PCI-Konformität für Zahlungsterminals: Was Unternehmen wissen müssen

Machen Sie sich erst einmal keine Sorgen, wenn Ihr Terminal auf der Liste steht, aber warten Sie auch nicht bis zur letzten Minute. Hier ist eine einfache Checkliste, die Ihnen hilft, den Übergang ohne Unterbrechung Ihres Geschäftsbetriebs zu bewältigen.

1. Überprüfen Sie Ihre Hardware

Für eine Einzelhandelskette mit Standorten in mehreren Ländern ist eine manuelle Überprüfung jedes einzelnen Geschäfts selten der effizienteste Ansatz. Beginnen Sie stattdessen mit einer digitalen Überprüfung. Bei den meisten Unternehmensportalen können Sie eine CSV-Datei Ihrer Zahlungsterminals exportieren, einschließlich Modellnamen, Seriennummern und aktuellen PCI-Versionen.

Digitale Aufzeichnungen können jedoch manchmal unübersichtlich sein. Wenn Ihre Portaldaten veraltet sind, können Sie eine hybride Überprüfung durchführen. Bitten Sie einfach Ihre Filialleiter an allen Standorten, die Seriennummern und Modellnamen aller Geräte auf einem zentralen Laufwerk zu protokollieren. 

Vergleichen Sie diese dann mit der oben genannten EOL-Liste oder erkundigen Sie sich bei Ihrem Anbieter, um die genaue Anzahl der Geräte zu ermitteln, die ersetzt werden müssen.

Dadurch können Sie nicht nur feststellen, welche Modelle gefährdet sind, sondern auch Geräte identifizieren, für die Sie möglicherweise noch monatliche Mietgebühren zahlen, obwohl sie nicht mehr verwendet werden.

2. Wählen Sie Ihr Terminal der nächsten Generation

Nutzen Sie dies als Gelegenheit, um Ihr Kundenerlebnis zu verbessern. Fragen Sie sich:

• Möchte ich bei meinem aktuellen Anbieter bleiben oder zu einer Softwarelösung wie Tap to Pay wechseln?

• Würde ein mobiles Terminal (wie das Mollie A920 Pro) mir helfen, Warteschlangen an der Kasse zu vermeiden?

Wenn Sie sich entscheiden, bei Ihrem Anbieter zu bleiben, kontaktieren Sie ihn, um sich über Upgrade-Programme, Inzahlungnahmen oder Rabatte zu informieren. Einige Anbieter bieten möglicherweise Anreize für den Wechsel zu einem konformen, aktualisierten Terminal.

Wenn Sie zu einer anderen Hardware wechseln möchten, informieren Sie sich über andere Optionen, die mehr Sicherheit und Flexibilität bieten, einschließlich moderner Zahlungsoptionen.

3. Sichere Außerbetriebnahme

Sie sollten ein altes Terminal nicht einfach in den Müll werfen. Da diese Geräte sensible Kartendaten verarbeitet haben, müssen sie sicher entsorgt werden.

• Deaktivierung: Löschen Sie über die Terminaleinstellungen alle Daten oder melden Sie das Gerät bei Ihrem aktuellen Anbieter ab. So stellen Sie sicher, dass keine Geschäfts-IDs oder Konfigurationsdaten auf der Hardware verbleiben.

• Der Kill-Schalter: Viele moderne Terminals verfügen über eine Manipulationserkennung, die ausgelöst wird, wenn das Gerät geöffnet wird. Stellen Sie sicher, dass Ihr Gerät im Portal Ihres Anbieters offiziell außer Betrieb genommen wurde.

• Verantwortungsbewusstes Recycling: Terminals sind Elektronikschrott. Prüfen Sie, ob Ihr Anbieter ein Rücknahmesystem anbietet, oder suchen Sie einen zertifizierten Elektronikschrott-Recycler in Ihrer Nähe, um sicherzustellen, dass Lithiumbatterien und Leiterplatten nachhaltig entsorgt werden.

4. Schließen Sie die Lücke in Ihrer Buchhaltung

Eines der größten Probleme beim Terminalwechsel sind fehlende Daten zwischen dem alten und dem neuen System. Befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass alle Ihre Daten sicher sind: 

• Laden Sie Ihre alten Berichte herunter: Bevor Sie Ihren alten Anbieter kündigen, laden Sie mindestens 12 Monate Transaktionshistorie für Ihre Steuerunterlagen herunter.

• Richten Sie Ihr einheitliches Dashboard ein: Wenn Sie zu Mollie wechseln, nehmen Sie sich bitte die Zeit, Ihre Filialstandorte im Dashboard zu konfigurieren. Auf diese Weise können Sie jede Transaktion einem bestimmten Terminal oder einer bestimmten Stadt zuordnen, was Ihre Monatsabrechnung vereinfacht.

• Aktualisieren Sie Ihren Selbstbewertungsfragebogen (SAQ): Sobald Ihre neuen Terminals aktiv sind, denken Sie daran, Ihren jährlichen SAQ zu aktualisieren. Wenn Sie zu einer moderneren, integrierten Lösung wie Mollie gewechselt sind, wird dieser Papierkram oft viel kürzer und einfacher zu erledigen.