Addebito diretto SEPA: guida completa per automatizzare gli incassi ricorrenti

Un mandato ti dà l'autorità di avviare incassi automatici da un conto bancario europeo, ma devi rispettare le regole che disciplinano tale autorità. Il requisito fondamentale è la pre-notifica. Non puoi semplicemente prelevare denaro senza preavviso; devi informare il tuo cliente dell'importo esatto e della data di incasso almeno 14 giorni prima di avviare l'addebito diretto.

L'EPC pubblica manuali di regole ufficiali e completi per gli schemi SEPA Core e SEPA B2B, che stabiliscono standard tecnici, requisiti di formattazione e obblighi legali per creditori e debitori.

Esistono limiti di trasferimento con il SEPA Direct Debit?

Non esiste un limite massimo sistemico all'importo che puoi trasferire tramite SEPA Direct Debit, ma le singole banche possono imporre i propri limiti. L'unica restrizione è l'accordo che hai con il tuo cliente. Puoi incassare qualsiasi importo, purché non superi la cifra concordata dal cliente al momento della firma del mandato.

Quali paesi utilizzano il SEPA Direct Debit?

La rete SEPA ti consente di accettare pagamenti facilmente in 36 paesi, incluse diverse nazioni e territori situati al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo (SEE).

Come annullare un mandato SEPA Direct Debit

Di solito, l'annullamento di un mandato consiste semplicemente nell'invertire la procedura di attivazione. Se il tuo reparto finanziario gestisce gli incassi manualmente, ti basterà dare istruzioni di rimuovere il mandato dal file del lotto successivo. Se utilizzi un fornitore di servizi di pagamento, devi solo individuare l'abbonamento attivo nella tua dashboard e fare clic su annulla. La maggior parte dei sistemi di fatturazione moderni gestisce questo aspetto in modo automatico alla scadenza del contratto.

Il cliente può annullare un addebito diretto?

Sì. Sia l'azienda che il cliente possono annullare un mandato di addebito diretto in qualsiasi momento. Un cliente può procedere all'annullamento contattando direttamente il tuo team di assistenza o inviando la richiesta di annullamento direttamente alla propria banca.

Banche del Regno Unito

Quando un cliente del Regno Unito annulla un addebito diretto tramite la propria banca, quest'ultima informa il tuo fornitore di servizi bancari tramite un messaggio ADDACS, che fa parte del sistema di messaggistica interbancaria del Regno Unito. Se utilizzi un fornitore di servizi di pagamento, il sistema interpreta automaticamente questi messaggi ADDACS e aggiorna lo stato del mandato in "annullato" nella tua dashboard.

Banche nell'area SEPA (Europa)

La procedura fondamentale per annullare un mandato nell'Europa continentale è molto simile a quella del Regno Unito, ma l'onere amministrativo cambia. Nel Regno Unito, la banca del cliente conserva a livello centrale tutte le informazioni sul mandato. Nella zona SEPA, tu – in quanto azienda – sei legalmente responsabile della memorizzazione e della gestione dei dati del mandato. Devi conservare la prova dell'annullamento. Un solido fornitore di servizi di pagamento si occuperà di questa archiviazione dei dati e della tenuta dei registri per tuo conto.

Cosa succede se il nostro contratto non è terminato?

L'addebito diretto è uno strumento di pagamento, non un contratto vincolante per la fornitura di servizi. I clienti hanno tutto il diritto di annullare il proprio mandato di addebito diretto mentre un contratto è ancora attivo, a condizione che offrano un metodo di pagamento alternativo, come una carta di credito aziendale o un bonifico manuale. 

In rari casi, un cliente potrebbe provare a utilizzare l'annullamento del mandato per risolvere anticipatamente un contratto di servizio o evitare di pagare una fattura contestata. L'annullamento di un addebito diretto non annulla un contratto legale. Se ciò accade, devi interrompere immediatamente l'avvio degli incassi dal conto, ma mantieni il diritto di riscuotere il debito insoluto tramite le normali procedure di recupero crediti o le vie legali.

Entro quanto tempo viene annullato un addebito diretto?

Se un cliente ordina alla propria banca di annullare il mandato durante l'orario di lavoro standard, l'annullamento è immediato. Se il cliente contatta la tua azienda per richiedere l'annullamento, hai un massimo di tre giorni lavorativi per dare seguito alla richiesta. La mancata esecuzione espone la tua azienda ad azioni normative e controversie legali.

Le autorità di regolamentazione in tutta Europa prendono molto sul serio la tutela dei consumatori nei pagamenti. Se un pagamento finale automatico viene elaborato subito dopo la richiesta di annullamento da parte di un cliente – forse perché il lotto era già in fase di elaborazione – devi emettere immediatamente un rimborso, anche se il cliente ti deve ancora del denaro per il servizio. Dovrai poi riscuotere il saldo insoluto tramite un metodo diverso.

Posso riattivare l'addebito diretto se il cliente cambia idea?

Non puoi semplicemente riattivare un mandato estinto. Sebbene alcune banche consentano ai clienti di revocare l'annullamento da parte loro, dal punto di vista della conformità dell'esercente devi ricominciare da capo. Se hai annullato il mandato nel tuo sistema, è necessario che il cliente firmi un mandato completamente nuovo prima di poter riprendere gli incassi automatici.

Posso modificare l'importo del pagamento senza annullare l'addebito diretto?

Sì, puoi modificare l'importo dell'incasso. Molte aziende utilizzano l'addebito diretto per riscuotere fatture di importo variabile, come una bolletta mensile per l'hosting cloud che oscilla in base all'utilizzo. Non hai bisogno di un nuovo mandato per un importo variabile, ma devi rispettare le regole sulla pre-notifica. Sorprendere un cliente con un prelievo superiore alle aspettative è la via più rapida per ricevere contestazioni, chargeback e causare l'abbandono del servizio. Invia sempre una fattura dettagliata insieme a un'e-mail di pre-notifica automatica almeno due settimane prima della data di incasso.