Hoe werkt vooruitbetalen?

Familie & Finanzen: So gehen Familien in Deutschland mit Geld umFamilie & Finanzen: So gehen Familien in Deutschland mit Geld um
Nick Knuppe
Head of Product Marketing
Customer-centric marketer, fanatical about GTM.

Als ondernemer is het belangrijk dat je cashflow, ook wel kasstroom, positief en consistent blijft. Want hoe beter je cashflow, hoe makkelijker het is om te investeren, je rekeningen op tijd te betalen, en de relatie met je leveranciers te onderhouden.

Maar wat als er te vaak meer geld uitgaat dan dat er inkomt, en je dus niet zo’n stabiele cashflow hebt? Vooruitbetalingen zijn het antwoord. Je kunt deze betaalvoorwaarde gebruiken voor nieuwe klanten, of voor klanten die vaak laat betalen. Het is wel belangrijk dat je deze inkomsten tot op de laatste euro verantwoordt, om je boekhouding op orde te houden.

Laten we eens kijken wat vooruitbetalen precies is, hoe je het verwerkt in je boekhouding, en wat de voor- en nadelen van deze betaalvoorwaarde zijn.

Wat is vooruitbetalen?

Vooruitbetalen is een betaalvoorwaarde waarbij klanten betalen vóórdat ze het product ontvangen. Een vooruitbetaling kan een forfaitaire vergoeding, een (complete) vooruitbetaling, of een aanbetaling (voorschot) zijn.

Wat je precies kiest, is afhankelijk van een paar factoren:

  • Hoe groot is het project?

  • Moet je kosten maken om je product te maken (materiaalinkoopkosten)?

  • Wat is de betaalreputatie van de klant? Je kunt dit nagaan bij een kredietinformatiebureau of kredietverzekeraar. Bij particulieren kun je hiervoor contact opnemen bij het Bureau Krediet Registratie (BKR).

Waarom vraag je je klanten om een vooruitbetaling?

Er zijn verschillende redenen waarom een vooruitbetaling handig kan zijn voor jouw onderneming. 

  1. Vooruitbetalingen verminderenhetrisico op wanbetalingen. En omdat meer ondernemingen te maken hebben met financiële onzekerheden (door de pandemie, maar recenter nog door de oorlog in Oekraïne), is vooruitbetalen een trend die we steeds vaker zien. In sommige branches zijn vooruitbetalingen altijd al de standaard geweest. 

  2. Vooruitbetalingen kunnen je ook helpen met een goede cashflow, en er dus voor zorgen dat jij je business financieel gezond houdt.

  3. Je kunt ook in specifieke situaties vragen om een vooruitbetaling:

  • om de materiaalkosten van een project te dekken;

  • bij een klant die een slechte betaalreputatie heeft;

  • wanneer je een beperkte productcapaciteit hebt;

  • wanneer je een product op maat maakt;

  • om het risico van wanbetalingen bij grotere bestellingen te verminderen

  • wanneer de klant zelf vraagt of ze vooruit kunnen betalen, wat soms voorkomt als ze kasstelsel gebruiken.

Voorbeelden van vooruitbetalingen

  • Een aanbetaling aan een website-ontwikkelaar bij het maken van je website.

  • Bij een kwartaal- of jaarabonnement voor een streamingdienst.

  • Een voorschot voor je advocaat.

  • Vooruitbetalingen met creditcard.

Hoe werkt een vooruitbetaling? 

Maak eerst een schatting van het budget van je product of het project. Wees zo nauwkeurig mogelijk – je wilt je klant niet teveel in rekening brengen.

Zodra je de factuur verzendt en de betaling ontvangt, boek je de transactie. Nogmaals, nauwkeurigheid is essentieel.

Een vooruitbetaling boeken

Het is belangrijk om de betaling te verantwoorden. Zo doe je dat:

1. Om wat voor soort vooruitbetaling gaat het?

Ten eerste stel je vast om wat voor soort vooruitbetaling het gaat. 

  • Verdiende inkomsten: de producten zijn al aan de klant geleverd, maar er is nog niet gefactureerd. 

  • Onverdiende inkomsten: de betaling voor producten of diensten die in de toekomst geleverd worden. 

Vervolgens stel je een rekening voor uitgestelde inkomsten in. Let op: dit is nog geen verdiende omzet, want je bent jouw klanten nog een levering verschuldigd. 

Ten derde koppel je de betaling aan de juiste klant. Wees er zeker van dat je voor iedere nieuwe klant een account hebt aangemaakt. Je boekt de verdiende en onverdiende inkomsten op de juiste account.

