Was ist eine Gutschrift?

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Kristina Schmitz
Marketing Manager DACH
Marketing Expertin im internationalen E-Commerce & Payments

Die Rechnungsstellung ist ein wichtiger Bestandteil jedes Dienstleistungsunternehmens. Eine Rechnung ist nicht nur ein nützlicher Beleg für den Zahlungsverkehr, sondern zeigt auch klar und deutlich, welche Dienstleistungen erbracht wurden. Aber was ist, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, nachdem eine Rechnung bereits erstellt wurde? Ein üblicher Buchhaltungstipp ist in solchen Fällen, eine Gutschrift oder eine Lastschrift zu verwenden, damit Sie keine neue Rechnung mit den notwendigen Änderungen ausstellen müssen.

Was bedeutet der Ausdruck "Gutschrift"?

Ohne Gutschriften wären die Rechnungsbearbeiter gezwungen, jedes Mal eine neue Rechnung zu erstellen, wenn eine Änderung vorgenommen werden muss. Anstatt diesen Weg zu gehen, ziehen es die meisten Rechnungsbearbeiter vor, der ursprünglichen Rechnung eine Gutschrift hinzuzufügen, um zu vermerken, wo eine Gutschrift hätte erfolgen müssen.

Lastschrift vs. Gutschrift

Die Lastschrift, auch als Abbuchungsanzeige bekannt, informiert den Kunden über alle laufenden Verpflichtungen des Unternehmens oder des Kunden. Wenn beispielsweise bestimmte Leistungen erbracht werden, bevor die Rechnung erstellt ist, kann das Unternehmen eine Lastschrift in die Rechnung aufnehmen, um den Kunden daran zu erinnern, welche zusätzliche Zahlung fällig ist. Oder wenn ein Kunde einen Artikel zurückgibt, kann eine Lastschrift ausgestellt werden, um ihm mitzuteilen, wieviel seinem Konto erstattet oder gutgeschrieben wurde.

 Eine Lastschrift unterscheidet sich von einer Gutschrift dadurch, dass es sich um einen Vermerk für bereits erbrachte Dienstleistungen oder zurückgegebene Produkte eines Kunden handelt. Eine Gutschrift dient als Nachtrag zu einer Rechnung, wenn ein Kunde zusätzliche Waren oder Dienstleistungen anfordert oder wenn ein Kunde seine Meinung hinsichtlich einer bestimmten Dienstleistung ändert.

Warum kann eine Gutschrift notwendig sein?

Es gibt viele Gründe, warum eine Gutschrift für die Rechnungsstellung notwendig sein kann. Hier sind ein paar Beispiele, wann es sinnvoll sein kann, eine Gutschrift zu erstellen:

 

  • Eine beschädigte Sendung: Wenn eine Sendung mit teilweise beschädigten Waren ankommt, kann eine Gutschrift für die beschädigten Materialien ausgestellt werden, während der Kunde weiterhin den vollen Preis für die unbeschädigten Waren zahlen muss.

  • Einem Kunden wurde zu viel berechnet: Die automatisierte Rechnungsstellung hat einen großen Teil der Buchhaltung übernommen, wodurch viele der menschlichen Fehler, die sich früher routinemäßig in das System einschlichen, vermieden werden. Dennoch gibt es immer noch Situationen, in denen Kunden aufgrund von Ungenauigkeiten in der Buchhaltung überhöhte Rechnungen gestellt werden können. Zur Behebung dieses Problems kann eine Gutschrift entweder in Form einer Rückvergütung oder einer Rückbuchung vorgenommen werden.

  • Eine Sendung ist verspätet eingetroffen, und es wurde eine Erstattung vereinbart: Wenn ein Teil einer Vereinbarung davon abhängt, dass Waren oder Dienstleistungen zu einem bestimmten Termin geliefert werden, kann eine Gutschrift als eine Form der Wiedergutmachung zwischen dem Händler und dem Kunden erfolgen, wenn dieser Termin versäumt wurde.

  • Ein Kunde ändert seine Meinung bezüglich einer Dienstleistung: Wenn eine Rechnung für mehrere Produkte oder Dienstleistungen auf einmal ausgestellt wird, kann es vorkommen, dass der Kunde seine Meinung über ein oder zwei dieser Artikel ändert, die übrigen aber weiterhin benötigt. In solchen Fällen kann der Rechnung eine Gutschrift hinzugefügt werden, anstatt eine neue Rechnung zu erstellen.

Wie man eine Gutschrift erstellt

Die Erstellung einer Gutschrift ähnelt der Erstellung einer Originalrechnung, mit dem entscheidenden Unterschied, dass Sie in der Gutschrift auf die Originalrechnung verweisen müssen. Einige wichtige Angaben, die in der Gutschrift erwähnt werden müssen, sind:

  • Kundendaten

  • Das Ausstellungsdatum

  • Die Nummer der Gutschrift

  • Die ursprüngliche Rechnungsnummer

  • Der gutgeschriebene Gesamtbetrag

  • Die Kontaktdaten Ihres Unternehmens (Name, Anschrift, Umsatzsteuernummer, Steuer-Identifikationsnummer)

Wie man eine Gutschrift bearbeitet

Die Bearbeitung einer Gutschrift hängt von der Situation und den Wünschen des Kunden ab. Wenn sich die Gutschrift beispielsweise auf ein bestimmtes Produkt bezieht, das der Kunde nicht mehr kaufen möchte, kann die Gutschrift zum Ausgleich der Kosten für künftige Zahlungen verwendet werden.  Wenn der Kunde es wünscht, kann er sich den Betrag aber auch auszahlen lassen. Unabhängig davon, wofür sich der Kunde entscheidet, sollte das Unternehmen seine Bücher entsprechend aktualisieren, um sicherzustellen, dass die Transaktion korrekt erfasst wird. 

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