Wie Payt und Mollie nicht zuordenbare Banküberweisungen automatisiert haben
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der Zahlungen automatisch abgeglichen
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“Das spart unseren Kunden nicht nur enorm viel Zeit, sondern auch ‚Kopfarbeit‘. Das ist wahrscheinlich der wichtigste Vorteil: den Prozess in einem reibungslosen Ablauf zu halten, damit gar nichts erst schiefgeht.”
Jelger Gustafsson, Gründer, Payt
Nicht zugeordnete Banküberweisungen kosten Gesundheitskliniken Stunden an manueller Verwaltungsarbeit. Durch die Integration der virtuellen IBANs von Mollie hat die SaaS-Plattform Payt den Abgleichprozess vollständig automatisiert: Unzusammenhängende Transaktionen werden herausgefiltert, sodass Kliniken nicht mehr der Suche nach Rechnungen nachgehen müssen und sich wieder der Patientenversorgung widmen können. Während sich dieser Anwendungsfall auf Zahnarztpraxen konzentriert, ist die zugrunde liegende Infrastruktur für einen deutlich breiteren Einsatz über verschiedene Branchen hinweg ausgelegt.
„Das spart unseren Kunden nicht nur enorm viel Zeit, sondern auch ‚Kopfarbeit‘. Das ist wahrscheinlich der wichtigste Vorteil: den Prozess in einem reibungslosen Ablauf zu halten, damit gar nichts erst schiefgeht.“ – Jelger Gustafsson, Gründer, Payt
Über Payt
Payt wurde 2013 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Groningen. Die SaaS-Plattform wurde entwickelt, um den Order-to-Cash-Zyklus zu optimieren. Für Gesundheitsdienstleister wie Zahnarztpraxen übernimmt die Software von Payt die mühsame Arbeit der Rechnungsstellung, Mahnungen und Zahlungsabwicklung und fungiert so als hilfreiche Schnittstelle zwischen der Praxis und ihren Patienten.
Für Payt-Mitbegründer Jelger Gustafsson ist die Mission klar: den täglichen Betrieb mühelos gestalten und die Kunden zufriedenstellen.
„Wir haben das Unternehmen so aufgebaut, dass 100 % unserer Kunden den von uns angebotenen Service lieben“, erklärt Jelger. „Diese Vision dreht sich darum, dass alles für jeden einzelnen Nutzer jeden Tag reibungslos funktioniert.“
Es ist eine pragmatische Strategie, die funktioniert, was sich in den hohen Net Promoter Scores und der konstant niedrigen Abwanderungsrate von Payt widerspiegelt.
„Wir haben das Unternehmen so aufgebaut, dass 100 % unserer Kunden den von uns angebotenen Service lieben. Diese Vision dreht sich darum, dass alles für jeden einzelnen Nutzer jeden Tag reibungslos funktioniert.“
Jelger Gustafsson, Gründer, Payt
Verlieren Sie keine Banküberweisungen mehr
Die Virtuellen IBANs von Mollie und die unübertroffene Credit Transfer API wurden entwickelt, um automatische Rückerstattungen zu eliminieren.
Die Herausforderung
Im Gesundheitswesen ist die Abrechnung komplex. Eine einzige zahnärztliche Behandlung führt oft zu zwei getrennten Zahlungen: eine von der Versicherung und eine vom Patienten.
Jahrelang war die Zahlungstechnologie nicht in der Lage, diese Nuance zu bewältigen. Unter der bisherigen Regelung tätigten Patienten Banküberweisungen direkt auf das eigene Geschäftskonto der Klinik. Als Payt sich mit diesen Konten verband, um Transaktionen zu importieren, erhielt das Unternehmen nicht nur Rechnungszahlungen. Es wurden auch alltägliche Geschäftsdaten wie Zahlungen an Lieferanten und Gehälter der Mitarbeiter importiert.
Das bedeutete, dass durchschnittlich etwa 20 % der Transaktionen im Abgleichspool nichts mit den in Payt gespeicherten Rechnungen zu tun hatten, was die Teams dazu zwang, diese manuell zu überprüfen und zu ignorieren.
„Das war ein riesiges Ärgernis“, sagt Jelger. „Wir hatten zwar bereits eine automatisierte Abgleichsoftware, aber all diese irrelevanten Transaktionen, die den Pool durcheinanderbrachten, bedeuteten zusätzlichen manuellen Abstimmungsaufwand, was den Prozess arbeitsintensiver und unübersichtlicher machte.“
Abgesehen vom manuellen Verwaltungsaufwand entstanden unnötige Kosten, da traditionelle Banken für jede eingehende Transaktion Gebühren berechneten – was direkt zulasten ihrer Margen ging.
