Minder administratie, meer tijd voor patiënten: hoe Payt reconciliatie automatiseerde met Mollie
SaaS
Partner: SaaS
of payments automatically reconciled
![](data:image/svg+xml,<svg display="block" role="presentation" viewBox="0 0 60 27" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"><path d="M 0 0 L 39 0 L 39 9 L 0 9 Z" fill="rgba(194, 194, 194, 0)" height="9px" id="pL3PXF39e" transform="translate(9 9)" width="39px"/></svg>)
“Het bespaart onze klanten enorm veel tijd. Maar het geeft ze ook rust in hun hoofd. Dat is misschien wel de grootste winst: dat het proces soepel blijft lopen en er überhaupt niets misgaat.”
Jelger Gustafsson, oprichter van Payt
Voor zorgverleners betekent elke bankoverschrijving die niet automatisch kan worden gereconcilieerd extra handmatig werk. Tijd die ze liever besteden aan hun patiënten. Door de virtuele IBAN's van Mollie te integreren, heeft SaaS-platform Payt het volledige reconciliatieproces geautomatiseerd. Inkomende betalingen worden automatisch herkend en verwerkt, ongerelateerde transacties worden eruit gefilterd. In dit klantverhaal ligt de focus op tandartspraktijken, maar dezelfde infrastructuur is ontworpen voor een bredere uitrol naar andere sectoren met complexe betaalstromen.
“Het bespaart onze klanten enorm veel tijd. Maar het geeft ze ook rust in hun hoofd. Dat is misschien wel de grootste winst: dat het proces soepel blijft lopen en er überhaupt niets misgaat.” – Jelger Gustafsson, oprichter van Payt
Over Payt
Payt, opgericht in 2013 en met hun hoofdkantoor in Groningen, is een SaaS-platform dat organisaties helpt hun volledige order-to-cash-cyclus eenvoudiger te beheren. Voor zorgverleners, zoals tandheelkundige klinieken, neemt de software van Payt veel administratieve processen uit handen: facturatie, aanmaningen en incasso bijvoorbeeld. Zo vormt Payt de schakel tussen de praktijk en de patiënt.
Voor medeoprichter Jelger Gustafsson is de missie van Payt simpel: zorgen dat dagelijkse processen moeiteloos verlopen en klanten tevreden blijven.
Die pragmatische aanpak betaalt zich uit. Payt heeft hoge Net Promoter Scores en een klantverloop dat consistent laag blijft.
"We hebben het bedrijf opgericht met één doel: dat 100% van onze klanten blij is met onze service,” zegt Jelger. “Dat kan alleen als alles klopt. Voor iedere gebruiker. Op elk moment."
Jelger Gustafsson, oprichter van Payt
Loop geen overboekingen meer mis
De Virtual IBANs en Unmatched Credit Transfer API van Mollie zijn speciaal ontworpen om automatische terugstortingen te voorkomen.
De uitdaging
In de gezondheidszorg is factureren vaak net wat ingewikkelder. Bij één tandartsbehandeling komen er vaak twee betalingen binnen: een deel van de verzekeraar en een deel van de patiënt.
Daar liep Payt ook tegenaan. Want jarenlang kon traditionele betaaltechnologie deze nuance niet goed aan. In de oude opzet maakten patiënten hun betaling rechtstreeks over naar de zakelijke bankrekening van de praktijk. Zodra Payt die bankrekening koppelde om transacties te importeren, kwamen niet alleen factuurbetalingen binnen. Ook betalingen aan leveranciers, salarissen en andere zakelijke transacties werden geïmporteerd.
Daardoor had gemiddeld zo’n 20% van de transacties niets te maken met de facturen in Payt. Teams moesten die transacties dus alsnog handmatig controleren en eruit filteren.
“Dat was een enorme ergernis”, zegt Jelger. “We hadden wel geautomatiseerde matchingsoftware, maar door al die niet-gerelateerde transacties bleef reconciliatie alsnog arbeidsintensief en rommelig.”
Naast handmatige administratie kwamen daar ook onnodige kosten bij. Traditionele banken rekenen kosten voor iedere inkomende transactie. Voor praktijken met veel betalingen ging dat ten koste van hun marge.
Payt zocht daarom naar een slimmere manier om de geldstroom te beheren: een financieel platform dat factuurbetalingen netjes kon scheiden van andere transacties. En dat meer flexibiliteit en controle bood dan traditionele banken.
