Es ist wichtig, dass Sie alle Einnahmen, die Sie im Voraus erhalten, korrekt verbuchen. Dabei sind dies die erforderlichen Schritte:

1. Richtige Einstufung

Klären Sie zunächst, um welche Art von Vorauszahlung es sich handelt. Die Art hängt davon ab, ob Sie die Produkte oder Dienstleistungen geliefert haben oder nicht.

• Erzielte Einnahmen: Die Zahlung für Produkte, die Sie an den Kunden geliefert haben, die aber noch nicht in Rechnung gestellt wurden.

• Nicht erzielte Einnahmen: Die Zahlung für Produkte oder Projekte, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt abschließen und in Rechnung stellen werden. Hier hat der Käufer die Waren/Dienstleistungen noch nicht erhalten.

Als Nächstes richten Sie Ihr Konto für aufgeschobene Einnahmen ein. Denken Sie daran, dass es sich bei der Anzahlung Ihres Käufers nicht um einen reinen Ertrag handelt, sondern um eine Verbindlichkeit Ihnen gegenüber (Sie “schulden” ihm etwas).

Anschließend verbinden Sie die Zahlung mit dem richtigen Kundenkonto. Stellen Sie sicher, dass Sie für jeden neuen Käufer ein eigenes Konto eingerichtet haben. Auf diesem Konto sollten Sie dann die erzielten und nicht erzielten Zahlungen verbuchen.

2. Buchhalterische Erfassung von vorab gezahlten Beträgen

Nach der Methode der Buchführung mit Abgrenzungskonten sollten Sie nicht erzielte Einnahmen als Verbindlichkeiten ausweisen. Führen Sie also jede Vorauszahlung, die Sie innerhalb eines Jahres erhalten, als kurzfristige Verbindlichkeit auf:

• Sollbuchung auf ihrem Kassenkonto

• Haben-Buchung auf dem Konto für Verbindlichkeiten (Kundeneinlagen) in Höhe der Zahlung per Vorkasse

Zur Erinnerung: Belastungen erhöhen die Konten „Vermögen“, „Ausgaben“ und „Dividenden“. Gutschriften hingegen mindern diese Konten und erhöhen die Konten „Eigenkapital“ sowie die Passivposten.

Nach Abschluss eines Verkaufs oder Projekts schicken Sie Ihrem Kunden eine Rechnung, die den Betrag ausweist, den er Ihnen aktuell schuldet (Gesamtzahlung abzüglich Anzahlung).

Die Umsatzerfassung erfolgt, wenn Sie das Projekt vollständig abgeschlossen und dem Kunden in Rechnung gestellt haben, nicht wenn Sie das Geld erhalten haben.

Denken Sie daran:

• Verbuchen Sie die Einnahmen auf dem Ertragskonto

• Rechnen Sie sie auf dem Konto „Forderungen“ gegen

• Rechnen Sie sie auf dem Konto Verbindlichkeiten (Kundenanzahlungen) gegen

3. Berichterstattung

Je nach Art der Vorkasse-Zahlung weisen Sie diese wie folgt in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung oder Bilanz aus:

• Nicht erzielte Erträge: Weisen Sie diese in der Bilanz aus

• Erzielte Erträge: Verbuchen Sie sie in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung, sobald Sie eine Rechnung verschickt haben.

Sobald Sie dem Kunden eine Rechnung gestellt haben, verbuchen Sie die Rechnung in den entsprechenden Buchungsunterlagen. Dadurch werden die nicht erzielten Erträge aus der Bilanz entfernt, da Sie sie nun direkt einer Rechnungsnummer zuordnen können, die Sie dem jeweiligen Kundenkonto zugewiesen haben. In ähnlicher Weise verschieben Sie erzielte Erträge und Einnahmen in der Gewinn- und Verlustrechnung gegen die Rechnung.