Kaikki yhdessä -varausjärjestelmä lomapuistoille, Booking Experts, ei ainoastaan tehostaa asioita: se tekee asiat helpommiksi ihmisille, jotka työskentelevät näissä lomakohteissa. Maureen Ilboga, Booking Expertsin toimitusjohtaja, kuvaa asiaa näin: “Jos vastaanottovirkailija menettää kahdeksan tuntia viikossa siivoojien hallinnassa, he voivat nyt käyttää tämän ajan täyttävämpiin tehtäviin. Esimerkiksi varmistaen, että vieraille lähetetään tervetuloviesti.” Vuodesta 2011 lähtien, yksikään asiakas ei ole peruuttanut sopimustaan ja vaihtanut toiseen järjestelmään.

Prosessien automatisointi, kaikki

Booking Expertsin perustaja Ali Ilboga omisti verkkosuunnitteluyrityksen, joka teki verkkosivustoja kaikenlaisille yrityksille, mukaan lukien lomapuistot. Hänen kokemuksensa olivat motivaationa Booking Expertsille. Maureen selittää, että yritys, “rakensi kauniita verkkosivuja, mutta jos halusi varata asiakkaita, se oli vaivalloista. Heille annettiin puhelinnumero tai sähköpostiosoite, johon he voivat lähettää varauspyynnön, tai heidän piti käsitellä järjestelmää, joka näytti ja toimi kuin se olisi 1995.” Tämä oli kaukana ihanteellisesta ja, “se oli turhauttavaa, ja siksi päätimme rakentaa oman järjestelmän,” hän lisää, “Kirjaimellisesti menimme ja istuimme puistopäälliköiden, vastaanottovirkailijoiden ja siivoojien vieressä nähdäksemme, mitä askeleita heidän piti ottaa päivittäin työnsä suorittamiseksi.”

Huolimatta siitä, että Booking Experts virallisesti lanseerattiin vuonna 2011, yritys on käyttänyt monta vuotta täydellisen, kattavan ratkaisun rakentamiseen. Vielä nykyäänkin he parantavat järjestelmäänsä. “Käytämme Trello-taulua, johon laitamme asiakkaiden pyynnöt,” hän sanoo, “Muut asiakkaat voivat äänestää, mikä heistä tuntuu tärkeimmältä, ja se, joka saa eniten ääniä, toteutetaan.” Tämä lähestymistapa, “saa asiakkaat tuntemaan, että heidät otetaan vakavasti, vaikka he ovat vasta aloittamassa meidän kanssamme. Lisäksi se antaa heille suoran käsityksen siitä, mitä olemme tekemässä.”