Apprenez à créer des UGS pour gérer l'inventaire de votre activité e-commerce

Familie & Finanzen: So gehen Familien in Deutschland mit Geld umFamilie & Finanzen: So gehen Familien in Deutschland mit Geld um
Nick Knuppe
Head of Product Marketing
Spécialiste du marketing centré sur le client et perfectionniste du Go-To-Market.

Les commerçants se servent des unités de gestion des stocks (UGS) pour suivre l'état de leur stock et les ventes de produits.

Dans de nombreuses boutiques, l'UGS s'affiche sur l'étagère de stockage et sur l'emballage du produit. Quelle est l'utilité de ce système d'inventaire ? En quoi vous permet-il d'optimiser la gestion de votre activité ? Cet article vous fournit des informations précieuses sur les UGS ainsi que des conseils pour les mettre en pratique.

Qu'est-ce qu'une UGS ?

L'UGS est un code alphanumérique unique qui donne des informations sur un produit au sein d'un inventaire. Les données fournies peuvent concerner le fabricant, le prix, la taille, la couleur, etc. Les unités de gestion des stocks vous permettent de contrôler vos stocks pour un approvisionnement efficace.

Un exemple d'UGS

Voici un exemple d'UGS pour le secteur de la chaussure :

Fournisseur 1er identifiant Couleur 2e identifiant Séquence UGS
Redmond RM Black B1 021 RMB1021
CateMollie CM White W1 023 CMW1023
Uptown UT Red R1 024 UTR1024
Redmond RM Black B1 025 RMB1025
Uptown UT White W1 026 UTW1021

Comment générer des UGS pour mes produits ?

Il existe plusieurs façons de générer des UGS. Si vous utilisez une plateforme e-commerce comme Prestashop ou WooCommerce, le logiciel peut automatiquement générer une UGS chaque fois que vous enregistrez un produit.

Pour les e-commerçants qui ont fait le choix du dropshipping, vous pouvez généralement conserver les UGS de votre fournisseur, ou créer les vôtres si vous préférez.

Si vous avez recours à plusieurs fournisseurs pour des produits similaires, il est judicieux de conserver les UGS existantes afin de ne pas mélanger l'origine des produits. Si vous désirez créer votre propre architecture d'UGS, utilisez des générateurs d'UGS tels que TradeGecko, Primaseller ou créez les codes manuellement.

Deux produits peuvent-ils avoir la même UGS ?

Non. Attribuer la même UGS à différents produits rend ce système inutile. Vous pouvez créer des UGS avec la structure que vous désirez pour votre activité, mais chaque produit doit posséder son propre code.

Conseils pour l'élaboration de vos UGS

Les UGS ont été créées pour faciliter la gestion des stocks. Si elles sont générées de manière aléatoire ou sans suivre une certaine logique, elles perdent leur intérêt. Voici nos conseils quant à la création des UGS :

  • Commencez par le produit le plus populaire pour simplifier le travail de votre force de vente ;

  • Suivez une logique facile à retenir ;

  • Évitez les zéros et les caractères spéciaux ;

  • Utilisez le même nombre de caractères pour tous les produits. Le format final dépend de vos besoins. À titre informatif, la plupart des UGS comptent entre 8 et 12 caractères ;

  • Commencez vos UGS par des lettres, par exemple les initiales du fabricant.

Quelle est la différence entre UGS et CUP ?

Les codes universels des produits (CUP), comme les UGS, sont des codes d'identification qui servent à suivre les produits le long de la chaîne d'approvisionnement. La différence réside dans leur utilisation.

Les UGS permettent d'identifier des produits en interne et sont créées par le vendeur. Les CUP permettent d'identifier les produits internationalement et sont générés par le GS1 dès qu'un produit est fabriqué. Par exemple, lorsque Fuji fabrique un nouvel appareil photo, ce dernier se voit attribuer un CUP par GS1, qui est spécifique à ce nouveau modèle. Lorsque cet appareil photo est vendu en boutique, il obtient une UGS qui correspond à celles utilisées en interne dans la boutique en question.

Dix revendeurs différents vont attribuer des UGS complètement différentes à cet appareil photo qui pourtant aura le même CUP.

La différence est souvent notable en observant le code. Les UGS comptent généralement entre 8 et 12 caractères et se composent de chiffres et de lettres. Les CUP comptent toujours 12 chiffres et un code-barres.

Quelle est la différence avec un code-barres ?

Les code-barres et les UGS sont différents. Un code-barres est la version scannable d'un CUP et est utilisé dans les lieux de vente.

Les boutiques en ligne et en physique utilisent les UGS en interne pour la gestion des stocks. Rappelons que les UGS se composent de chiffres et de lettres.

Comment utiliser efficacement les UGS pour développer votre e-commerce

Au départ, les UGS peuvent sembler de faible importance. Après tout, vous savez ce que vous vendez. Cependant, lorsque votre activité e-commerce se développe, l'utilisation d'UGS avec une logique efficace vous permettra de gagner un temps précieux et d'éviter de nombreuses erreurs.

Une robe disponible en cinq tailles et trois couleurs correspond à 15 produits différents dans votre système de gestion des stocks.

Il est beaucoup plus facile de communiquer avec les clients, mais aussi avec vos départements marketing, ventes et comptabilité si tout le monde sait exactement de quel article il est question. Voici comment les UGS vous aident à développer votre activité :

  • Gérer facilement vos stocks : les UGS fournissent des informations sur les caractéristiques de chaque produit, utilisez-les pour identifier les articles en rupture de stock et programmer le réapprovisionnement. C'est ce qu'on appelle le point de commande.

  • Fidéliser vos clients : si vos produits s'écoulent rapidement, cela crée une certaine émulation auprès de vos clients et les incite à acheter. Attention, de trop régulières ruptures de stocks font naître de la frustration. Les UGS vous aident à trouver le point de commande idéal entre objet de convoitise et rupture de stock.

  • Faire le plein de produits phare : les UGS vous permettent de facilement identifier les produits que vous vendez le mieux et, à l'inverse, ceux que vous ne vendez pas, ou peu. Ajuster votre gamme de produit en vous basant sur vos ventes est l'un des meilleurs moyens d'optimiser vos stocks et d'augmenter vos ventes.

  • Faire des suggestions adaptées à vos clients : les UGS sont essentielles aux suggestions clients. En disposant de données pertinentes, vous identifiez facilement les articles que vos clients achètent en parallèle pour tâcher de prévoir ce qu'un nouveau client va désirer. Faites des recommandations ou suggérez des solutions de remplacement adaptées en cas de rupture de stock. 

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Une bonne gestion des UGS est essentielle à toute activité e-commerce pour gérer efficacement les stocks, prévoir la croissance et anticiper les besoins des clients. Des prestataires de paiement fiables sont également primordiales. Lorsque votre gestion des stocks fonctionne parfaitement, vous pouvez associer les paiements et les ventes directement aux produits concernés. Découvrez comment Mollie peut aider votre entreprise à se développer en proposant une solution de paiement qui s'intègre à votre système de gestion des stocks. Découvrez-le ici.

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