Фактурирането е важна част от всеки бизнес, основан на услуги. Фактурата не само предоставя полезен запис на платежните транзакции‚ но и ви позволява да разберете какви услуги са били извършени по ясен и кратък начин. Но какво се случва, когато трябва да направите промени, след като една фактура вече е била изготвена? Един често срещан счетоводен съвет е в такива случаи да се използва кредитно или дебитно известие, вместо да се създава изцяло нова фактура с необходимите допълнения.
Какво е кредитно известие?
Какво означава терминът „кредитно известие“?
Ако не бяха кредитните известия, обработващите фактури щяха да бъдат принудени да създават съвсем нова фактура всеки път, когато трябваше да се направи промяна. Вместо да избират този подход, повечето обработващи фактури предпочитат да добавят кредитно известие към оригиналната фактура, за да отбележат къде е трябвало да бъде приложен кредит.
Дебитно известие срещу кредитно известие
Известна още като дебитно известие, дебитната бележка уведомява клиента за всякакви текущи задължения, поети от името на бизнеса или на клиента. Например, ако определени услуги са предоставени, преди фактурата да бъде изготвена, бизнесът може да включи дебитно известие във фактурата, за да напомни на клиента какво допълнително плащане се дължи. Или ако клиент върне артикул, може да бъде издадено дебитно известие, за да го информира колко е било възстановено или кредитирано по сметката му.
Дебитното известие се различава от кредитното известие по това, че представлява запис за вече предоставени услуги или върнати от клиента продукти. Кредитното известие служи като допълнение към фактурата, когато клиент поиска допълнителни стоки или услуги, или ако размисли относно определена услуга.
Причини, поради които може да е необходимо кредитно известие
Кредитното известие може да бъде необходима част от процеса на фактуриране по много причини. Ето някои примери за случаи, в които може да се издава кредитно известие:
Повредена пратка: Ако пратка пристигне с частично повредени стоки, може да бъде издадено кредитно известие за повредените материали, докато от клиента все още се очаква да плати пълната цена за неповредените стоки.
На клиент е начислена по-висока сума:Автоматизираното фактуриране е поело голяма част от счетоводната индустрия, което намалява много от човешките грешки, които преди редовно се промъкваха в системата. Въпреки това все още има ситуации, в които на клиентите може да бъде начислена по-висока сума поради някаква счетоводна неточност. Кредитно известие може да бъде приложено, за да се поправи този проблем чрез възстановяване на сумата или сторниране на плащането.
Пратка пристигна късно и беше договорено обезщетение: Ако част от споразумението зависи от това стоките или услугите да бъдат доставени на определена дата, тогава може да се приложи кредитно известие, ако тази дата е била пропусната, като форма на уреждане между търговеца и клиента.
Клиент променя решението си относно услугите: Когато фактура се издава за няколко продукта или услуги наведнъж, клиентът може да промени решението си за един или два от тези артикула, но все пак да се нуждае от останалите. В такива случаи към фактурата може да се добави кредитно известие вместо да се създава изцяло нова.
Как да създадете кредитно известие
Създаването на кредитно известие е подобно на изготвянето на първоначална фактура, като основната разлика е, че трябва да се уверите, че посочвате оригиналната фактура в кредитното известие. Някои важни данни, които трябва да бъдат посочени в кредитното известие, включват:
Информация за клиента
Датата на издаване
Номерът на кредитното известие
Номерът на оригиналната фактура
Общата кредитирана сума
Контактна информация на вашата компания (име, адрес, ДДС номер/EIN)
Как да обработите кредитно известие
Обработването на кредитно известие зависи от ситуацията и предпочитанията на клиента. Например, ако кредитното известие е за конкретен продукт, който клиентът е решил, че вече не желае да закупи, тогава кредитното известие може да бъде използвано за компенсиране на стойността на бъдещи плащания. Ако клиентът избере, може вместо това да поиска сумата да му бъде върната в брой. Независимо какво избере клиентът, бизнесът трябва да актуализира счетоводните си записи съответно, за да гарантира, че разполага с точна отчетност за транзакцията.
Защо трябва да използвате Mollie за вашите счетоводни нужди
Независимо дали издавате фактури или добавяте нови опции за плащане към уебсайта си, Mollie е простото решение за счетоводна интеграция. Ние помагаме на бизнеса да интегрира безпроблемно платежно изживяване за своите онлайн клиенти. Научете повече още днес, като се свържете с нашия екип.
Повече актуализации
250,000,000 ways Mollie Capital helps businesses grow
Mollie Capital has provided over €250M in funding to European businesses. Discover how fast, flexible funding can help you seize growth opportunities.
Бизнес сметка, създадена за начина, по който работите в действителност
Ние преминаваме отвъд плащанията, за да подобрим управлението на финансите. Открийте историята зад Mollie Business Account и как нашата единна платформа подкрепя амбициозните бизнеси в Европа.
Не всички бизнес акаунти са еднакви
С нарастването на бизнеса ви нараства и сложността. Mollie Business Account е наистина интегриран финансов двигател, създаден да подпомага растежа и да опростява финансите.
Проверка на касата със задна дата – лесно е
Касов отчет може да бъде създаден и със задна дата. Показваме ви как работи и ви превеждаме през процеса стъпка по стъпка.
Останете в час
Никога не пропускайте актуализация. Получавайте обновления за продукти, новини и истории на клиенти направо в пощенската си кутия.