Booking Experts

“We hebben meerdere jaren de tijd genomen om de perfecte, allesomvattende oplossing te bouwen.”

Interview met Maureen — CEO van Booking Experts.

Booking Experts

Alles-in-1 reserveringssysteem voor vakantieparken Booking Experts zorgt niet alleen voor efficiëntie, het maakt ook het werk van de medewerkers leuker. Maureen: “Als een receptioniste tot acht uur per week kwijt was aan het aansturen van schoonmakers, dan kan ze die tijd nu besteden aan leukere dingen. Bijvoorbeeld door te zorgen dat er een welkomstbericht voor de gasten verstuurd wordt.” Sinds de oprichting in 2011, heeft er nog niet één klant opgezegd om naar een ander systeem over te stappen.

CEO van Booking Experts Maureen Ilboga aan de desk van een vakantiepark

Alle processen automatiseren

Oprichter van Booking Experts Ali Ilboga had een webdesignbureau dat websites bouwde voor allerlei bedrijven, waaronder vakantieparken. De ervaringen in deze branche vormden de inspiratie voor de oprichting van Booking Experts. Maureen: "We bouwden een prachtige website, maar wilde je als klant boeken, dan kreeg je een telefoonnummer of een e-mailadres waar je een boekingsaanvraag kon doen. Of je ging naar een systeem dat qua design en functionaliteit uit 1995 leek te komen. Uit frustratie hierover besloten we een eigen systeem te bouwen. Hiervoor zijn we letterlijk naast de parkmanager gaan zitten, naast de secretaresse, naast de schoonmaker, om te kijken welke stappen zij elke dag moeten doorlopen.”

Het dashboard van Booking Experts aan de balie van een vakantiepark

Hoewel Booking Experts in 2011 officieel gelanceerd werd, heeft het bedrijf meerdere jaren de tijd genomen om de perfecte, allesomvattende oplossing te kunnen bouwen. Ook nu blijft Booking Experts het systeem verbeteren. “We maken gebruik van een Trello-board, waarop we verzoeken van klanten plaatsen. Vervolgens kan hier door andere klanten op gestemd worden. Het verzoek met de meeste stemmen wordt dan ingewilligd. Hierdoor voelen klanten zich serieus genomen, óók als ze net begonnen zijn. Bovendien geeft het hen direct inzicht in waar we mee bezig zijn.”

“Klanten voelen zich serieus genomen, óók als ze net begonnen zijn.”

Maureen Ilboga CEO van Booking Experts

Geen technologie-experts

Dit kunnen zowel grote als kleine dingen zijn, zoals het kiezen van een beter tijdstip om een sms-bericht naar de gast te versturen, maar ook de implementatie van een module die het mogelijk maakt om prijzen aan te passen naargelang de drukte. Wat het ook is, het moet ervoor zorgen dat alles zo eenvoudig mogelijk is voor de klanten.

“Over het algemeen zijn onze klanten geen technologie-experts. Het zijn gepassioneerde ondernemers, die dag en nacht met hun park bezig zijn. Daar komt bij dat er veel ondernemers bij zijn die de boot naar digitalisering gemist hebben. Ze weten dat ze er iets mee moeten, maar ze hebben geen idee waar ze moeten beginnen. Onze technologie moet dus geen vragen oproepen, het moet vragen wegnemen. Uiteindelijk profiteert iedereen daarvan.”

“Onze technologie moet geen vragen oproepen, het moet vragen wegnemen.”

Maureen Ilboga CEO van Booking Experts

Een voorbeeld? "Stel dat een gast een reservering plaatst, dan triggert dat automatisch een aantal andere acties. Bijvoorbeeld een e-mail die een week voor aankomst verstuurd wordt, met de vraag of de gast de bedden opgemaakt wil hebben, tegen een kleine meerprijs. De planner krijgt dit vervolgens automatisch als taak in zijn overzicht, net als de schoonmaker. Is de taak uitgevoerd dan verschijnt dit als vinkje in het overzicht van de receptie die de gast kan geruststellen bij aankomst: de bedden zijn opgemaakt, zoals verzocht.”

Een belangrijk onderdeel van de beleving

Want dat is het uiteindelijke doel van Booking Experts: het optimaliseren van het vakantiegeluk van de gast. Dit wordt mede mogelijk gemaakt door het eigen Content Managementsysteem (CMS), dat direct communiceert met de back-end. Maureen: “Stel dat er een tijdelijke kortingsactie ingesteld wordt in de back-end, dan verschijnt die automatisch op de website, zonder dat je daar iets voor hoeft te doen.” Hoe meer processen geautomatiseerd kunnen worden, hoe meer saai en repeterend werk weggenomen wordt voor de medewerker, hoe meer dingen er gedaan kunnen worden om de gast echt tevreden te maken. Het gaat om de beleving voor de gast en die beleving begint al op de website.

CEO van Booking Experts Maureen Ilboga lopend op een vakantiepark

Daarom heeft Booking Experts ook Booking Boosters geïntroduceerd, waarmee het ook de marketing uit handen neemt. Maureen: “Maar ook de betaling is een belangrijk onderdeel van de beleving. Veilig kunnen betalen geeft ook vertrouwen en is een belangrijk onderdeel van het boekingsproces. Ook de keuze voor de betaalmethodes draagt daaraan bij.” Waar veel ondernemers ervoor kiezen om een kleine selectie betaalmethodes aan te bieden, adviseert Booking Experts haar klanten om alles aan te bieden. “Er zijn betaalmethodes die relatief duur zijn, zoals creditcard. Maar als dat ervoor zorgt dat de gast rechtstreeks bij jou boekt en niet naar een bekend boekingsplatform gaat, dan scheelt je dat veel geld.”

‘Apple Pay, dat wil ik ook!’

"Dat is een van de redenen waarom we voor Mollie kiezen, het integreren van betaalmethodes is heel erg makkelijk. Dat geldt overigens voor het complete proces. Bij Mollie is alles erg makkelijk gemaakt. Wij raden Mollie aan en vervolgens hoeft een klant alleen een account aan te maken en de Live API-key naar ons te sturen. Voor ons is het van groot belang dat dit zo makkelijk is, want anders komen er vragen van onze klanten en dat levert vertraging op. En dat kunnen we niet gebruiken. Het is voor ons dan ook een belangrijk verkoopargument om te kunnen zeggen: wij werken samen met Mollie en met Mollie kun je in 5 minuten je betalingskoppeling online hebben.

Bovendien kunnen we nu vol trots vertellen dat we werken met Apple Pay, omdat Mollie dat mogelijk maakt. Van dat soort dingen denken onze klanten ‘wow Apple Pay, dat is gaaf, dat wil ik ook!’. Het maakt de keuze om met ons in zee te gaan makkelijker. Mollie maakt dat mogelijk voor ons. Want we willen dat de ondernemer ook naar betalingen geen omkijken heeft en dat komt ten goede aan het belangrijkste: de tevreden gast."

“Het is voor ons een belangrijk verkoopargument om te kunnen zeggen: wij werken samen met Mollie.”

Maureen Ilboga CEO van Booking Experts

Meer verhalen lezen?

Meld je aan voor notificaties.

“Ons succes in e-commerce stelt ons in staat andere gave projecten op ons te nemen.”— Martijn Wijsmuller, Medeoprichter van Ask Phill