Payt suchte nach einer intelligenteren Methode zur Verwaltung der Geldströme. Das Unternehmen machte sich auf die Suche nach einer Finanzplattform, die ausgehende Rechnungen sauber von eingehenden Transaktionen trennen konnte und ihnen die Flexibilität und Kontrolle bot, die die Banken, mit denen sie bisher zusammengearbeitet hatten, nicht gewährleisten konnten.
Die Lösung
Payt arbeitete eng mit Mollie zusammen, um einen neuen Zahlungsablauf für Banküberweisungen zu entwickeln, der auf markenspezifischen virtuellen IBANs und einer flexiblen API für den Abgleich basiert.
Nun kann jede Zahnarztpraxis eine einzigartige virtuelle IBAN unter ihrem eigenen Namen nutzen. Wenn ein Patient die Daten in seine Banking-App eingibt, erscheint dank der Verification of Payee (VoP) ein grünes Häkchen. Dies bestätigt, dass das Konto der Praxis gehört, was sofort Vertrauen für Zahlungen mit hohem Wert schafft.
Hinter den Kulissen unterscheidet sich der Arbeitsablauf grundlegend. Die API von Mollie ermöglicht es Payt, jeden eingehenden Betrag anzunehmen, einschließlich komplexer Pauschalzahlungen von Versicherern. Anstatt diese Zahlungen abzulehnen, landen die Gelder erfolgreich auf der virtuellen IBAN der Klinik. Sobald das Geld eintrifft, importiert ein Webhook die Transaktionsdetails vom Mollie-Konto direkt in das System von Payt.
„Wir teilen die Vision, dass der Zahlungsprozess vollständig automatisiert sein sollte“, sagt Jelger. „Mit der neuen API können wir zu 100 % sicher sein, dass jede Transaktion mit einer von uns erstellten Rechnung verknüpft ist. Wir müssen keine Daten importieren, die wir nicht benötigen, und können Rückerstattungen auf Knopfdruck abwickeln.“
Da die virtuellen IBANs direkt mit dem Mollie-Guthaben verbunden sind, erfolgt die Abrechnung sofort. Der Gesamtbetrag wird dann gemäß einem festgelegten Abrechnungszyklus regelmäßig auf das Geschäftskonto der Klinik überwiesen. Durch diese Konsolidierung muss die Klinik nur eine einzige eingehende Zahlung bearbeiten statt Hunderte Einzelüberweisungen, wodurch die von ihrer traditionellen Bank erhobenen Gebühren drastisch reduziert werden.
Wie Mollie den Zahlungsfluss vereinfacht hat
Im Gesundheitswesen ziehen es die meisten Kliniken vor, die Debitorenbuchhaltung und den Abgleich eingehender Zahlungen intern zu verwalten, da dies in direktem Zusammenhang mit der Beziehung zu den Patienten steht. Die Abwicklung von Lieferanten, Gehältern usw. wird in der Regel dem Buchhalter überlassen. Diese neue Konfiguration ermöglicht eine perfekte Aufteilung, wodurch der Prozess äußerst effizient abläuft. So funktioniert es:
Ermittlung des Versicherungsschutzes: Payt erhält die Rohdaten zur Behandlung aus der Kliniksoftware und leitet diese an den Versicherer weiter, um zu bestätigen, welche Kosten übernommen werden.
Rechnung an den Patienten: Payt erstellt eine Rechnung über den Restbetrag. Diese enthält sowohl einen iDEAL | Wero-Link als auch die klinikeigene virtuelle IBAN.
Zahlungen zusammenführen: Sowohl die Zahlung des Patienten als auch die Zahlung der Versicherung werden an genau dieselbe virtuelle IBAN weitergeleitet.
Automatisieren Sie den Abgleich: Sobald die Gelder eingehen, übermittelt ein Webhook die Transaktionsdetails von Mollie an Payt. Die Software von Payt gleicht dann beide Zahlungen sofort mit der ausstehenden Rechnung ab.
Für die Kliniken ergibt sich ein sofortiger Mehrwert. Anstatt Bankauszüge manuell abzugleichen, um die Pauschalzahlung des Versicherers mit der individuellen Überweisung des Patienten abzustimmen, erhalten sie einen vollständigen Echtzeit-Überblick über den Zahlungsstatus der Behandlung. Die Rechnung wird automatisch geschlossen, wodurch Kliniken einem vollständig automatisierten Prozess sehr nahekommen. Und da die Gelder auf der virtuellen IBAN eingehen, kann sich der Buchhalter auf alle anderen Zahlungen konzentrieren und muss sich nicht mit eingehenden Zahlungen befassen, die abgeglichen werden müssen.
“Mit der neuen API können wir zu 100 % sicher sein, dass jede Transaktion mit einer von uns erstellten Rechnung verknüpft ist. Wir müssen keine Daten importieren, die wir nicht benötigen, und können Rückerstattungen auf Knopfdruck abwickeln.”
