Wie funktionieren Zahlungen per Vorkasse?

Familie & Finanzen: So gehen Familien in Deutschland mit Geld umFamilie & Finanzen: So gehen Familien in Deutschland mit Geld um
Nick Knuppe
Head of Product Marketing
Kundenfokussiert und marktorientiert: Ein Marketer mit Hang zum Perfektionismus.

Als Onlinehändler steht Ihnen eine große Auswahl an verschiedenen Zahlungsmethoden zur Verfügung, die Sie Ihren Kunden anbieten können. Die Steigerung Ihrer Einnahmen ist entscheidend für einen positiven Cashflow. Je größer Ihre Erträge sind, desto leichter können Sie demzufolge investieren, Ihre Rechnungen pünktlich begleichen und Ihre Lieferantenbeziehungen pflegen. Zahlungen per Vorkasse helfen Ihnen dabei, genau dieses Ziel zu erreichen.

Was, wenn Ihre Ausgaben, potenziell höher sind als ihre Einnahmen?

Genau da kommen Vorkasse-Zahlungen ins Spiel. Sie können diese für neue Kunden oder für Kunden mit Zahlungsverzug nutzen. Denken Sie aber daran, auch derartige Einnahmen bis auf den letzten Cent zu verbuchen. Auf diese Weise bleibt Ihre Buchhaltung auf dem aktuellen Stand und Ihre Geschäftsbücher sind ausgeglichen.

Im Folgenden erfahren Sie mehr darüber, was Zahlungen per Vorkasse sind, wie Sie diese buchhalterisch erfassen können und welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringen.

Was bedeutet der Begriff „Vorkasse“?

Die Vorauszahlung bzw. Zahlung per Vorkasse ist eine Zahlungsart, bei der ein Kunde Sie für Waren oder Dienstleistungen bezahlt, bevor er diese erhält. Bei derartigen Einnahmen kann es sich um einen Pauschalbetrag, eine Anzahlung oder einen Teilbetrag handeln.

Die tatsächliche Höhe der Vorauszahlung hängt von einigen Faktoren ab:

  • Größe des Projekts

  • Kostenanteil, der mit dem Kauf von Materialien verbunden ist

  • Zahlungsmoral des Kunden

Eine Zahlung per Vorkasse dient als Absicherung gegen Risiken im Zusammenhang mit einem Zahlungsausfall. Da pandemiebedingte finanzielle Unsicherheiten weiterhin eine Rolle im globalen Handel spielen, liegen Vorauszahlungen als Zahlungsmöglichkeit aktuell im Trend. Sie bietet Ihnen zeitnahe Geldeingänge zur Begleichung laufender Forderungen und Ausgaben.

Sie können Zahlungen per Vorkasse bei vorliegenden besonderen Umständen verlangen, z.B.:

  • Wenn ein Kunde eine schlechte Bonität hat und die Gewährung eines Kredits Haftungsprobleme nach sich ziehen würde

  • Zur Deckung der Materialkosten für ein Projekt

  • Um bei größeren Aufträgen das Risiko eines Zahlungsausfalls zu verringern oder sich dagegen abzusichern

  • Wenn Sie nur eine begrenzte Produktkapazität haben

  • Wenn Sie ein Produkt speziell für einen bestimmten Kunden angefertigt haben

  • Wenn der Kunde selbst um Vorauszahlung bittet, was vorkommen kann, wenn er seine Buchführung als Kassenbuchhaltung vornimmt.

Beispiele für Zahlungen per Vorkasse:

  • Zahlung einer Anzahlung an einen externen Website-Entwickler, bevor dieser Ihre Website erstellt

  • Zahlung eines vierteljährlichen oder jährlichen Abonnements für einen Streaming-Dienst

  • Zahlung eines Vorschusses an Ihren Anwalt

  • Vorauszahlungen per Kreditkarte

So funktioniert eine Zahlung per Vorkasse

Schätzen Sie zunächst das Budget für das Produkt oder Projekt. Seien Sie dabei so genau wie möglich – schließlich wollen Sie Ihrem Kunden nicht zu viel in Rechnung stellen.