De oplossing
Payt werkte nauw samen met Mollie om een nieuwe betaalstroom voor bankoverschrijvingen te ontwerpen, met virtuele IBAN’s op naam van de praktijk en een flexibele API voor reconciliatie.
Elke tandartspraktijk kan nu een eigen virtuele IBAN gebruiken. Voert een patiënt de gegevens in de bankapp in, dan verschijnt er dankzij Verification of Payee (VoP) een groen vinkje. Zo ziet de patiënt meteen dat de rekening echt bij de praktijk hoort. Dat geeft vertrouwen, zeker bij hogere bedragen.
Ook achter de schermen is de workflow fundamenteel anders. Dankzij de API van Mollie kan Payt elk binnenkomend bedrag accepteren, inclusief complexe forfaitaire betalingen van verzekeraars. In plaats van deze betalingen te weigeren, komen ze succesvol terecht op de virtuele IBAN van de praktijk. Zodra het geld binnen is, stuurt een webhook de transactiegegevens vanuit Mollie direct door naar Payt.
“We delen de visie van Mollie dat het betaalproces volledig geautomatiseerd moet zijn”, zegt Jelger. “Met de nieuwe API weten we 100% zeker dat elke transactie gekoppeld is aan een factuur die we hebben aangemaakt. We hoeven geen gegevens te importeren die we niet nodig hebben, en kunnen terugbetalingen met één druk op de knop afhandelen.”
Omdat de virtuele IBAN’s direct gekoppeld zijn aan het Mollie-saldo, komen betalingen meteen binnen bij Mollie en worden ze verrekend. Daarna wordt het totaalbedrag periodiek uitbetaald naar de zakelijke bankrekening van de praktijk. Zo krijgt de praktijk één gebundelde uitbetaling in plaats van honderden losse overschrijvingen. Dat maakt het overzichtelijker én verlaagt de kosten die een traditionele bank rekent.
Hoe Mollie de betaalstroom heeft vereenvoudigd
In de gezondheidszorg willen praktijken debiteurenbeheer en reconciliatie vaak zelf kunnen regelen. Logisch, want betalingen raken direct aan de relatie met patiënten. Andere geldstromen, zoals leveranciers en salarissen, liggen meestal bij de boekhouder. Met de nieuwe opzet worden die twee werelden netjes gescheiden. Zo werkt het:
De dekking bepalen: Payt ontvangt ruwe behandelingsdata uit de software van de kliniek en stuurt die door naar de verzekeraar. Zo wordt duidelijk welk deel van de kosten wordt vergoed.
De patiënt factureren: Voor het resterende bedrag maakt Payt een factuur aan. Hierop staan zowel een iDEAL | Wero-link als het unieke virtuele IBAN-nummer van de praktijk.
De betalingen consolideren: Zowel de individuele betaling van de patiënt als de betaling van de verzekeringsmaatschappij worden naar precies hetzelfde virtuele IBAN gestuurd.
De koppeling automatiseren: Zodra het geld binnenkomt, stuurt een webhook de transactiegegevens van Mollie naar Payt. De software van Payt koppelt de betalingen direct aan de openstaande factuur.
Voor praktijken is het verschil meteen merkbaar. Ze hoeven geen bankafschriften meer naast elkaar te leggen om een verzamelbetaling van de verzekeraar te koppelen aan de betaling van de patiënt. In plaats daarvan zien ze realtime de betaalstatus van een behandeling. De factuur wordt automatisch gesloten, waardoor het proces vrijwel volledig hands-off verloopt.
En omdat betalingen op het virtuele IBAN binnenkomen, blijft de boekhouder buiten dit deel van het proces. Die kan zich richten op alle andere geldstromen, zonder inkomende patiënt- of verzekeringsbetalingen handmatig te hoeven reconciliëren.
"Met de nieuwe API weten we 100% zeker dat elke transactie gekoppeld is aan een factuur die we hebben aangemaakt. We hoeven geen gegevens te importeren die we niet nodig hebben, en kunnen terugbetalingen met één druk op de knop afhandelen."