Jelger Gustafsson, Gründer, Payt
Die Ergebnisse
Die Umstellung auf eine flexiblere Infrastruktur hat die Art und Weise, wie Payt und seine Kunden Zahlungen verwalten, grundlegend verändert. Obwohl sich die erste Einführung auf Zahnarztpraxen konzentriert, sieht Payt darin ein skalierbares Modell, das sich auch auf andere Kunden mit komplexen Abgleichsprozessen bei Banküberweisungen übertragen lässt. Durch die Einführung virtueller IBANs kann Payt nun nur noch die Transaktionen importieren, die in direktem Zusammenhang mit den von ihnen bearbeiteten Rechnungen stehen. Dieser einfache Filter eliminiert rund 90 % des manuellen Abstimmungsaufwands.
Laut Jelger werden bei Kliniken, die das neue System nutzen, über 99 % der Zahlungen automatisch abgeglichen. Payt hat den manuellen Abgleich drastisch reduziert und menschliches Eingreifen fast vollständig eliminiert.
„Unsere Abstimmungsergebnisse sind jetzt unglaublich hoch“, sagt Jelger. „Wir nähern uns einer zu 100 % vollautomatischen Abstimmung. Das spart unseren Kunden enorm viel Zeit, und sie können sich darauf verlassen, dass nichts schiefgeht.“ – Jelger Gustafsson, Gründer, Payt
Die finanziellen Vorteile sind ebenso bedeutend. Durch die Verlagerung des Rechnungsinkassos zu Mollie fallen für die Praxen keine traditionellen Bankgebühren pro eingehender Transaktion mehr an, die je nach Bank und Transaktionsart zwischen 0,15 € und 0,25 € liegen können. Für Payt treibt die Entwicklung eines besseren Produkts für ihre Sub-Händler direkt das eigene Wachstum voran.
„Der größte Gewinn für uns liegt tatsächlich in der Kundenakquise“, sagt Jelger. „Es vereinfacht unser Angebot erheblich. Es beseitigt die Hürden, die einen Kunden möglicherweise davon abgehalten hätten, zu unserer Lösung zu wechseln.“
Payt plant bereits die nächsten Schritte gemeinsam mit Mollie. Das Team möchte durch die Integration von Point-of-Sale-Terminals (POS) auch bei Zahlungen vor Ort denselben reibungslosen Abgleich ermöglichen. Außerdem soll dieses Konzept auf Deutschland, Frankreich und Großbritannien ausgeweitet werden.
„Es sind solche Integrationen, die eine bessere Automatisierung und weniger Probleme im Prozess ermöglichen“, erklärt Jelger. „Das ist es, was dies wirklich von dem unterscheidet, was wir mit traditionellen Banken erreichen könnten.“
„Unsere Abstimmungsergebnisse sind jetzt unglaublich hoch. Wir nähern uns einer zu 100 % vollautomatischen Abstimmung. Das spart unseren Kunden enorm viel Zeit, und sie können sich darauf verlassen, dass nichts schiefgeht.“
Jelger Gustafsson, Gründer, Payt
Was dies für SaaS-Plattformen bedeutet
Die Geschichte von Payt beginnt im Gesundheitswesen – doch die zugrunde liegende Herausforderung ist keineswegs auf diese Branche beschränkt. Die Geschichte von Payt ist kein Einzelfall. In ganz Europa stehen SaaS-Plattformen und Marktplätze vor demselben strukturellen Problem: Die veraltete Infrastruktur für Banküberweisungen macht es schwierig, Rechnungszahlungen vom allgemeinen Unternehmenscashflow zu trennen. Dies führt zu Datenrauschen, das die Buchhaltung für alle verlangsamt – von Gesundheitsdienstleistern über B2B-Plattformen bis hin zu B2C-Marken mit hohem Transaktionsvolumen.
Da Banküberweisungen vorwiegend für Transaktionen mit hohem Wert genutzt werden, bei denen Kartenlimits oder Gebühren andere Methoden unpraktisch machen, bedeutet jede zurückgewiesene Zahlung einen erheblichen Umsatzausfall.
Die virtuellen IBANs und die flexible Abstimmungsinfrastruktur von Mollie lösen dieses Problem auf Plattformebene. Für SaaS-Unternehmen wie Payt bedeutet dies, eine manuelle Kostenstelle in eine skalierbare, automatisierte Produktfunktion zu verwandeln – eine, die ihre Plattform für jeden von ihnen betreuten Sub-Händler wertvoller macht.
Verlieren Sie keine Banküberweisungen mehr
Wenn Ihre Plattform Banküberweisungen für Sub-Händler abwickelt, kennen Sie bereits die Kosten des automatischen Rückerstattungszyklus. Die virtuellen IBANs und die Unmatched Credit Transfer API von Mollie wurden entwickelt, um diese zu eliminieren.
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Die Virtuellen IBANs von Mollie und die unübertroffene Credit Transfer API wurden entwickelt, um automatische Rückerstattungen zu eliminieren.