Jouw handleiding voor SEPA incasso’s

Familie & Finanzen: So gehen Familien in Deutschland mit Geld umFamilie & Finanzen: So gehen Familien in Deutschland mit Geld um
Nick Knuppe
Head of Product Marketing
Customer-centric marketer, fanatical about GTM.

Ga je internationale betalingen ontvangen en verwerken? Dan is het belangrijk om te weten hoe een SEPA incasso werkt. Via dit Europese systeem voor overboeking tussen banken kunnen bedrijven betalingen namelijk direct van de rekening van hun klant afboeken.

SEPA incasso is de standaardmethode om eurobetalingen te incasseren in de 27 EU-lidstaten, de drie landen in de Europese Economische Ruimte (EER) en zes niet-EER-landen binnen Europa.

In deze handleiding ontdek je wat een SEPA incasso is, hoe je een SEPA incasso uitvoert en waar je verder nog rekening mee moet houden. 

Wat is een SEPA incasso (Europese incasso)?

Single Euro Payments Area (SEPA) is een betaalnetwerk dat wordt gecontroleerd door de Europese Betalingsraad (European Payments Council, EPC). SEPA werd in 2008 opgericht om grensoverschrijdende betalingen binnen Europa makkelijker te maken. 

SEPA incasso (Europese incasso) wordt vooral gebruikt voor terugkerende betalingen en subscriptions. 

Het grote verschil met andere betalingsmethoden: bij SEPA incasso beheert het bedrijf dat het geld incasseert het complete betaalproces. Dat werkt zo: het bedrijf stuurt een betaalverzoek naar de bank van de klant, meldt bij de klant dat dit gebeurd is, en ontvangt vervolgens de betaling. Bij een SEPA incasso is de betaling altijd in euro’s. Op dit moment gebruiken 36 landen het SEPA incassosysteem.

Een SEPA incassobetaling instellen

Heb je een bedrijf en wil je een SEPA incasso verwerken? Dan moet je een SEPA incassomachtiging instellen, ook wel een SEPA mandaat genoemd. Dat is een formulier voor je klanten, waarmee ze toestemming geven om geld van hun rekening af te schrijven.

Op het formulier vult de klant onder andere zijn naam, adres, bankrekeningnummer (IBAN) en het type betaling in.

Je kunt een SEPA mandaat op drie manieren instellen:

  • Via een geprint formulier: je klanten gebruiken een geprint formulier om hun gegevens in te vullen en in te scannen. Vervolgens uploaden ze het formulier of mailen ze het naar je.

  • Via een digitaal formulier: je klanten vullen op internet een formulier in. 

  • Via internetbankieren (nog niet bij elke bank mogelijk): sommige banken hebben eigen digitale formulieren voor SEPA incasso. Zo kunnen klanten hun mandaat meteen via internetbankieren invullen.

Heeft de klant het formulier ingevuld en ondertekend? Dan ben jij aan zet. Je moet nu namelijk de bank van de klant laten weten dat er een SEPA mandaat is verstrekt, zodat je incassobetalingen kunt incasseren. 

Je kunt een mandaat als .xml-bestand met de vereiste gegevens naar de bank sturen. Daarna is de SEPA incasso actief en kun je de betalingen incasseren zoals je met de klant hebt afgesproken. Wil je een nieuwe betaling incasseren, dan moet je het .xml-bestand opnieuw indienen bij de bank. Veel betaalservices doen dit automatisch voor je.

Regels m.b.t. de SEPA incassomachtiging

Een SEPA incassomachtiging geeft je toestemming om betalingen te incasseren van de Europese bankrekening van je klant. Dit kan op elk gewenst moment, als je de klant maar van tevoren laat weten dat je geld gaat afschrijven (de zogenaamde ‘vooraankondiging’). Maar er zijn meer regels voor het mandaat: het moet duidelijk maken dat de klant van zijn rechten en plichten op de hoogte is.