Verbuchen Sie die Transaktion, sobald Sie dem Kunden eine Rechnung stellen und den Vorschussbetrag erhalten haben. Auch hier ist die Genauigkeit entscheidend. Sobald Sie die Zahlung erhalten haben, können Sie die Dienstleistung ausführen beziehungsweise das Produkt versenden.

Vor- und Nachteile von Zahlungen per Vorkasse

Für Ihr Unternehmen können Vorkasse-Zahlungen von Vorteil sein. Diese Abrechnungsart kann gegebenenfalls jedoch auch Nachteile mit sich bringen.

Vorteile Nachteile
Sie müssen nur selten bei Zahlungen nachhaken Neukunden kann es als Zahlungsart ungewöhnlich erscheinen
Minimales Verlustrisiko, da Sie Projekte im Voraus finanzieren können Die Rückerstattung ist komplizierter
Sie können die Einnahmen und Kosten des Projekts im gleichen Zeitrahmen abrechnen Wenn sich der Umfang eines Projekts ändert, müssen Sie die Änderungen bei der nächsten Rechnung berücksichtigen.
Problemlose Aufrechterhaltung eines kontinuierlichen Cashflows
Vereinfachte Automatisierung von Rechnungen

Kunden von Onlineshops sehen in der Zahlung per Vorkasse unter Umständen ein höheres Risiko, da sie bereits zahlen, bevor das Produkt versendet wurde. Viele haben dann Sorge, ihr Geld nicht zurückzuerhalten, wenn das Produkt nicht geliefert wird oder nicht gefällt. Aus diesem Grund ist es für Sie als Onlinehändler besonders wichtig, bei potenziellen Kunden einen vertrauenswürdigen Eindruck zu hinterlassen. Hilfreich sind hier Siegel, wie beispielsweise das Trusted Shops-Siegel.

Eine weitere Möglichkeit Kunden zum Kaufen zu motivieren, die nicht per Vorkasse bezahlen möchten, ist es, verschiedene Alternativen an sicheren Zahlungsmethoden anzubieten. Mit einer Integration eines Zahlungsdienstleisters wie Mollie bieten Sie Ihren Kunden ganz einfach eine große Auswahl an verschiedenen Zahlungsmethoden.

Wie Sie Vorauszahlungen verbuchen

Es ist wichtig, dass Sie alle Einnahmen, die Sie im Voraus erhalten, korrekt verbuchen. Dabei sind dies die erforderlichen Schritte:

1. Richtige Einstufung

Klären Sie zunächst, um welche Art von Vorauszahlung es sich handelt. Die Art hängt davon ab, ob Sie die Produkte oder Dienstleistungen geliefert haben oder nicht.

  • Erzielte Einnahmen: Die Zahlung für Produkte, die Sie an den Kunden geliefert haben, die aber noch nicht in Rechnung gestellt wurden.

  • Nicht erzielte Einnahmen: Die Zahlung für Produkte oder Projekte, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt abschließen und in Rechnung stellen werden. Hier hat der Käufer die Waren/Dienstleistungen noch nicht erhalten.

Als Nächstes richten Sie Ihr Konto für aufgeschobene Einnahmen ein. Denken Sie daran, dass es sich bei der Anzahlung Ihres Käufers nicht um einen reinen Ertrag handelt, sondern um eine Verbindlichkeit Ihnen gegenüber (Sie "schulden" ihm etwas).

Anschließend verbinden Sie die Zahlung mit dem richtigen Kundenkonto. Stellen Sie sicher, dass Sie für jeden neuen Käufer ein eigenes Konto eingerichtet haben. Auf diesem Konto sollten Sie dann die erzielten und nicht erzielten Zahlungen verbuchen.

2. Buchhalterische Erfassung von vorab gezahlten Beträgen

Nach der Methode der Buchführung mit Abgrenzungskonten sollten Sie nicht erzielte Einnahmen als Verbindlichkeiten ausweisen. Führen Sie also jede Vorauszahlung, die Sie innerhalb eines Jahres erhalten, als kurzfristige Verbindlichkeit auf:

  • Sollbuchung auf ihrem Kassenkonto

  • Haben-Buchung auf dem Konto für Verbindlichkeiten (Kundeneinlagen) in Höhe der Zahlung per Vorkasse

Zur Erinnerung: Belastungen erhöhen die Konten „Vermögen“, „Ausgaben“ und „Dividenden“. Gutschriften hingegen mindern diese Konten und erhöhen die Konten „Eigenkapital“ sowie die Passivposten.

