Hoe Watergenius hun in-person betalingen een boost gaf met Mollie en Odoo
E-commerce
Partner:Webshop
“Mijn belangrijkste doel is om het leven van mijn mensen makkelijker te maken. Dat staat altijd voorop.”
Terry De Reydt
Over Watergenius: Een vertrouwde naam in de Belgische waterbehandeling
Al 35 jaar is Watergenius een gevestigde marktleider in de Belgische waterbehandelingssector. De kern van hun bedrijf bestaat uit een team van 60 medewerkers, waaronder 32 servicemonteurs, die 55.000 woningen en bedrijfspanden door het hele land bezoeken voor het onderhoud van waterontharders.
Het hart van deze operatie is Terry De Reydt, de operations lead van het bedrijf. Hij heeft de groei van het serviceteam begeleid van een enkele technicus naar de grootschalige operatie die het nu is, en zijn missie is altijd helder geweest.
“Mijn belangrijkste doel is om het leven van mijn mensen makkelijker te maken,” zegt Terry. “Dat is waar ik me voortdurend op richt.”
Maar naarmate het bedrijf groeide, deed het oude betaalsysteem precies het tegenovergestelde.
Ontvang updates in je mailbox
Meld je aan voor onze Nieuwsbrief en kom meer te weten over Mollie.
Door op "Aanmelden" te klikken, bevestig je dat je je aanmeldt voor nieuwsbrieven van Mollie.
De uitdaging: Een versnipperd, frustrerend systeem
Watergenius werd tegengehouden door onbetrouwbare betaalterminals die voor kopzorgen zorgden bij iedereen, van de technici op locatie tot het financiële team op kantoor.
Onbetrouwbare hardware en service: De vorige terminals kampten met technische problemen. Wanneer er eindelijk vervangende exemplaren werden gestuurd, zorgden die vaak voor nog meer problemen. “Ze vervingen simpelweg het ene probleem door het andere,” zegt Terry. “Het was ontzettend frustrerend.”
De kosten van handmatige fouten: Technici moesten voor elke transactie handmatig het betaalbedrag en een unieke referentiecode invoeren. “Eén verkeerd cijfer en ons financiële team was uren bezig om het uit te zoeken,” vertelt Terry. Deze onvermijdelijke menselijke fouten kostten kostbare tijd en zorgden voor een hoop gedoe bij de administratie.
Slechte verbinding: Door regelmatige verbindingsproblemen konden technici op locatie geen betalingen aannemen. Hierdoor moest het bedrijf achteraf achter facturen aan, wat zorgde voor een frustrerende laatste stap voor zowel klanten als medewerkers.
Het resultaat was een traag, inefficiënt proces dat medewerkers frustreerde en de cashflow vertraagde. Terry wist dat het tijd was voor verandering.
De oplossing: een geïntegreerd betaalsysteem gemaakt voor mensen
Watergenius besloot alle operationele software te moderniseren en stapte over op Odoo ERP. Terry zag direct een grote kans.
"Ik had ineens een idee", herinnert hij zich. "Stel dat we ons nieuwe ERP combineren met een modern betaalsysteem. Dan maken we het leven van onze technici eindelijk makkelijker."
Samen met integratiepartner Applix koppelde Watergenius de POS-oplossing van Mollie naadloos aan de Odoo-buitendienstmodule. De nieuwe workflow is verrassend eenvoudig:
Een monteur sluit een werkorder af in Odoo
Het exacte bedrag en de referentie worden automatisch naar de Mollie-terminal gestuurd
De klant betaalt met kaart of telefoon
De betaling wordt direct geregistreerd en afgestemd in Odoo
Geen handmatige invoer meer nodig. Geen risico op fouten. Geen extra stappen. Meer niet.
Het resultaat: een bedrijfsbrede transformatie
Door Mollie en Odoo te integreren, kreeg Watergenius meer dan een nieuw betaalsysteem. Ze transformeerden hun hele buitendienst.
Verbeterde in-person betalingen en cashflow
Klanten konden makkelijker betalen – met direct effect. Het bedrijf zag een stijging van 3 procentpunten in het aantal klanten dat ter plekke betaalde (van 55% naar 58%). Met 200 servicebezoeken per dag betekent dat 1.300 extra betalingen per jaar die het team niet meer hoeft na te jagen.
Gestroomlijnde backoffice-activiteiten
Het financiële team merkte meteen de voordelen. "Plotseling hadden ze voor elke betaling een directe match", zegt Terry. "Ze hoefden niet meer naar transacties op het bankafschrift te zoeken. Ze waren erg tevreden met deze verandering."
Blijere, efficiëntere technici
Voor Terry was de reactie van zijn team echter de grootste winst. Met een betrouwbare tool zonder verbindingsproblemen kunnen de monteurs zich nu focussen op de klant. Niet op het oplossen van problemen met de betaalterminal.
"De belangrijkste feedback kwam van mijn technici", vertelt Terry. "Ze waren echt blij. Ze zeiden: 'Het is een geweldig systeem. Het werkt gewoon.' En blije mensen hebben we nodig."
Een basis voor schaalbare groei
De automatisering creëerde een solide platform voor de toekomst. "We kunnen nu slim opschalen", legt Terry uit. "Meer monteurs in het veld, zonder dat de backoffice evenredig hoeft te groeien."
Blik op de toekomst
Met een sterk verbeterd betaalsysteem is Watergenius klaar voor de volgende groeifase.
"Voor elk bedrijf met een buitendienstteam is mijn advies simpel: laat betalingen geen struikelblok meer zijn", zegt Terry. "De integratie van Mollie en Odoo was de beste beslissing die we hebben genomen voor onze mensen. En dus ook voor ons bedrijf.
Zou Terry de Mollie en Odoo-integratie aanraden aan andere bedrijven? Daarop antwoordt hij zelfverzekerd en duidelijk. Het zal geen verrassing zijn:
"Gewoon doen."
Ontdek hoe de POS-oplossingen van Mollie je bedrijf kunnen versterken.
Gebruikte producten