De Europese Betalingsraad verstrekt handleidingen voor het gebruik van standaard SEPA incasso’s en zakelijke SEPA incasso’s. Hierin vind je meer informatie en de officiële regels. Je vindt de handleiding die voor jouw bedrijf van toepassing is op de website van de Europese Betalingsraad.

Gelden er overschrijvingslimieten voor SEPA incasso’s?

Ja en nee. Er is geen limiet voor het bedrag dat je kunt ontvangen via een SEPA incasso, maar het mag niet hoger zijn dan het bedrag dat je in het mandaat met de klant hebt afgesproken.

Welke landen gebruiken SEPA incasso?

Via SEPA incasso kun je snel en eenvoudig betalingen ontvangen uit 36 landen. Een aantal van deze landen zijn geen lid van de EU of EER.

SEPA-landen binnen de EU

  • Nederland

  • België

  • Duitsland

  • Frankrijk

  • Bulgarije

  • Hongarije

  • Kroatië

  • Cyprus

  • Tsjechië

  • Denemarken

  • Estland

  • Finland

  • Griekenland

  • Ierland

  • Italië

  • Letland

  • Litouwen

  • Luxemburg

  • Malta

  • Oostenrijk

  • Polen

  • Portugal

  • Roemenië

  • Slowakije

  • Slovenië

  • Spanje 

  • Zweden

 SEPA-landen binnen de EER maar buiten de EU

  • Noorwegen

  • Liechtenstein

  • IJsland

 SEPA-landen buiten de EU en buiten de EER

  • Verenigd Koninkrijk

  • Zwitserland

  • Monaco

  • Andorra

  • San Marino

  • Vaticaanstad

Wat is het verschil tussen een normale incasso en een SEPA incasso?

Bij een normale incasso machtig je als persoon (of bedrijf) een bedrijf om betalingen te incasseren van je rekening. Hetzelfde principe geldt voor SEPA incasso, maar dan binnen de SEPA-zone. Welke landen daarbij horen, zie je in de bovenstaande lijst. Het Franse overzeese territorium Saint-Pierre-et-Miquelon, Kanaaleilanden Guernsey en Jersey (Verenigd Koninkrijk) en het eiland Isle of Man (Verenigd Koninkrijk) horen er ook bij.

In Europa worden incasso’s zowel gebruikt voor eenmalige als voor terugkerende betalingen. In de VS worden ze alleen gebruikt voor steeds terugkerende betalingen, zoals voor gas/water/licht of een internetabonnement.

Standaard SEPA incasso versus zakelijke SEPA incasso: wat is het verschil?

Er zijn twee soorten SEPA incasso’s:

  1. Standaard SEPA incasso – business-to-customer

  2. Zakelijke SEPA incasso – business-to-business

Bij een standaard SEPA incasso dient een bedrijf een betalingsverzoek in bij een klant, om vervolgens het bedrag te incasseren als de klant toestemming heeft gegeven. Beide rekeningen moeten binnen de SEPA-zone vallen en er moet een bedrag in euro’s op staan. Ook de overboeking zelf gebeurt altijd in euro’s.

Bij een zakelijke SEPA incasso zijn aanvrager én betaler bedrijven. Belangrijkste verschil: bij een zakelijke SEPA incasso zijn refunds en terugboekingen niet mogelijk, behalve als de transactie niet-geautoriseerd of frauduleus blijkt. 

Net als bij een standaard SEPA incasso moeten bij zakelijke SEPA incasso’s beide rekeningen binnen de SEPA-zone vallen en in euro’s of andere SEPA-valuta’s zijn (ponden, kronen, etc). Transacties vinden in euro’s plaats.

Wanneer wordt een SEPA incasso afgeschreven? Hoelang duurt het?

Bij een SEPA incasso wordt het geld niet direct overgemaakt. Wanneer de betaling is verzonden, duurt een standaard SEPA incasso meestal nog drie werkdagen. Bij de zakelijke variant is dit twee werkdagen.

Schrijf je elke maand precies hetzelfde bedrag af via een SEPA incasso? Dan hoef je de klant niet elke keer te laten weten dat je geld van zijn rekening gaat afschrijven. Jij hoeft dan geen verdere actie meer te ondernemen. 

