Qu’est-ce qu’un avis de versement ?

Un avis de versement est une lettre envoyée par un client à son fournisseur pour l’informer que sa facture a été payée. Comme la plupart des paiements en ligne sont instantanés ou presque, il est rare que les entreprises de e-commerce reçoivent des avis de versement.

Avant l’essor des paiements en ligne, l’avis de versement était envoyé par courrier postal avec un chèque. Sur l’avis de versement figuraient toutes les informations relatives au paiement. Ainsi, l’employé qui ouvrait le courrier pouvait savoir facilement à quelle facture correspondait le chèque. De nos jours, la plupart des logiciels comptables utilisent l’IA pour associer les paiements reçus aux bonnes factures. Toutefois, une entreprise de e-commerce pourrait recevoir un avis de versement dans certains cas :

• s’il s’agit d’un paiement B2B ou d’un achat en gros ;
• si le délai de paiement indiqué sur la facture est de 60 ou 90 jours.

Que faire si un client m’envoie un avis de versement ?

Vous n’avez rien à faire. Un avis de versement est uniquement envoyé à titre informatif. Attendez quelques jours que le paiement soit crédité sur votre compte et associez-le à la facture correspondante, comme vous le faites d’habitude.

Dois-je envoyer un avis de versement à mon fournisseur lorsque je règle mes factures ?

Non. L’avis de versement n’est pas une obligation, mais une simple courtoisie si le montant dû est élevé, si les délais de paiement sont inhabituellement longs ou si un virement international est nécessaire. La plupart des paiements en ligne sont trop rapides pour que l’envoi d’un avis de versement soit utile.

Est-ce qu’un avis de versement constitue une preuve de paiement ? Non, un avis de versement ne constitue pas une preuve de paiement. Il vous informe simplement que vous vous apprêtez à recevoir un paiement. Généralement, les avis de versement sont des e-mails générés automatiquement par un logiciel comptable lorsqu’un lot de factures est approuvé pour paiement. Or, il peut s’écouler un jour ou deux avant que les fonds apparaissent sur votre compte, une période pendant laquelle il est possible que le paiement échoue en cas de solde insuffisant ou d’information erronée.

Si le paiement est effectué entre deux pays de l’UE ou entre le Royaume-Uni et un pays de l’UE, la preuve de paiement la plus fiable reste l’apparition des fonds sur votre compte.

Les paiements internationaux peuvent prendre jusqu’à 30 jours en fonction des deux pays concernés. Dans ce cas, si une preuve de paiement est nécessaire, votre client peut en demander une à sa banque.

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