Wat is een creditnota?

Facturering is een belangrijk onderdeel van iedere dienstverlenende onderneming. Een factuur is niet alleen een nuttig overzicht van de betaaltransacties, maar laat je ook op een duidelijke en beknopte manier zien welke diensten je hebt verleend. Maar wat gebeurt er als je wijzigingen moet aanbrengen nadat een factuur is opgemaakt? Een gebruikelijke administratieve tip is dan een credit- of debetnota aanmaken in plaats van een nieuwe factuur met de nodige aanvullingen.

What does the term “credit note” mean?

Zonder creditnota’s zou de factuuradministratie iedere keer dat er een wijziging aangebracht moet worden een nieuwe factuur moeten opstellen. In plaats daarvan voegt de factuuradministratie meestal liever een creditnota toe aan de oorspronkelijke factuur om aan te geven waar een creditering had moeten worden toegepast.

Debetnota versus creditnota

Een debetnota informeert een klant over lopende schuldverplichtingen voor het bedrijf of voor de klant. Wanneer bepaalde diensten bijvoorbeeld zijn verleend voordat de factuur is opgesteld, kan het bedrijf een debetnota met de factuur meesturen om de klant eraan te herinneren welke betaling nog meer verschuldigd is. Of als een klant een artikel retourneert, kan een debetnota worden opgemaakt om te laten weten hoeveel er is terugbetaald of op zijn rekening is bijgeschreven.

Anders dan in een creditnota worden in een debetnota de al verleende diensten of de door de klant geretourneerde artikelen vermeld. Een creditnota is een aanvulling op een factuur wanneer een klant extra goederen of diensten vraagt, of wanneer een klant van gedachten verandert over een bepaalde dienst.

Reden waarom een creditnota nodig kan zijn

Een creditnota kan om veel redenen een noodzakelijk onderdeel zijn van de factureringsprocedure. Een paar voorbeelden van wanneer je een creditnota kunt uitschrijven:

• Een beschadigde zending: Als een zending gedeeltelijk beschadigd aankomt, kan er een creditnota worden uitgeschreven voor de beschadigde goederen terwijl de klant nog steeds de volle prijs moet betalen voor de onbeschadigde goederen.
• Een klant is teveel in rekening gebracht:Geautomatiseerde facturering heeft een belangrijke plaats ingenomen in de administratieve sector, waardoor er veel minder menselijke fouten voorkomen die vroeger haast als vanzelf het systeem inslopen. Toch zijn er nog steeds situaties waarin de klant teveel in rekening wordt gebracht als gevolg van een of andere administratieve onnauwkeurigheid. Met een creditnota kan deze kwestie worden opgelost door middel van restitutie of terugvordering.
• Een zending komt te laat aan en restitutie is overeengekomen: Als een deel van een overeenkomst draait om de levering van goederen of diensten op een bepaalde datum en die datum is niet gehaald, kan een creditnota worden gebruikt als gebaar van verzoening tussen de verkoper en de klant.
• Een klant verandert van gedachten over de dienst: Als er voor meerdere producten of diensten tegelijk een factuur is uitgeschreven, kan de klant over één of meerdere van de artikelen van gedachten veranderen, maar de overige toch wensen. In zo’n geval kan er een creditnota aan de factuur worden toegevoegd, in plaats van een nieuwe factuur aan te maken.

Hoe maak je een creditnota

Een creditnota is vergelijkbaar met een originele factuur, met als belangrijkste verschil dat je zeker naar de originele factuur moet verwijzen in de creditnota. Belangrijke informatie die in de creditnota moet staan:

• Klantinformatie
• De aanmaakdatum
• Het nummer van de creditnota
• Het originele factuurnummer
• Het totaal gecrediteerde bedrag
• Contactgegevens van je bedrijf (naam, adres, btw-nummer)

Hoe verwerk je een creditnota

Hoe je een creditnota verwerkt, hangt af van de situatie en de voorkeur van de klant. Wanneer de creditnota bijvoorbeeld voor een bepaald product is dat de klant niet meer wenst te kopen, kan de creditnota worden verrekend met toekomstige betalingen. Maar als de klant wil, kan hij in plaats daarvan vragen het bedrag contant retour te krijgen. Wat de klant ook kiest, het bedrijf moet de administratie bijwerken zodat het over een nauwkeurige registratie van de transactie beschikt.

Waarom Mollie handig is voor je administratie

Of je nu facturen uitschrijft of nieuwe betaalopties aan je website toevoegt, Mollie is de eenvoudige oplossing voor integratie in je administratie. We helpen bedrijven een moeiteloze betaalervaring te integreren voor hun online klanten. Kom vandaag nog meer te weten en neem contact op met ons team.