Comment les clubs de sport utilisent Jotform et Mollie pour automatiser leurs paiements et s’épargner des tâches administratives fastidieuses

Aux quatre coins du continent, de multiples organisations ont repris possession de leur temps en abandonnant leur système manuel de collecte des paiements. En connectant leurs formulaires directement à leur PSP, ils ont remplacé des heures de travail administratif par des workflows automatisés.

Association flamande de handball

L’Association flamande de handball (VHV) est l’organisme chargé d’accompagner les clubs de handball de toute la Flandre et de soutenir leur développement. Avant de passer à un système automatisé, c’est à la main que ses équipes géraient l’organisation des colonies sportives estivales, la commande des tenues des licenciés, ou encore l’enregistrement des joueurs auprès de la ligue. Ce travail administratif fastidieux nécessitait un suivi permanent.

« Avec ce mode opératoire, nous passions de nombreuses heures à faire le suivi administratif, à réconcilier les paiements à la main, et à relancer les adhérents ayant des factures en souffrance, explique Dries Boulet, secrétaire général de VHV. Notre équipe y passait un temps fou. »

L’intégration Mollie x Jotform a permis à VHV de passer en un clin d’œil à un système autrement efficace. L’organisation gère désormais les adhésions et paiements via un seul et même workflow, et n’a donc que rarement besoin de suivre manuellement les flux sur des systèmes distincts.

Si VHV se félicite d’avoir sauté le pas, c’est d’abord parce que cela lui a permis de se concentrer à nouveau pleinement sur le sport, plutôt que de gaspiller son temps et son énergie à éplucher des relevés bancaires.

« L’intégration de Mollie à Jotform s’est avérée simple et intuitive. Après avoir terminé la configuration, ce qui fut un jeu d’enfant, nous avons pu passer d’un workflow manuel à un système bien plus automatisé et efficace. » – Dries Boulet, Secrétaire général, Association flamande de handball

Gage d’efficacité en interne, l’intégration permet aussi d’améliorer l’expérience client. Le fait de proposer des options de paiement connues de tous, comme Bancontact, contribue en effet à fluidifier l’expérience de paiement et à la rendre plus accessible pour les adhérents. Leur précédent système proposait déjà des méthodes de paiement locales, mais l’intégration a rendu ces options plus accessibles et fluides au moment de l'inscription.

Mais le plus gros impact de cette transition a été le gain de temps, souligne Dries Boulet. Des tâches qui, auparavant, prenaient des heures de suivi et de réconciliation, sont désormais entièrement automatisées, ce qui permet aux équipes de se consacrer pleinement à leur cœur de métier : soutenir la pratique du handball en Flandre et aider les clubs à se développer.

Inspire Top Tennis et la Ligue francophone de Handball

D'autres entreprises livrent pareils témoignages. Inspire Top Tennis utilise l’intégration pour bloquer les réservations de séances d'entraînement, s'assurant ainsi de collecter les paiements dès l'inscription plutôt que d’avoir à les réclamer par la suite. La Ligue francophone de handball, quant à elle, utilise ces formulaires pour gérer les inscriptions complexes dans l'ensemble de ses ligues, ce qui réduit considérablement le nombre de cotisations impayées.

Pour ces clubs, l’intérêt est le même : moins de temps passé à rechercher des entrées dans une feuille de calcul, moins d’erreurs manuelles, et plus de temps passé sur le court ou sur le terrain. Grâce à Mollie et Jotform, ils ont transformé une corvée manuelle en un système fiable et automatique qui sera un précieux allié dans leur croissance à long terme.