PCI-compliance voor betaalterminals: wat je als bedrijf moet weten

Staat je terminal op de lijst? Geen paniek, maar wacht ook niet tot het laatste moment. Met deze checklist regel je de overstap zonder dat je dagelijkse operatie stilvalt.

1. Controleer je hardware

Heb je een winkelketen met vestigingen in meerdere landen? Handmatig elke winkel checken kost onnodig veel tijd. Begin in plaats daarvan met een digitale controle. In de meeste enterprise-level beheerportalen kun je een CSV-export maken van je betaalterminals, inclusief modelnamen, serienummers en de huidige PCI-versies.

Digitale gegevens zijn echter niet altijd compleet. Als je portaalgegevens verouderd zijn, kun je kiezen voor een hybride controle. Vraag je winkelmanagers op alle locaties om de serienummers en modelnamen van elk apparaat op een centrale schijf te zetten. 

Vergelijk die data vervolgens met de bovenstaande EOL-lijst of neem contact op met je provider om te bepalen hoeveel terminals je precies moet vervangen.

Zo weet je niet alleen welke modellen risico lopen, maar zie je ook of je nog maandelijkse huur betaalt voor apparaten die eigenlijk niet meer worden gebruikt. 

2. Kies een next-generation terminal 

Zie dit als een kans om je klantervaring te verbeteren. Stel jezelf deze vragen:

• Wil ik bij mijn huidige provider blijven of overstappen naar een softwareoplossing zoals Tap to Pay?

• Helpt een mobiele terminal (zoals de Mollie A920 Pro) me om wachtrijen aan de kassa te voorkomen?

Besluit je bij je provider te blijven? Neem dan contact met hen op en vraag naar upgradeprogramma's, inruilmogelijkheden of kortingen. Sommige providers bieden incentives om over te stappen op een compliant, up-to-date terminal.

Wil je overstappen op andere hardware? Onderzoek dan opties die meer veiligheid en flexibiliteit bieden, en moderne betaaloplossingen ondersteunen.

3. Stel je oude terminal veilig buiten gebruik

Gooi een oude terminal niet zomaar in de prullenbak. Deze apparaten hebben gevoelige kaartgegevens verwerkt. Je moet ze dus zorgvuldig afvoeren.

• Wis en meld af: Gebruik de terminal-instellingen om alle gegevens te wissen en meld het apparaat af bij je huidige provider. Zo voorkom je dat er geen bedrijfs-ID's of configuratiegegevens op de hardware achterblijven.

• De noodstop: Veel moderne terminals hebben een sabotagedetectiemechanisme dat wordt geactiveerd als het apparaat wordt geopend. Zorg er daarom voor dat je de terminal ook in het portaal van je provider officieel buiten gebruik stelt.

• Recycle verantwoord: Terminals zijn elektronisch afval. Kijk of je provider een terugnameregeling heeft, of schakel een gecertificeerde e-afvalrecycler in zodat lithiumbatterijen en printplaten op een duurzame manier worden verwerkt.

4. Breng je boekhouding op orde

Bij het wisselen van terminal gaat het vaak mis op één punt: data. Tussen je oude en je nieuwe systeem ontstaan gaten, en die wil je niet in je administratie. Met deze stappen blijven al je gegevens veilig:

• Download je oude rapporten: Schakel je oude provider pas uit nadat je ten minste 12 maanden aan transactiegeschiedenis hebt gedownload. Handig voor je eigen administratie én je belastingaangifte.

• Richt je dashboard in: Als je overstapt naar Mollie, neem dan even de tijd om je winkellocaties in het dashboard te configureren. Zo kun je elke transactie aan een specifieke terminal of stad koppelen, en wordt je maandelijkse reconciliatie makkelijker.

• Werk je Self-Assessment Questionnaire (SAQ) bij: Zodra je nieuwe terminals actief zijn, update je je jaarlijkse SAQ. Met een moderne, geïntegreerde oplossing zoals Mollie is dat zo gedaan.