buchhaltung stets auf dem aktuellen Stand zu haben, wird sich über den konstanten Blick in die aktuellen Daten freuen. Je mehr Geschäfte Sie tätigen, desto grundlegender ist es, die richtige Perspektive auf die kritischen Daten zu haben, die zur Leistungsdarstellung beitragen.

Tatsächlich wird die ordnungsgemäße Buchführung mit steigenden Einnahmen immer wichtiger. Da ihr Wert im Laufe der Zeit mit steigenden Gewinnen aus größeren Transaktionen einhergeht, ist die Buchhaltung für jeden E-Commerce-Unternehmer mit einer wachstumsorientierten Vision unerlässlich. Dies ermöglicht Ihnen nicht nur, das Wachstum zu verfolgen, sondern auch fundierte Entscheidungen über die Zukunft ihres Unternehmens zu treffen.

Wie können Sie die E-Commerce-Buchhaltung durchführen?

Die Buchhaltung kann als erster von drei Teilen angesehen werden: Aufzeichnung, Berichterstattung und Einreichung der Steuererklärungsdatei. Dabei legt die Buchhaltung den Grundstein für die Genauigkeit der folgenden zwei Schritte und somit für genaue Berichte und Steuererklärungen. Um einen nahtlosen E-Commerce-Buchhaltungsprozess zu gewährleisten, müssen Sie mit einem seriösen Geschäftsbankkonto und Zahlungsabwickler zusammenarbeiten. Es ist wichtig, ein speziell für Ihre E-Commerce-Transaktionen eingerichtetes Geschäftsbankkonto zu nutzen, um es von persönlichen Ausgaben abzugrenzen.

Welche Buchhaltungstools sollten Sie für Ihr E-Commerce-Unternehmen verwenden?

Die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Buchführung für Ihren E-Commerce-Shop kann durch den Einsatz einer zuverlässigen Buchhaltungssoftware erleichtert werden. Zusätzlich zu Ihrer gewählten Buchhaltungsplattform gibt es eine Vielzahl kontextbezogener Tools, die Sie während der Buchhaltung einsetzen können, um den Prozess effizienter zu gestalten.

Zu den wichtigsten Tools, die Sie in Ihrer Buchhaltungsplattform verwenden können, gehören:

  • Bestandsverwaltung: um den Überblick über bestimmte Produkte im Lager zu behalten, die Versandlogistik zu organisieren und Einkäufe eindeutig den daraus resultierenden Transaktionen zuzuordnen

  • Währungsumrechnung: für Rechnungen aus internationalen Transaktionen

  • Skalierbarkeits-Projektionsgraphen: um sich ein Bild davon zu machen, wie sich der aktuelle Trend Ihrer Transaktionen in Zukunft tatsächlich entwickeln könnte

  • Langfristige Kampagnenverfolgung: um den Fortschritt ausgewählter Projekte in Echtzeit zu überwachen

  • Integration der Kundensupport-Plattform: um Buchhaltungsdaten zusammen mit jeglicher Kundenkorrespondenz zu verwenden, Rückerstattungen vorzunehmen oder potenzielle Zahlungsprobleme aufgrund technischer Fehler zu lösen

  • Berechnung des Umsatzsteuersatzes: um bei jedem Verkauf, den Sie online tätigen, eine konstante Einhaltung zu gewährleisten

  • Berechnung der Geschäftsgebühr: zur Anwendung des erforderlichen Betrags, der für die Integration mit großen E-Commerce-Plattformen zu zahlen ist

Das Repertoire an spezialisierten Buchhaltungstools variiert je nachdem, welche Plattform Sie für den Job verwenden. Bei Bedarf könnten Sie theoretisch eine Kombination aus mehreren Plattformoptionen von Drittanbietern verwenden, um das Beste aus den spezifischen Tools zu machen, die Sie für Ihre beabsichtigte Buchhaltungsrichtung für am relevantesten halten – egal ob Bestandsverfolgung oder Budgetierung.

Unabhängig davon bietet Ihnen das effektivste Buchhaltungssystem im Allgemeinen die Möglichkeit, Ihre Buchhaltung nahtlos in alle verwendeten Tools zu integrieren, um den Papierpfad im Auge zu behalten.

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Auch wenn Sie möglicherweise über das Know-how verfügen, um Ihre Buchhaltung selbst zu führen, ist die Integration mit dem richtigen Service erforderlich, um den besten ROI zu erzielen.

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