Hoe boek je overlopende posten?

Familie & Finanzen: So gehen Familien in Deutschland mit Geld umFamilie & Finanzen: So gehen Familien in Deutschland mit Geld um
Kristina Schmitz
Marketing Manager DACH
Marketing Expertin im internationalen E-Commerce & Payments

Overlopende posten hebben direct impact op de balans en de winst- en verliesrekening van elk bedrijf, dus ook op online retailers en e-commerce bedrijven. Om inkomsten te registreren die zijn verdiend nadat een klant zijn krediet heeft verlengd, is het niet genoeg om alleen contante transacties te documenteren. Overlopende posten zijn hier heel handig voor, omdat ze informatie bieden over de bedrijfsactiviteiten aan het eind van elke boekhoudkundige periode.

Door overlopende posten te registreren, kun je jouw bedrijfsactiviteiten meten en beter begrijpen, en ook nog eens je toekomstige cashflow volgen. Bovendien kun je je immateriële activa registreren, zoals auteursrechten of goodwill. Deze hebben namelijk geen monetaire waarde. Als je weet hoe je overlopende posten moet boeken, zorg je ervoor dat jouw financiële administratie goed wordt beheerd. Dit bevordert de groei van je bedrijf. 

Wat zijn overlopende posten?

Het toerekeningsbeginsel is een boekhoudmethode waarmee je inkomsten kunt boeken voordat je de betaling voor je goederen of diensten ontvangen hebt. Zo factureert een nutsbedrijf zijn diensten één keer per maand. Voor de maand waarin de dienst al verkocht is, zal de boekhouder de inkomsten op de balans opvoeren en de uitgaven boeken – zelfs zonder betaling van een klant. 

De boekhoudmethode op transactiebasis wordt aanbevolen door de International Financial Reporting Standards (IFRS) en de Generally Accepted Accounting Principles (GAAP). Deze twee boekhoudkundige kaders geven ondernemingen richtlijnen voor het boeken van uitgaven of inkomsten waarbij geen contante betalingen of kwitanties aan bod komen.

Wat is boekhouden op kasbasis?

Boekhouden op kasbasis is een boekhoudmethode waarbij uitgaven en inkomsten worden opgenomen en geregistreerd op het moment dat ze daadwerkelijk betaald en ontvangen zijn. Deze methode om de bedrijfsfinanciën bij te houden, stelt kleine bedrijven in staat om hun cashflow te volgen.

Bij boekhouden op kasbasis is boekhouden niet vereist. Bijvoorbeeld bij verkopen op krediet (debiteurenrekening) of aankopen op krediet (crediteurenrekening), wordt de transactie geregistreerd zodra de schuld is vereffend.

Het bijhouden van een boekhouding op kasbasis ziet eruit als een transactie op een persoonlijke bankrekening. Dit enkelvoudige systeem vermeldt de gedebiteerde en gecrediteerde bedragen allemaal in één grootboek.

Boekhouden op transactiebasis vs. kasboekhouding

Of het nu gaat om een boekhouding op transactiebasis of op kasbasis, het is voor je bedrijf cruciaal om een schriftelijk verslag te hebben van de financiële positie, prestaties en cashflow

De keuze tussen een boekhouding op transactiebasis en een boekhouding op kasbasis hangt helemaal af van jouw type bedrijf en de periode waarin je bedrijf actief is. Boekhouding op transactiebasis is het meest geschikt voor bedrijven met een hoge jaaromzet, terwijl boekhouding op kasbasis het beste is voor persoonlijke financiën en kleine bedrijven. Een klein bedrijf is in dit geval een vennootschap onder een firma of eenmanszaak met weinig werknemers.

Soorten rekeningen op transactiebasis

Er zijn verschillende soorten rekeningen op transactiebasis, zoals:

  • Debiteuren: dit is elke betaling die klanten verschuldigd zijn na aankoop van goederen of diensten. Nadat de vordering is ontvangen, komt deze als activa op de balans van je onderneming. Dit komt doordat het waarde toevoegt aan je bedrijf.

  • Crediteuren: dit is geld dat jij of een bedrijf aan leveranciers of kredietverstrekkers moet betalen, nadat goederen of diensten op krediet zijn ingekocht.

  • Goodwill: boekhoudkundige goodwill is een immateriële activa, die ontstaat wanneer een bedrijf een ander bestaand bedrijf koopt. In het bijzonder is goodwill het verschil tussen de aankoopprijs en de nettowaarde van alle overgenomen verplichtingen en de gekochte activa bij een overname.

  • Opgebouwde rente:dit verwijst naar de opgebouwde rente op een financiële verplichting, bijvoorbeeld een lening die nog niet is uitbetaald.

  • Overlopende belastingverplichtingen:dit is het bedrag aan belastingen dat een onderneming verschuldigd is, maar nog niet heeft betaald. Dit heet ook wel overlopende kosten. Overlopende kosten staan op de balans onder de vlottende passiva.

Basisprincipes van een boekhouding op transactiebasis

Boekhouden op transactiebasis combineert de volgende basisprincipes:

Het realisatieprincipe

Inkomsten zijn de geldbedragen die een onderneming verdient na de verkoop van een product of dienst aan een klant. Het realisatieprincipe houdt in dat de transactie wordt geboekt tijdens de periode waarin de verkoop plaatsvond, ondanks dat de onderneming de betaling van een klant op een latere datum zal innen.

Deze methode resulteert in een verschil tussen de gerapporteerde inkomsten en de van klanten geïnde contanten binnen een bepaalde boekhoudkundige periode. Dit geldt bijvoorbeeld als je aan het eind van de maand een product ter waarde van € 500 aan een klant verkoopt en de klant belooft de volgende maand te betalen. Volgens het realisatieprincipe zul je de transactie tijdens de verkoopperiode van het product (aan het eind van de maand) in de balans opnemen. 

Het matchingprincipe

In een onderneming zijn uitgaven de kosten die worden gemaakt om inkomsten te genereren. Het matchingprincipe houdt in dat een onderneming de kosten moet boeken tijdens dezelfde boekhoudkundige periode als de gegenereerde inkomsten.

Dit geldt bijvoorbeeld wanneer je aan het eind van de maand producten ter waarde van €100 koopt, maar die aan het begin van de volgende maand verkoopt. Volgens het matchingprincipe zou je boekhouding de €100 als een uitgave vóór het begin van de maand moeten weergeven, omdat de producten toen zijn verkocht. Het matchingprincipe legt kosten en opbrengsten naast elkaar, zodat een ondernemer inzicht krijgt in hoe liquide zijn bedrijf is.

Moeiteloos betalen met Mollie

Mollie is een Europese financiële dienstverlener met functies als de webhooks en het retry-schema. Hiermee controleer je na zakelijke transacties direct of je boekhouding klopt.

Laat je bedrijf groeien met Mollie
Ontdek meer