Hoe werkt SEPA-incasso?

Familie & Finanzen: So gehen Familien in Deutschland mit Geld umFamilie & Finanzen: So gehen Familien in Deutschland mit Geld um
Nick Knuppe
Head of Product Marketing
Customer-centric marketer, fanatical about GTM.

Met een SEPA-incasso doe je makkelijker zaken binnen Europa en zelfs een paar landen daarbuiten. Binnen de SEPA-zone kun je heel makkelijk eenmalige of zelfs terugkerende betalingen incasseren. Je hebt hiervoor toestemming van je klant nodig en het internationale bankrekeningnummer (IBAN).

Wat is SEPA-incasso?

SEPA-incasso is een Europees systeem voor automatische incasso’s. Hiermee kunnen bedrijven eurobetalingen incasseren van rekeningen in 34 SEPA-landen. SEPA staat voor ‘Single Euro Payments Area’. Bijna heel Europa doet mee (27 landen), drie landen uit de Verenigde Arabische Emiraten, en nog zes andere landen. Bekijk hier de complete lijst.

Soorten SEPA-incasso’s

Er zijn twee soorten SEPA-incassobetalingen: de Standaard Europese incasso, en de Zakelijke Europese incasso.

Standaard Europese incasso (SEPA Core Direct Debit) 

Deze incasso wordt vooral gebruikt voor transacties tussen bedrijven en particulieren. Je kunt er eenmalige incasso’s mee doen, maar ook terugkerende betalingen. Denk aan mobiele-telefoonabonnementen, energierekeningen en andere abonnementen.

Elke onderneming die een betaling wil incasseren, moet hier toestemming voor hebben van de klant. Die geeft hiervoor een machtiging. Dat kan op papier of digitaal, bijvoorbeeld bij de checkout.

Zakelijke Europese incasso (SEPA B2B Direct Debit)

Deze SEPA incasso is bedoeld voor business-to-business. Ook voor deze incasso moet er een machtiging worden uitgegeven. Niet alle banken bieden deze incasso aan.

Welke SEPA-incasso past het beste bij jouw onderneming?

Het verschil tussen de Standaard Europese-incasso en SEPA B2B

Het belangrijkste verschil tussen deze twee services is hoe ze met terugbetalingen en terugboekingen omgaan. Omdat het bij de Standaard Europese incasso om consumenten gaat, heb je te maken met meer rechten voor het terugboeken van een betaling.

Met de Standaard Europese incasso kunnen klanten tot acht weken na betaling een terugbetaling aanvragen. Ze hoeven hiervoor geen reden op te geven. En als er geen machtiging is (of als deze kwijt is), hebben klanten 13 maanden om een terugbetaling aan te vragen.

SEPA B2B is alleen voor bedrijven. Zolang de betaling overeenkomt met de machtiging, kunnen ze geen terugbetaling aanvragen.

Een ander verschil is dat bij de Standaard Europese incasso klanten niet verplicht zijn om de bank te machtigen. Het bedrijf dat het geld wil incasseren, moet ervoor zorgen dat ze hiervoor toestemming krijgen. 

Omdat het bij SEPA B2B vaak om grotere bedragen gaat, moeten beide partijen wel een machtiging geven via hun bank.

Wat is een SEPA-incasso machtiging?

Een SEPA-incasso machtiging is een document waarmee de klant toestemming geeft voor een incasso. De machtiging wordt vaak meegeleverd met het contract. 

De klant vult hier zijn persoonlijke gegevens (naam en adres) en bankgegevens in, en ondertekent het document. Verder staat er informatie in over hoe je klant een terugbetaling kan aanvragen. Als bedrijf ben je verplicht om deze gegevens te verstrekken.

Het document is niet geldig zonder handtekening, en je mag alleen geld incasseren als de machtiging helemaal is ingevuld.

In de e-commerce is de machtiging vaak elektronisch. Het invullen ervan is een verplicht onderdeel van de checkout. De klant moet zijn of haar naam, adres en bankrekeninggegevens verstrekken. Een handtekening is hier niet nodig.

Wat zijn de voordelen van SEPA-incasso?

  • SEPA-incasso is snel, veilig en makkelijk.

  • Er geldt geen limiet op het bedrag, of op hoe vaak je een betaling mag incasseren. Het enige waar je op moet letten, is dat het bedrag overeenkomt met de machtiging.

  • Je kunt SEPA-incasso gebruiken binnen het hele SEPA-gebied.

  • Je krijgt meer controle over je cashflow, doordat je niet hoeft te wachten tot klanten er zelf aan denken dat ze hun rekening moeten betalen.

  • Het scheelt administratie, omdat je niet achter eventuele wanbetalers aan hoeft te gaan.

  • SEPA-incasso's zijn meestal gratis voor jou en je klant. 

Wanneer is een SEPA-incasso niet handig?

Het grootste probleem bij SEPA-incasso's is het risico op terugboekingen. Klanten hebben acht weken de tijd om via hun bank een terugboeking aan te vragen. Ze hoeven hiervoor geen reden op te geven. En als er geen machtiging is afgegeven of deze is kwijtgeraakt, hebben ze 13 maanden om een terugboeking aan te vragen.

Bedrijven die te maken hebben met onroerend goed, investeringen of andere waardevolle activa, kunnen beter kiezen voor een overschrijving.

Wat is een Incassant ID of Creditor ID?

Iedereen die een betaling wil incasseren, moet een Incassant ID aanvragen. Met een Incassant ID kunnen banken en klanten transacties verifiëren, een terugboeking aanvragen, en de machtiging controleren.

Hoe annuleer je een SEPA-incasso?

Zowel jij als je klant kunnen een SEPA-incasso annuleren. Je kunt dit handmatig doen via je betalingsverwerker, of automatisch na een bepaalde datum of een bepaald aantal betalingen.

Zodra je de incasso hebt geannuleerd, ben je verplicht om de annuleringsdocumenten te bewaren. Normaal gesproken wordt deze informatie opgeslagen door je betalingsverwerker.

De voordelen van SEPA-incasso met Mollie

Als je een online business runt, is het belangrijk dat je automatische incasso's makkelijk kunt beheren. Met Mollie activeer je in een handomdraai SEPA-incasso in je account. Ook bieden we gegevensopslag volgens de normen van AVG, geautomatiseerde processen, persoonlijke dashboards en realtime rapportages aan. Zo helpen we je om sneller bedrijfskritische beslissingen te nemen. Onze betalingsoplossing is makkelijk te gebruiken, en heeft een reeks bruikbare plug-ins om aan al je zakelijke behoeften te voldoen.

Lees meer over betalen met Mollie.

Veilige betalingen met Mollie
Online betaalmethoden voor je webshop