Als een overschrijving in het weekend of op een feestdag valt, dan wordt de transactie uitgesteld tot de eerstvolgende werkdag. Je mag betaalopdrachten niet eerder inplannen om feestdagen te omzeilen, tenzij je hier expliciet toestemming van je klant voor hebt. 

Moet ik het tegen klanten zeggen als ik een bedrag van hun rekening incasseer? 

Als de betaling elke maand hetzelfde is, zoals bij subscriptions of termijnbetalingen, dan hoef je je klant niet elke maand te informeren over de aankomende incasso. Natuurlijk moet je wel een mandaat hebben om überhaupt incasso’s te mogen uitvoeren. Verandert het bedrag elke maand, zoals bij een telefoonrekening? Dan moet je twee weken van tevoren laten weten welk bedrag je gaat afschrijven .

Waarom kiezen voor een SEPA incasso?

SEPA incasso heeft voordelen voor jou als bedrijf én voor de klant. Denk dan aan:

  • Controle en zekerheid voor bedrijven: automatische incassering betekent dat bedrijven erop kunnen vertrouwen dat rekening snel betaald worden. Dat verbetert je cashflow en zorgt voor meer controle over betalingsverwerking.

  • Eenvoudig betalen voor klanten: SEPA incasso is handig voor klanten omdat ze rekeningen niet hoeven te onthouden. Zo voorkom je late betalingen.

  • Volledig automatisch: voor zowel bedrijven als klanten geldt: bij een SEPA incasso geef je één keer toestemming voor betalingen en klaar. Je hebt er daarna geen omkijken meer naar. 

  • Minder rompslomp: handmatige betalingen kosten veel tijd: je moet ze controleren en accepteren, aanmaningen versturen en creditcardgegevens bijwerken. Dat zijn processen waar veel werk in gaat zitten.

Welke soorten SEPA betalingen zijn er?

Hoewel deze handleiding draait om de SEPA incasso’s, zijn er ook andere SEPA betalingen. Ook die worden door de Europese Betalingsraad (EPC) gecontroleerd. De andere twee soorten SEPA betalingen zijn:

  • Eenmalige SEPA incasso – de naam zegt het al, deze incasso is eenmalig

  • Instant Payment – dit is een eenmalige incasso die vrijwel direct plaatsvindt. Binnen 10 seconden staat het geld op je rekening. Banken kunnen voor deze service wel kosten in rekening brengen.

Betaal ik bankkosten voor SEPA betalingen?

Een SEPA overschrijving is in principe gratis, al rekenen sommige banken een vergoeding om een SEPA betaling te ontvangen. Twijfel je? Check dan de regels bij jouw bank.

Hoe accepteer ik een SEPA incasso?

Wanneer je het SEPA incassomandaat van je klant hebt ontvangen, kun je de betaling via elke willekeurige betalingsverwerker accepteren.

Maar onthoud: wanneer het om wisselende bedragen gaat, moet je klanten steeds opnieuw een vooraankondiging sturen met het bedrag en de verwachte frequentie van de betaling. Is het steeds hetzelfde bedrag, dan is één keer genoeg.

Hoe integreer ik SEPA incasso in mijn betaalsysteem? 

Met Mollie kun je een SEPA incasso heel eenvoudig integreren in je betaalsysteem. Al na tien minuten kun je je eerste SEPA incasso’s ontvangen, zonder verborgen kosten – je betaalt alleen voor geslaagde transacties.

Bij Mollie gebruik je één integratie voor alle betaalmethoden: de internationaal bekende, maar ook landspecifieke zoals het Nederlandse iDEAL. Mollie heeft speciale bankrekeningen voor Nederland, België, Duitsland en Frankrijk, zodat je klanten in deze landen geld kunnen overmaken naar een vertrouwde, lokale IBAN. 

Je ontvangt direct een melding als er een betaling binnenkomt. En moet je een terugbetaling doen of wil je gegevens exporteren? Dat gaat heel makkelijk via onze geavanceerde API.