Como a Watergenius impulsionou os pagamentos presenciais com a Mollie e Odoo
Comércio eletrónico
Parceiro:Webshop
“O meu principal objetivo é tornar a vida mais fácil para o meu pessoal. Isso está sempre na minha mente.”
Terry De Reydt
Sobre a Watergenius: Um nome de confiança no tratamento de águas na Bélgica
Há 35 anos que a Watergenius é uma líder consagrada no setor do tratamento de águas na Bélgica. O núcleo do seu negócio é uma equipa de 60 colaboradores, incluindo 32 técnicos de campo, que visitam 55 000 casas e estabelecimentos comerciais em todo o país para prestar assistência e fazer a manutenção de sistemas de descalcificação de água.
No centro desta operação está Terry De Reydt, o responsável de operações da empresa. Tendo acompanhado o crescimento da equipa de assistência de um único técnico até à operação de grande escala que é hoje, a sua missão sempre foi clara.
“O meu objetivo número um é facilitar a vida ao meu pessoal”, diz o Terry. “Isso é sempre a minha prioridade."
Mas à medida que a empresa crescia, o seu antigo sistema de pagamentos fazia exatamente o oposto.
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O desafio: Um sistema desligado e frustrante
A Watergenius estava limitada por terminais de pagamento pouco fiáveis que criavam dores de cabeça a todos, desde os técnicos no terreno à equipa financeira administrativa.
Hardware e serviço pouco fiáveis: Os terminais anteriores estavam repletos de problemas técnicos. Quando chegavam finalmente as substituições, estas criavam muitas vezes ainda mais problemas. “Limitavam-se a substituir um problema por outro,” afirma o Terry. “Era incrivelmente frustrante.”
O custo dos erros manuais: Os técnicos tinham de inserir manualmente o valor do pagamento e um código de referência único para cada transação. “Bastava um número errado e a nossa equipa financeira tinha de passar horas a tentar resolver o problema,” diz o Terry. Estes erros humanos inevitáveis custavam tempo precioso e criavam pesadelos de reconciliação.
Má conectividade: Problemas frequentes de ligação impossibilitavam os técnicos de receber pagamentos no local, obrigando a empresa a cobrar faturas mais tarde e criando um passo final frustrante tanto para os clientes como para os funcionários.
O resultado era um processo lento e ineficiente que frustrava os funcionários e atrasava o fluxo de caixa. O Terry sabia que era altura de mudar.
A solução: um sistema integrado feito para pessoas
A Watergenius decidiu modernizar todo o seu software operacional mudando para o Odoo ERP. Foi então que Terry viu uma oportunidade maior.
“Tive esta ideia maluca,” ele recorda, “Porque não combinar o nosso novo ERP com um sistema de pagamento moderno e finalmente facilitar a vida dos meus técnicos?”
Trabalhando com o parceiro de integração Applix, a Watergenius conectou perfeitamente a solução POS da Mollie diretamente no seu módulo de serviço de campo do Odoo. O novo fluxo de trabalho é maravilhosamente simples:
Um técnico completa um trabalho na sua ordem de serviço do Odoo.
O montante exato do pagamento e a referência são automaticamente enviados para o terminal da Mollie.
O cliente paga com cartão ou pelo telefone.
O pagamento é imediatamente registado e conciliado no Odoo.
Não há entradas manuais. Nenhum risco de erros. Sem passos extras. Funciona simplesmente.
Os resultados: uma transformação em toda a empresa
Ao integrar Mollie e Odoo, a Watergenius não apenas obteve um novo sistema de pagamentos; transformaram toda a sua operação de serviço no terreno.
Melhorias nos pagamentos no local e fluxo de caixa
Tornar o pagamento mais fácil teve um impacto imediato no negócio. A empresa viu um aumento de 3 pontos percentuais nos clientes que pagam no momento (de 55% para 58%). Com 200 ações de serviço por dia, isso se traduz em aproximadamente 1.300 pagamentos adicionais por ano que a equipa já não tem que perseguir.
Operações administrativas simplificadas
A equipa financeira sentiu os benefícios imediatamente. “De repente, tinham uma correspondência direta para cada pagamento,” diz Terry. “Não precisavam mais procurar transações no extrato bancário. Ficaram muito satisfeitos com a mudança.”
Técnicos mais felizes e eficientes
O maior ganho para Terry foi a reação da sua equipa. Com uma ferramenta confiável e sem problemas de conexão, a equipa em campo pode agora focar-se no cliente, não em resolver problemas do terminal.
“O feedback mais importante veio dos meus técnicos,” explica Terry. “Eles estavam tão felizes. Disseram, ‘É um ótimo sistema. Simplesmente funciona.’ E pessoas felizes são o que precisamos.”
Uma base para crescimento escalável
A automação criou uma plataforma poderosa para o futuro. “A automação permite-nos escalar de forma inteligente,” explica Terry. “Podemos aumentar a nossa equipa de técnicos na estrada sem ter que aumentar a nossa equipa administrativa na mesma proporção.”
Olhando para o futuro
Com um sistema vastamente melhorado em vigor, a Watergenius está preparada para o próximo capítulo do seu crescimento.
“Para qualquer negócio com uma equipa de campo, o meu conselho é simples: deixe de permitir que os pagamentos sejam um ponto de fricção”, diz Terry. “Integrar Mollie e Odoo foi a melhor decisão que tomámos para os nossos colaboradores e, portanto, para o nosso negócio.
E quando questionado se recomendaria a integração Mollie e Odoo a outras empresas, a resposta de Terry é confiante, clara e um tanto familiar.
“Simplesmente faça-o.”
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