Automatisieren Sie Ihre wiederkehrenden Umsätze: Der vollständige Leitfaden zur SEPA-Lastschrift

Ein Mandat berechtigt Sie dazu, automatisierte Einzüge von europäischen Bankkonten vorzunehmen. Dabei müssen Sie jedoch die geltenden Regeln einhalten. Die wichtigste Vorgabe ist die Vorankündigung. Sie dürfen nicht einfach Geld abbuchen, ohne die Kundin oder den Kunden vorher zu informieren. Stattdessen müssen Sie mindestens 14 Tage vor dem Einzug über den genauen Betrag und das Fälligkeitsdatum informieren.

Der EPC veröffentlicht umfassende Regelwerke für die SEPA-Basislastschrift und die SEPA-Firmenlastschrift. Diese definieren technische Standards, Formatvorgaben und rechtliche Verpflichtungen für Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtige.

Gibt es Überweisungslimits bei SEPA-Lastschriften?

Für SEPA-Lastschriften gibt es kein systemweites Höchstlimit. Einzelne Banken können jedoch eigene Grenzen festlegen. Die einzige grundlegende Einschränkung ergibt sich aus Ihrer Vereinbarung mit der Kundin oder dem Kunden. Sie können jeden Betrag einziehen, solange dieser den im Mandat vereinbarten Umfang nicht überschreitet.

Welche Länder nutzen SEPA-Lastschriften?

Das SEPA-Netzwerk ermöglicht Ihnen die einfache Annahme von Zahlungen in 36 Ländern, darunter mehrere Staaten und Gebiete außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

So kündigen Sie ein SEPA-Lastschriftmandat

In der Regel erfolgt die Kündigung eines Mandats durch die Umkehrung des Einrichtungsprozesses. Wenn Ihr Finanzteam die Lastschriften manuell verwaltet, weisen Sie es an, das Mandat aus der nächsten Batch-Datei zu entfernen. Wenn Sie einen Zahlungsdienstleister nutzen, suchen Sie einfach das aktive Abonnement im Dashboard und klicken auf „Kündigen“. Die meisten modernen Abrechnungssysteme erledigen diesen Schritt automatisch, sobald ein Vertrag sein Enddatum erreicht.

Kann der Kunde eine Lastschrift kündigen?

Ja. Sowohl das Unternehmen als auch die Kundin oder der Kunde können ein Lastschriftmandat jederzeit kündigen. Kundinnen und Kunden können dies entweder über Ihr Support-Team oder direkt über ihre Bank veranlassen.

Banken im Vereinigten Königreich

Wenn eine Kundin oder ein Kunde im Vereinigten Königreich eine Lastschrift über die Bank kündigt, informiert die Bank Ihren Zahlungsdienstleister über eine sogenannte ADDACS-Nachricht, die Teil des britischen Interbanken-Nachrichtensystems ist. Nutzen Sie einen Zahlungsdienstleister, interpretiert das System diese ADDACS-Nachrichten automatisch und aktualisiert den Status des Lastschriftmandats in Ihrem Dashboard auf „gekündigt“.

Banken im SEPA-Raum (Europa)

Der grundlegende Kündigungsprozess in Kontinentaleuropa ähnelt dem Verfahren im Vereinigten Königreich, allerdings verlagert sich der administrative Aufwand. In Großbritannien speichert die Bank der Kundin oder des Kunden zentral alle Mandatsinformationen. Im SEPA-Raum sind dagegen Sie als Unternehmen rechtlich für die Speicherung und Verwaltung der Lastschriftmandate verantwortlich. Sie müssen einen Nachweis über die Kündigung aufbewahren. Ein leistungsfähiger Zahlungsdienstleister übernimmt diese Datenspeicherung und Dokumentation für Sie.

Was passiert, wenn unser Vertrag noch nicht beendet ist?

Eine Lastschrift ist eine Zahlungsmethode, kein rechtsverbindlicher Dienstleistungsvertrag. Kundinnen und Kunden dürfen ihr Lastschriftmandat auch dann kündigen, wenn der Vertrag noch aktiv ist, sofern sie eine alternative Zahlungsmethode bereitstellen, etwa eine Firmenkreditkarte oder eine manuelle Überweisung.

Gelegentlich versuchen Kundinnen und Kunden, eine Mandatskündigung als Möglichkeit zu nutzen, einen Vertrag vorzeitig zu beenden oder eine strittige Rechnung nicht zu bezahlen. Die Kündigung einer Lastschrift macht einen rechtsgültigen Vertrag jedoch nicht unwirksam. In diesem Fall müssen Sie die Abbuchung über das betreffende Konto sofort einstellen. Gleichzeitig behalten Sie das Recht, offene Forderungen über die üblichen Inkasso- oder Rechtswege einzufordern.

Wie schnell wird eine Lastschrift gekündigt?

Wenn eine Kundin oder ein Kunde die Bank während der regulären Geschäftszeiten anweist, das Mandat zu kündigen, erfolgt die Kündigung sofort. Wendet sich die Person direkt an Ihr Unternehmen, haben Sie maximal drei Werktage Zeit, die Kündigung umzusetzen. Versäumnisse können regulatorische Maßnahmen und rechtliche Streitigkeiten nach sich ziehen.

Die Aufsichtsbehörden in Europa nehmen den Schutz von Verbraucherinnen und Verbrauchern im Zahlungsverkehr sehr ernst. Sollte eine letzte automatische Zahlung unmittelbar nach einer Kündigungsanfrage dennoch verarbeitet werden – etwa weil die Batch-Datei bereits in Bearbeitung war –, müssen Sie den Betrag unverzüglich zurückerstatten, selbst wenn die Kundin oder der Kunde Ihnen noch Geld schuldet. Offene Beträge müssen anschließend über einen anderen Weg eingezogen werden.

Kann ich die Lastschrift wieder aktivieren, wenn der Kunde seine Meinung ändert?

Ein gekündigtes Mandat kann nicht einfach reaktiviert werden. Einige Banken erlauben es Kundinnen und Kunden zwar, eine Kündigung rückgängig zu machen. Aus Compliance-Sicht müssen Sie jedoch neu beginnen. Wenn das Mandat in Ihrem System gekündigt wurde, muss die Kundin oder der Kunde ein vollständig neues SEPA-Lastschriftmandat unterzeichnen, bevor automatisierte Einzüge wieder aufgenommen werden können.

Kann ich den Zahlungsbetrag ändern, ohne die Lastschrift zu kündigen?

Ja, Sie können den Einzugsbetrag anpassen. Viele Unternehmen nutzen Lastschriften für variable Rechnungsbeträge, beispielsweise monatliche Cloud-Hosting-Kosten, die vom tatsächlichen Verbrauch abhängen. Für wechselnde Beträge benötigen Sie kein neues Mandat, müssen jedoch die Regeln zur Vorankündigung einhalten. Eine Kundin oder einen Kunden mit einer unerwartet hohen Abbuchung zu überraschen, führt schnell zu Streitfällen, Rückbuchungen und Kündigungen. Senden Sie daher immer eine detaillierte Rechnung zusammen mit einer automatisierten Vorankündigung mindestens zwei Wochen vor dem Einzugstermin.