Ein Gutschrift kann aus vielen Gründen ein notwendiger Teil des Rechnungsprozesses sein. Hier sind einige Beispiele, wann eine Gutschrift ausgestellt werden könnte:

• Eine beschädigte Lieferung: Wenn eine Lieferung mit teilweise beschädigten Waren eintrifft, dann kann für das beschädigte Material eine Gutschrift ausgestellt werden, während der Kunde dennoch den vollen Preis für die unbeschädigten Waren zahlen soll. 

• Ein Kunde wurde zu viel berechnet:Automatisierte Rechnungsstellung hat einen Großteil der Buchhaltungsbranche übernommen, was viele der menschlichen Fehler reduziert, die früher routinemäßig in das System einfließen. Das gesagt, gibt es immer noch Situationen, in denen Kunden aufgrund irgendeiner Art von Buchhaltungsungenauigkeit überfordert werden könnten. Eine Gutschrift kann angewendet werden, um dieses Problem mit entweder einer Rückerstattung oder Rückbelastung zu beheben.

• Eine Lieferung kam spät an und eine Erstattung wurde vereinbart: Wenn ein Teil einer Vereinbarung davon abhängt, dass Waren oder Dienstleistungen zu einem bestimmten Datum geliefert werden, dann kann eine Gutschrift angewendet werden, wenn dieses Datum verpasst wurde, als eine Form von Abrechnung zwischen dem Händler und dem Kunden.

• Ein Kunde ändert seine Meinung über Dienstleistungen: Wenn eine Rechnung gleichzeitig für mehrere Produkte oder Dienstleistungen ausgestellt wird, kann der Kunde seine Meinung über einen oder zwei dieser Artikel ändern, aber den Rest trotzdem benötigen. In diesen Fällen kann anstatt einer ganz neuen Rechnung eine Gutschrift zur Rechnung hinzugefügt werden.