Είναι σημαντικό να ληφθούν υπόψη όλα τα έσοδα που λαμβάνετε εκ των προτέρων. Εδώ είναι τα βήματα:

1. Ποιοί είστε

Πρώτα, ποιο είδος προκαταβολής είναι; Αυτό εξαρτάται από το αν έχετε παραδώσει τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες.

• Κερδισμένα έσοδα: Η πληρωμή για προϊόντα που έχετε παραδώσει στον πελάτη αλλά δεν έχουν τιμολογηθεί ακόμα.

• Μη κερδισμένα έσοδα: Η πληρωμή για προϊόντα ή έργα που θα ολοκληρώσετε και θα τιμολογήσετε σε μελλοντική ημερομηνία. Εδώ, ο αγοραστής δεν έχει λάβει ακόμη τα αγαθά/υπηρεσίες.

Στη συνέχεια, καταχωρίστε τον λογαριασμό κερδισμένων εσόδων. Θυμηθείτε ότι η προκαταβολή του αγοραστή δεν είναι άμεσα έσοδα – είναι υποχρέωση για εσάς.

Τρίτον, συσχετίστε την πληρωμή με τον σωστό λογαριασμό πελάτη. Βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει έναν λογαριασμό για κάθε νέο αγοραστή. Στη συνέχεια, θα πρέπει να καταγράψετε τις κερδισμένες και μη κερδισμένες πληρωμές σε αυτόν τον λογαριασμό.

2. Λάβετε υπόψη το ποσό της προκαταβολής

Σύμφωνα με τη μέθοδο της λογιστικής συσσωρευμένων κερδών, θα πρέπει να αναφέρετε τα μη κερδισμένα έσοδα ως υποχρέωση. Έτσι, ανακαταγράψτε οποιαδήποτε προκαταβολή που λάβατε εντός ενός έτους ως τρέχουσα υποχρέωση:

• Χρεώστε τον λογαριασμό μετρητών σας 

• Πιστώστε τον λογαριασμό υποχρεώσεων (καταθέσεις πελατών) στο ίδιο ποσό με την προκαταβολή

Μια υπενθύμιση: οι χρεώσεις αυξάνουν τα περιουσιακά στοιχεία, τις δαπάνες και τους λογαριασμούς μερισμάτων. Από την άλλη πλευρά, οι πιστώσεις μειώνουν αυτούς τους λογαριασμούς και αυξάνουν τους λογαριασμούς ιδίων κεφαλαίων και υποχρεώσεων.

Αφού ολοκληρώσετε μια πώληση ή έργο, στείλτε στον πελάτη σας ένα τιμολόγιο που περιλαμβάνει το ποσό που σας οφείλει αυτή τη στιγμή (συνολική πληρωμή μείον την προκαταβολή).

Η αναγνώριση εσόδων συμβαίνει όταν έχετε παραδώσει πλήρως το έργο και τιμολογήσει τον πελάτη, όχι όταν έχετε λάβει τα χρήματα. 

Θυμηθείτε να:

• Πιστώσετε τον λογαριασμό εσόδων

• Χρεώσετε τους λογαριασμούς απαιτήσεων

• Χρεώσετε τον λογαριασμό υποχρεώσεων (καταθέσεις πελατών)

3. Αναφορά

Ανάλογα με τον τύπο της προκαταβολής, καταγράψτε το στην κατάσταση εσόδων ή στον ισολογισμό ως εξής:

• Μη κερδισμένα έσοδα: Αναφέρετέ το στον ισολογισμό.

• Κερδισμένα έσοδα: Δημοσιεύστε το στην κατάσταση εσόδων σας μόλις στείλετε ένα τιμολόγιο.

Αφού τιμολογήσετε τον πελάτη, αναφέρετε το τιμολόγιο στα κατάλληλα αρχεία. Αυτό μεταφέρει τα μη κερδισμένα έσοδα από τον ισολογισμό, καθώς μπορείτε τώρα να το συνδέσετε απευθείας με έναν αριθμό τιμολογίου που αποδώσατε στον λογαριασμό του πελάτη. Παρομοίως, μεταφέρετε τα κερδισμένα έσοδα στην κατάσταση εσόδων κατά του τιμολογίου.