Het is belangrijk om de betaling te verantwoorden. Zo doe je dat:
1. Om wat voor soort vooruitbetaling gaat het?
Ten eerste stel je vast om wat voor soort vooruitbetaling het gaat.
Verdiende inkomsten: de producten zijn al aan de klant geleverd, maar er is nog niet gefactureerd.
Onverdiende inkomsten: de betaling voor producten of diensten die in de toekomst geleverd worden.
Vervolgens stel je een rekening voor uitgestelde inkomsten in. Let op: dit is nog geen verdiende omzet, want je bent jouw klanten nog een levering verschuldigd.
Ten derde koppel je de betaling aan de juiste klant. Wees er zeker van dat je voor iedere nieuwe klant een account hebt aangemaakt. Je boekt de verdiende en onverdiende inkomsten op de juiste account.
2. Boek het aanbetaalde bedrag
Volgens het periodeboekhouden rapporteer je niet-verdiende inkomsten als aansprakelijkheid. Registreer elke vooruitbetaling, die binnen het jaar wordt ontvangen, als een kortlopende schuld.
Verminder het tegoed van de klant op je kasrekening;
Crediteer dit bedrag ook op de kortlopende schuld
Ter herinnering: debiteringen verhogen de activa, de kosten en de dividendposten. Crediteringen verlagen juist deze posten en verhogen daarbij het eigen vermogen en de passiva.
Nadat je hebt je project voltooid, of het product is geleverd, stuur je je klant een factuur met wat ze je nog verschuldigd zijn (totale betaling minus aanbetaling).
Je verantwoordt je opbrengsten op het moment dat je het project volledig hebt opgeleverd en je de klant hebt gefactureerd. Niet wanneer je het geld hebt ontvangen.
Vergeet niet om:
de ontvangsten te crediteren
de debiteurenposten te debiteren
debit customers’ deposits
3. Registreer de aanbetaling in je boekhouding
Afhankelijk van het soort aanbetaling, registreer je deze als volgt op je resultatenrekening of balans:
Onverdiende inkomsten: zet het op de balans;
Verdiende inkomsten: zet het op de resultatenrekening, zodra de factuur verzonden is.
Nadat je de klant hebt gefactureerd, verwerk je de factuur op de juiste manier in je administratie. Niet-verdiende inkomsten worden van de balans gehaald, omdat je het bedrag aan de factuur van de desbetreffende klant kunt koppelen. Op dezelfde wijze verplaats je verdiende inkomsten van de resultatenrekening naar de factuur.
