Steeds meer organisaties in Europa stappen af van handmatige betaalprocessen. Ze koppelen hun formulieren direct aan hun betaalprovider en vervangen uren aan opvolging door geautomatiseerde workflows.
Vlaamse Handbalvereniging vzw
De Vlaamse Handbalvereniging vzw (VHV) houdt toezicht op de groei en ondersteuning van handbalclubs in Vlaanderen. Voor zomerkampen, kledingbestellingen en competitie-inschrijvingen werkte de organisatie lange tijd met handmatige facturatie. Dat vroeg veel opvolging: betalingen controleren, openstaande facturen opvolgen en gegevens in verschillende systemen bijhouden.
Dries Boulet, secretaris-generaal bij de Vlaamse Handbalvereniging, zegt:
“Dit proces vergde veel administratieve opvolging, handmatige reconciliatie van betalingen en communicatie over onbetaalde facturen. Het was een erg tijdrovend proces voor ons team.”
Met de koppeling tussen Mollie en Jotform beheert VHV inschrijvingen en betalingen nu vanuit één workflow. Dat scheelt tijd, vermindert handmatig werk en geeft het team meer ruimte om zich op de sport te richten.
“Mollie koppelen aan Jotform was een eenvoudig en gebruiksvriendelijk proces. De integratie was makkelijk in te stellen en zorgde ervoor dat we snel konden overstappen van een handmatige workflow naar een geautomatiseerd en efficiënt systeem.” – Dries Boulet, secretaris-generaal, Vlaamse Handbalvereniging
Ook voor leden werd het betaalproces soepeler. Vertrouwde betaalmethoden zoals Bancontact zaten al in de betaalmix, maar via de integratie maken ze nu direct deel uit van het registratieproces. Dat maakt betalen makkelijker op het moment van inschrijven.
De grootste impact zit volgens Boulet in de tijdwinst. Wat vroeger uren aan opvolging en reconciliatie kostte, gebeurt nu automatisch. Daardoor kan het team meer tijd besteden aan hun kernmissie: handbal in Vlaanderen laten groeien en ondersteunen.
Inspire Top Tennis en Ligue Francophone de Handball
Ook andere clubs halen tijdwinst uit de koppeling. Inspire Top Tennis gebruikt Mollie en Jotform voor boekingen van trainingssessies. De betaling gebeurt direct bij de inschrijving, zodat het team daar later niet meer achteraan hoeft.
Ligue Francophone de Handball gebruikt de formulieren voor complexere competitie-inschrijvingen. Dat helpt de organisatie om inschrijvingen en betalingen beter te stroomlijnen en het aantal openstaande betalingen te verminderen.
Voor beide clubs is het resultaat hetzelfde: minder spreadsheets, minder handmatige fouten en meer tijd op de baan of het veld. Zo verandert een tijdrovende administratieve klus in een betrouwbaar systeem dat met de club meegroeit.