Jelger Gustafsson, oprichter van Payt
De resultaten
De overstap naar een flexibelere infrastructuur veranderde de manier waarop betalingen worden verwerkt binnen het Payt-platform fundamenteel. Hoewel de eerste uitrol zich richt op tandartspraktijken, ziet Payt dezelfde aanpak ook werken voor organisaties die te maken hebben met complexe reconciliatie van bankoverschrijvingen. Met de introductie van virtuele IBAN’s haalt Payt alleen nog de transacties binnen die bij de facturen in het platform horen. Andere banktransacties blijven buiten beeld. Daardoor verdwijnt ongeveer 90% van het handmatige reconciliatiewerk.
Jelger ziet het effect direct terug bij praktijken die de nieuwe opzet gebruiken: meer dan 99% van de betalingen wordt automatisch gereconcilieerd. Menselijke tussenkomst is bijna volledig verdwenen.
“Onze reconciliatiescores zijn enorm hoog,” zegt Jelger. “We komen steeds dichter bij 100% geautomatiseerde reconciliatie. Dat bespaart onze klanten enorm veel tijd. En minstens zo belangrijk: ze hebben de gemoedsrust dat er niets mis kan gaan.” - Jelger Gustafsson, oprichter van Payt
Ook financieel pakte de nieuwe opzet goed uit. Doordat factuurbetalingen via Mollie lopen, betalen praktijken niet langer voor iedere inkomende transactie afzonderlijk. Afhankelijk van de bank en het type transactie konden die kosten oplopen tot €0,15 à €0,25 per betaling. Voor Payt levert een beter product ook direct zakelijke voordelen op. Hoe eenvoudiger en efficiënter het platform werkt voor praktijken, hoe aantrekkelijker het wordt voor nieuwe klanten.
“De grootste winst zit voor ons eigenlijk in acquisitie,” zegt Jelger. “Ons aanbod wordt makkelijker te begrijpen. En dat haalt drempels weg voor klanten die twijfelen om over te stappen.”
Payt kijkt samen met Mollie alweer vooruit. De volgende stap: dezelfde soepele reconciliatie mogelijk maken voor fysieke betalingen, met Point of Sale-terminals. Daarnaast wil Payt de opzet verder uitbreiden naar Duitsland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk.
“Dit soort integraties zorgen voor betere automatisering en minder haperingen in het proces,” legt Jelger uit. “Datis precies het verschil met traditionele banken.”
"Our reconciliation scores are now incredibly high. We’ll be closing in on 100% fully automated reconciliation. It saves our customers a massive amount of actual time, and they have peace of mind that nothing will go wrong. "
Jelger Gustafsson, oprichter van Payt
Wat dit betekent voor SaaS-platforms
Het verhaal van Payt begint in de zorg, maar het probleem speelt veel breder. In heel Europa verwerken SaaS-platforms en marktplaatsen bankoverschrijvingen voor hun gebruikers. En juist daar wringt het vaak: verouderde bankinfrastructuur maakt het lastig om factuurbetalingen te scheiden van andere geldstromen. Daardoor ontstaat ruis in de data. En die ruis vertraagt de boekhouding, of je nu werkt met zorgverleners, B2B-platforms of B2C-merken met hoge volumes.
Bij bankoverschrijvingen gaat het bovendien vaak om grotere bedragen: betalingen waarbij kaartlimieten of transactiekosten een rol spelen. Als zo’n betaling vastloopt of automatisch wordt teruggestort, blijft er dus meteen veel omzet liggen.
Met virtuele IBAN’s en flexibele reconciliatie helpt Mollie platforms om dat probleem bij de bron op te lossen. Voor SaaS-bedrijven zoals Payt verandert reconciliatie zo van handmatig werk in een schaalbare productfunctie. Een functie die hun platform sterker maakt voor elke organisatie die erop bouwt.
Geen verloren bankoverschrijvingen meer
Verwerkt je platform bankoverschrijvingen voor submerchants? Dan weet je hoeveel tijd en omzet verloren kan gaan wanneer betalingen automatisch worden teruggestort. Met Mollie’s virtuele IBAN’s en Unmatched Credit Transfer API voorkom je dat.
Ontdek Mollie for Marketplaces of neem contact op met ons team om je betaalstroom te upgraden.
Loop geen overboekingen meer mis
De Virtual IBANs en Unmatched Credit Transfer API van Mollie zijn speciaal ontworpen om automatische terugstortingen te voorkomen.