2. Boek het aanbetaalde bedrag

Volgens het periodeboekhouden rapporteer je niet-verdiende inkomsten als aansprakelijkheid. Registreer elke vooruitbetaling, die binnen het jaar wordt ontvangen, als een kortlopende schuld. 

  • Verminder het tegoed van de klant op je kasrekening;

  • Crediteer dit bedrag ook op de kortlopende schuld 

Ter herinnering: debiteringen verhogen de activa, de kosten en de dividendposten. Crediteringen verlagen juist deze posten en verhogen daarbij het eigen vermogen en de passiva. 

Nadat je hebt project hebt voltooid, of het product is geleverd, stuur je je klant een factuur met wat ze je nog verschuldigd zijn (totale betaling minus aanbetaling).

Je verantwoordt je opbrengsten op het moment dat je het project volledig hebt opgeleverd en je de klant hebt gefactureerd. Niet wanneer je het geld hebt ontvangen.

Vergeet niet om: 

  • de ontvangsten te crediteren

  • de debiteurenposten te debiteren

  • de deposito’s van klanten te debiteren

3. Registreer de aanbetaling in je boekhouding

Afhankelijk van het soort aanbetaling, registreer je deze als volgt op je resultatenrekening of balans:

  • Onverdiende inkomsten: zet het op de balans;

  • Verdiende inkomsten: zet het op de resultatenrekening, zodra de factuur verzonden is.

Nadat je de klant hebt gefactureerd, verwerk je de factuur op de juiste manier in je administratie. Niet-verdiende inkomsten worden van de balans gehaald, omdat je het bedrag aan de factuur van de desbetreffende klant kunt koppelen. Op dezelfde wijze verplaats je verdiende inkomsten van de resultatenrekening naar de factuur. 

Waarom is het belangrijk dat je je vooruitbetalingen boekt?

Vooruitbetalingen kunnen je inkomsten verhogen en ervoor zorgen dat de kosten voor het leveren van een product, je winstmarge niet schaden.

Maar je moet al deze betalingen goed verantwoorden om verwarring te voorkomen. Doe je dit niet, dan is het lastig om je boekhouding met terugwerkende kracht op orde te krijgen. 

De voor- en nadelen van vooruitbetalingen

Jouw bedrijf kan profiteren van vooruitbetalingen. Maar deze manier van factureren heeft ook een paar nadelen. Laten we beginnen met de voordelen:

Voordelen van vooruitbetalingen

  • De kans dat je achter je betalingen aan moet gaan is kleiner.

  • Met een vooruitbetaling heb je weinig risico op verlies. Je kunt je project vooraf financieren.

  • Je kunt de inkomsten en kosten van het project in hetzelfde tijdsbestek verantwoorden.

  • Je houdt je cashflow consistent.

  • Het maakt het makkelijker om je facturen te automatiseren.

Nadelen van vooruitbetalingen

  • Klanten zijn er misschien niet aan gewend.

  • Het is lastiger om een terugbetaling te doen.

  • Als er iets verandert, moet je de wijzigingen corrigeren op de volgende factuur.

Vooruitbetalingen en betalingsverwerking

Vooruitbetalingen verminderen het risico dat je niet betaald krijgt voor een geleverd product of dienst. Het kan je helpen een stabiele inkomstenstroom te krijgen, maar het is belangrijk dat je alle vooruitbetalingen correct boekt.

Zorg ervoor dat jij aan jouw kant de afspraak ook nakomt. Hiermee houd je je reputatie intact en zullen meer klanten je vertrouwen en een vooruitbetaling doen. Wijs je klanten erop dat ze jouw kredietwaardigheid kunnen controleren bij een kredietverzekeraar.

Let er ook op dat je een duidelijke manier van werken hebt om de vooruitbetaling naadloos te laten verlopen. Doe dit bijvoorbeeld door online betalingen aan te bieden. Zo maak je betalingen voor je klant makkelijk, en worden betalingen sneller voldaan. 

Groei samen met Mollie 

Bij Mollie maken we betalingen makkelijk, zodat jij je business kunt laten groeien. Dit doen we door je klanten een soepele checkout-ervaring aan te bieden, helemaal afgestemd op een optimale conversie. We bieden veel betaalfeatures en alle grote betaalmethodes, zodat jij kunt groeien.

Ontdek meer over het verwerken van je betalingen met Mollie.

Groei samen met Mollie 
Ontdek meer