Nach Abschluss eines Verkaufs oder Projekts schicken Sie Ihrem Kunden eine Rechnung, die den Betrag ausweist, den er Ihnen aktuell schuldet (Gesamtzahlung abzüglich Anzahlung).

Die Umsatzerfassung erfolgt, wenn Sie das Projekt vollständig abgeschlossen und dem Kunden in Rechnung gestellt haben, nicht wenn Sie das Geld erhalten haben.

Denken Sie daran:

  • Verbuchen Sie die Einnahmen auf dem Ertragskonto

  • Rechnen Sie sie auf dem Konto „Forderungen“ gegen

  • Rechnen Sie sie auf dem Konto Verbindlichkeiten (Kundenanzahlungen) gegen 

3. Berichterstattung

Je nach Art der Vorkasse-Zahlung weisen Sie diese wie folgt in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung oder Bilanz aus:

  • Nicht erzielte Erträge: Weisen Sie diese in der Bilanz aus

  • Erzielte Erträge: Verbuchen Sie sie in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung, sobald Sie eine Rechnung verschickt haben.

Sobald Sie dem Kunden eine Rechnung gestellt haben, verbuchen Sie die Rechnung in den entsprechenden Buchungsunterlagen. Dadurch werden die nicht erzielten Erträge aus der Bilanz entfernt, da Sie sie nun direkt einer Rechnungsnummer zuordnen können, die Sie dem jeweiligen Kundenkonto zugewiesen haben. In ähnlicher Weise verschieben Sie erzielte Erträge und Einnahmen in der Gewinn- und Verlustrechnung gegen die Rechnung.

Warum ist die buchhalterische Erfassung von Zahlungen per Vorkasse notwendig?

Vorauszahlungen können Ihre Einnahmen und Erträge erhöhen und sicherstellen, dass die Kosten für die Lieferung eines Produkts Ihre Gewinnmarge nicht schmälern.

Sie sollten jedoch alle diese Zahlungen ordnungsgemäß verbuchen, um Verwechslungen und Chaos zu vermeiden. Erfahrungsgemäß ist es eher schwierig, eine ungeordnete Buchhaltung rückwirkend wieder auf Vordermann zu bringen.

Zahlung per Vorkasse und Zahlungsabwicklung

Vorauszahlungen können das Risiko verringern, dass Sie Produkte oder Dienstleistungen liefern, ohne dafür bezahlt zu werden, da Ihr Kunde die Waren und Dienstleistungen im Voraus bezahlen kann. Dies kann Ihnen helfen, stets über einen konstanten Zufluss an Betriebskapital zu verfügen, Sie sollten jedoch dafür sorgen, dass Sie alle Zahlungen per Vorkasse und den gesamten Bargeldbestand korrekt verbuchen.

Achten Sie auf Ihre gute Reputation, dann werden Ihnen zunehmend mehr Kunden vertrauen und Sie im Voraus bezahlen. Stellen Sie daher unbedingt sicher, dass Sie ein stabiles System anbieten, das Ihren Kunden eine reibungslose Abwicklung ihrer Vorkasse-Zahlungen ermöglicht.

Grow your business – mit Mollie

Unser Ziel bei Mollie ist es, unkomplizierte Zahlungen zu ermöglichen, damit Sie Ihr Business mit Leichtigkeit ausbauen können. Dazu gehört auch, dass Sie Ihren Kunden einen nahtlosen, konversionsoptimierten Checkout ermöglichen. Darüber hinaus bieten wir eine Reihe von Zahlungsfunktionen sowie führende und lokalisierte Zahlungsmethoden, um Sie beim Wachstum Ihres Unternehmens zu unterstützen.

Grow your business – mit Mollie
Konto erstellen